MS Project Zeitachse formatieren und anpassen & mehrere Zeitachsen für Berichte nutzen

Für Ihre Team-Meetings brauchen Sie eine Grafik mit Hauptprojektphasen und Arbeitspaketen. Aber für Ihren Bericht an das Management ist eher die Lage der Meilensteine Ihres Projekts wichtig. Für solche Fälle können Sie die MS Project Zeitachse formatieren und anpassen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine MS Project Zeitachse anlegen, die sich automatisch an Terminänderungen anpasst und die Sie jederzeit aufrufen können. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Eine MS Project Zeitachse erstellen
• Zeitachse einblenden
• Vorgänge in eine Zeitachse einfügen
• Vorgänge aus der Zeitachse entfernen
• Zeitachse formatieren
• Teilbereiche der Zeitachse drucken
• Zeitachse kopieren und in eine Microsoft Anwendung einfügen
• Zeitachse ausblenden
• Mehrere MS Project Zeitachsen parallel anlegen
• Zeitachsen-Ansicht mit Meilensteinen anlegen
• MS Project Zeitachse anpassen – FAQ: Antworten auf häufige Fragen
• Zusammenfassung zur MS Project Zeitachse

Legen wir los!

Eine MS Project Zeitachse erstellen

Seit der Version 2010 ist die MS Project Zeitachse in den Client-Versionen integriert. In der Zeitachse können Sie einen Zeitstrahl aus Ihrem Projekt zusammenstellen und beliebig formatieren. Folgende Inhalte sind dort abbildbar:

• Phasen
• Arbeitspakete
• Meilensteine

Die MS Project Zeitachse passt sich zudem dynamisch an Terminänderungen in Ihrem Projektplan an. Zudem können Sie diese mit wenigen Klicks in E-Mails oder PowerPoint einfügen.

Wie Sie eine detaillierte Zeitachse erstellen, beschreiben wir in diesem Artikel am Beispiel eines Phasenplans für ein Team-Meeting. Darüber hinaus bekommen Sie einige Profitipps zur Formatierung und zum Einfügen der Zeitachse in PowerPoint zur Weiterbearbeitung oder als feste Grafik.

Schon gewusst? Sie können mehrere Zeitachsen in einem Projekt anlegen. So müssen Sie nicht jedes Mal für Ihr Team-Meeting oder die Berichte an Ihr Management Anpassungen machen. Sie wechseln die Zeitachsen einfach aus. Wie das geht, das erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel.

Zeitachse einblenden

Viele User von MS Project können mit der Zeitachse nichts anfangen, blenden sie aus und vergessen sie. Oder sie ärgern sich, weil die leere Zeitachse so viel Platz in Anspruch nimmt.

Blenden Sie die Zeitachse ein oder aus, indem Sie ein Häkchen im Bereich Elemente anzeigen/Zeitachse auf dem Reiter Ansicht setzen oder entfernen. Die Standardansicht nach der Installation von Microsoft Project ist das Gantt-Diagramm (ab Version 2013) bzw. Balkendiagramm (Version 2010) mit einer Zeitachse wie in Bild 2.

Hinweis: Die MS Project Zeitachse kann mit den meisten Ansichten wie Gantt oder dem MS Project Teamplaner kombiniert werden, mit einer Detailansicht aber nicht. Beim Einblenden der Zeitachse wird eine bereits eingeblendete Detailansicht ausgeblendet.

Vorgänge in eine Zeitachse einfügen

Es gibt mehrere Möglichkeiten aus Ihrem Zeitplan Sammelvorgänge, einzelne Vorgänge und Meilensteine auszuwählen und in die Zeitachse hinzuzufügen. Sie können auch den Projektsammelvorgang, sprich „Zeile 0“, als Balken oder Legende aufnehmen.

Markieren Sie beispielsweise Vorgänge oder Sammelvorgänge im Gantt-Diagramm. „Ziehen“ Sie die Vorgänge mit gehaltener Steuerungstaste in die Zeitachse oder wählen Sie mit der rechten Maus „Zur Zeitachse hinzufügen“ im Kontextmenü.

Hinweis: Bei Sammelvorgängen werden alle sichtbaren Vorgänge in darunter liegenden Ebenen eingefügt.

Unser Profitipp: Wählen Sie den Reiter Format aus und klicken Sie in dem Bereich Zeitachse, um die besonderen Formatierungsmöglichkeiten für die Zeitachse zu aktivieren. Anschließend klicken Sie auf „Vorhandene Vorgänge“. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit Ihrer gesamten Projektplanstruktur. Nun können Sie die benötigten Vorgänge einfach ankreuzen und Ihre Auswahl mit OK bestätigen.

Hinweis: Die weiteren Funktionen im Bereich Format/Einfügen sollten Sie nur benutzen, wenn Sie in Ihrem Projekt zusätzliche Vorgänge oder Meilensteine hinzufügen wollen!

Vorgänge aus der Zeitachse entfernen

Vorgänge können über die Projektplanstruktur (Reiter Format/Einfügen/Vorhandene Vorgänge) abgewählt werden.

Oder Sie selektieren einen Vorgang oder Meilenstein in der Zeitachse und klicken „Entf“ oder wählen „Aus Zeitachse entfernen“ im Kontextmenü mittels rechter Maustaste aus.

Zeitachse formatieren

Es gibt mehrere Möglichkeiten zur MS Project Zeitachsen-Formatierung. Wichtig ist, dass Sie vorher, wie oben beschrieben, die speziellen Formatierungsfunktionen für die Zeitachse aktiviert haben. Wir zeigen Ihnen hier nur ein paar Möglichkeiten.

1) Projektsammelvorgang als Legende hervorrufen

Markieren Sie den Projektsammelvorgang. Ziehen Sie ihn mit gehaltener Steuerungstaste nach oben oder klicken Sie auf „Als Legende anzeigen“

Hinweis: Vorgänge oder Sammelvorgänge können auf ähnlicher Art als Legende anzeigt werden. Falls die Legenden oder Meilensteintexte übereinander liegen, selektieren Sie eine Legende und bewegen Sie diese mit gehaltener linker Maustaste an eine passende Stelle (siehe Meilenstein vom 03.06.2013 in Bild 5).

2) Formatierung Hintergrundfarbe, Schriftart, Farbe usw.

• Klicken Sie auf einen Text, Balken oder Meilenstein, um ihn zu markieren
• Ändern Sie anschließend die Hintergrundfarbe, Schriftart, usw. in dem Bereich Schriftart

3) Formatierung Schriftart, Farbe usw. ähnlicher Objekte

• Die Schaltfläche Text anklicken und entweder alle Texte anpassen oder bestimmte Texte über das Menü auswählen.
• Anpassungen vornehmen und mit OK bestätigen.

4) Im Menü Datumsformat können Sie unter anderem

• Datumsformate ändern
• Die Strichlinie „Heute“ anzeigen lassen, usw.
• Im Beispiel unten haben wir ein anderes Datumsformat ausgewählt.

Teilbereiche der Zeitachse drucken

Die Zeitachse lässt sich innerhalb von MS Project nur komplett ausdrucken. Das Drucken von Teilbereichen ist nicht möglich. Daher müssen Sie hier den Weg über andere Programme gehen.

Markieren Sie die gewünschten Vorgänge in Ihrer Zeitachse und kopieren Sie diese in ein anderes Programm, z.B. PowerPoint. Dort können Sie weitere Formatierungen vornehmen und Ihren Ausdruck optimieren. Wie Sie die Zeitachse kopieren, das erfahren Sie folgend.

Zeitachse kopieren und in eine Microsoft Anwendung einfügen

Nachdem Sie die Zeitachse erstellt haben, möchten Sie diese in Microsoft PowerPoint, Outlook oder andere Microsoft Office Anwendungen einfügen.

Klicken Sie auf Zeitachse. Mit der rechten Maus oder durch Klicken auf „Zeitachse kopieren“ wählen Sie aus, ob Sie für E-Mail, Präsentation oder Volle Größe kopieren wollen. In unserem Beispiel wählen wir „Für Präsentation“ aus.

Wechseln Sie zu einer PowerPoint-Datei und fügen Sie die Zeitachse wie gewohnt mit Strg+v ein.

Hinweis: Ab MS PowerPoint 2010 können Sie je nach Bedarf beim Einfügen mit der rechten Maus zwischen Zieldesign oder Grafik auswählen. Bei Zieldesign können Sie die einzelnen Bausteine der Zeitachse in PowerPoint weiter anpassen und bei Grafik nicht.

Damit haben Sie Ihre Zeitachse erstellt und in einen Bericht für das nächste Team-Meeting eingefügt.

Zeitachse ausblenden

Wenn Sie Ihren Bericht fertig haben, können Sie die Zeitachse ausblenden und jederzeit, oder vor dem nächsten Meeting, wieder einblenden. Bei Planänderungen passt sie sich im Hintergrund automatisch an.

Blenden Sie die Zeitachse aus, indem Sie das Häkchen im Bereich Elemente anzeigen/Zeitachse auf dem Reiter Ansicht entfernen.

Mehrere MS Project Zeitachsen parallel anlegen

Jetzt möchten Sie mehrere Zeitachsen in einem Projekt anlegen, ohne diese jedes Mal vor dem Team-Meeting und vor dem Abgabetermin des Berichtes anpassen zu müssen.

In unserem Beispiel oben haben wir bereits folgende Zeitachse mit den Hauptprojektphasen für ein Team-Meeting erstellt.

Für die Erstellung dieser Zeitachse haben wir die Standard-Ansicht Timeline von Microsoft Project verwendet, die beispielsweise über Ansicht/Elemente anzeigen/Zeitachse aufrufbar ist.

Nun soll es Ziel sein, für den Managementbericht eine weitere Zeitachse nur mit Meilensteinen und einer etwas anderen Gestaltung anzulegen. Dafür müssen Sie vorgehen, wie folgt.

Zeitachsen-Ansicht mit Meilensteinen anlegen

Bevor Sie die zusätzliche Zeitachse gestalten, müssen Sie zuerst eine neue Ansicht als Basis anlegen. Auf dem Reiter Ansicht wählen Sie Weitere Ansichten… in dem Menü neben Zeitachse/Timeline aus. In dem Dialogfenster selektieren Sie Neu und anschließend Einzelansicht und bestätigen Ihre Auswahl mit OK.

Bei der Ansichtsdefinition geben Sie Ihrer neuen Timeline einen passenden Namen. Wählen Sie als Bildschirm-Vorlage Zeitachse aus dem Menü aus und selektieren Sie Im Menü anzeigen. Bestätigen Sie nun Ihre Auswahl mit OK und schließen Sie das Dialogfenster Weitere Ansichten…ohne die neue Ansicht auszuwählen.

Gestaltung der zusätzlichen Zeitachse

Wählen Sie nun Ihre neue Zeitachse aus dem Menü auf dem Reiter Ansicht aus.

Nun können Sie ihrer Zeitachse Vorgänge hinzufügen und diese nach Bedarf formatieren. Beide Zeitachsen stehen nach der Gestaltung zur Verfügung und passen sich dynamisch an Änderungen im Projektverlauf an.

MS Project Zeitachse anpassen – FAQ: Antworten auf häufige Fragen

Sind Soll-Ist-Vergleiche mit der Zeitachse möglich?

Sie können lediglich einen Schnappschuss der aktuellen Plandaten in der Zeitachse anzeigen lassen.

Unsere Empfehlung: Kopieren Sie die fertig definierte und formatierte Zeitachse am Ende der Planungsphase beispielsweise zum Zeitpunkt der Basisplanerstellung. Fügen Sie diese in eine PowerPoint Datei ein und bewahren Sie die Datei für spätere Vergleiche mit aktuellen Werten während des Projektes auf.

Wie kann ich einen Vorgangsnamen anzeigen lassen, der länger als der Balken in der Zeitachse ist?

Die Breite eines Balkens können Sie verständlicherweise nicht manuell anpassen, weil dies der aktuellen Planung nicht mehr entsprechen würde. Sie können aber den Vorgangstitel als Legende beispielsweise unterhalb der Zeitachse anzeigen lassen.

Selektieren Sie hierzu den Balken in der Zeitachse und mit gehaltener rechten Maustaste ziehen Sie den Vorgang nach unten bis sie in eine Legende umgewandelt wird.

Nachteil: Der Raum für den fehlenden Balken bleibt leer und kann nicht formatiert werden.

Wie kann ich die angezeigte Zeitskala z.B. in Quartale oder Wochen ändern?

In der vorherigen Abbildung wird die Zeitskala in Monaten ohne Jahr angezeigt. Je nach Projektdauer stehen Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung wie Monate und Jahr oder Quartale.

Klicken Sie in den Bereich der Zeitachse, um sie zu aktivieren. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und benutzen Sie die Zoom-Funktionen auf dem Reiter Ansicht/Zeitskala oder die Zeichen – und + bzw. den Zoomschieber unten rechts um die Zeitskala zu vergrößern bzw. verkleinern.

PC oder Notebook mit Maus und Scroll-Rad: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und drehen Sie das Scroll-Rad entsprechen, um die Zeitskala zu vergrößern bzw. verkleinern.

Notebook mit Touchpad: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und zoomen Sie mit dem Touchpad ein und aus.

Wenn Sie die passende Anzeige eingestellt haben, kopieren Sie die Zeitachse mit Rechtsklick für Ihre Präsentation oder E-Mail wie üblich.

 

Wie passe ich die Zeitachse wieder an die Bildschirmgröße an?

Wenn die Zeitachse durch Änderungen der Zeitskala zu groß oder zu klein geraten ist, aktivieren Sie die Zeitachse und wählen Sie An Bildschirmgröße anpassen mit Rechtsklick aus oder klicken Sie Gesamtes Projekt auf dem Reiter Ansicht/Zeitskala.

Können Zeitachsen in Microsoft Project Server allen Nutzern zur Verfügung gestellt werden?

Es empfiehlt sich, die Zeitachse in einer Microsoft Project Dateivorlage anzulegen und zu gestalten. Sie sollte nicht als benutzerdefinierte Ansicht in Enterprise Global angelegt werden.

Zusammenfassung zur MS Project Zeitachse

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie in MS Project eine Zeitachse erstellen, formatieren und in eine andere Microsoft Office Anwendung einfügen.

Dann haben Sie gelernt, wie Sie weitere Zeitachsen als eigene Ansicht erstellen und gestalten. So wählen Sie zu jeder Zeit die Zeitachsen-Ansicht aus, die zu Ihrem Status-Report und den Berichten an Ihre Stakeholder passen.

Außerdem kennen Sie nun die Antworten auf häufige Fragen und wichtige Tipps zur MS Project Zeitachse.

Ein einem eigenen Artikel erfahren Sie, welche Möglichkeiten mehrere MS Project Timelines bieten.

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

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Die Autorin:
Kathryn Dixon

Kathryn Dixon ist seit Anfang der Neunziger im internationalen Projektmanagement tätig und hat bislang vom Projektteammitglied, über Projektleiterin bis hin zur Operations Managerin verschiedenste Rollen ausgeführt. Darüber hinaus verfügt sie über mehrere Jahre Erfahrung in Human Resources.

Vor Ihrem Wechsel zu TPG Sales Mitte 2015 war Kathryn Dixon bei TPG The Project Group GmbH als Trainerin und Consultant sowie Autorin im Bereich der TPG Produktdokumentation und Social Media Content tätig. Als IHK-zertifizierte Trainerin leitete sie u.a. Anwenderseminare zu Microsoft Project und Microsoft Project Server sowie zu Projektmanagement-Methodik in deutscher und englischer Sprache.

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