So geht Reporting im Projektmanagement (10 Berichte im Multiprojektumfeld)

Leistungsfähige und passende Projektmanagement-Berichte sind absolut wesentlich für ein erfolgreiches Multiprojektumfeld. Mit automatisiertem Reporting im Projektmanagement haben Sie ein wiederholbares Format, um wichtige Reports im agilen, klassischen oder hybriden Projektumfeld auf Knopfdruck mit Daten zu füllen. Damit können Sie den aktuellen Stand schnell erkennen – und mittels Drill-Down die Ursachen für Probleme. Das unterstützt Ihren gesamten Projektlebenszyklus effizient, liefert die Basis für fundierte Entscheidungen und somit erfolgreiche Projekte.

Was ist wichtig beim Berichtswesen im Projektmanagement, was sind wesentliche Berichte im Multiprojektmanagement und was hängt neben den richtigen Tools noch an Prozessen mit dran? Darum geht es in diesem Artikel.

Diese Themen warten auf Sie:

• Wichtiges zu Reporting im Projektmanagement
• People + Processes + Tools
• Sicherstellen der Datenqualität
• Berichte für Einzelprojekte
• Berichte für das PMO
• Berichte für Portfoliomanagement
• Berichte für Ressourcenmanagement
• Berichte für Programmmanagement
• Das Video zum Artikel
• Zusammenfassung

Legen wir los!

Wichtiges zu Reporting im Projektmanagement

Egal welches Berichtswesen im Projektmanagement, Portfolio- und Ressourcenmanagement Sie aufbauen – entscheidend ist, dass die Prozesse dahinter stimmen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass die regelmäßigen Aktualisierungen für das Reporting im Projektmanagement rechtzeitig erfolgen und alle Stakeholder so früh wie möglich gut informiert sind.

Auch die Datenqualität ist von ganz großer Bedeutung: Gelingt es Ihnen nicht, diese hochzuhalten, so lassen sich Entscheidungen nicht fundiert und richtig treffen – und Ihr Projektportfolio wird nicht erfolgreicher werden. Um eine hohe Datenqualität im Projektmanagement müssen Sie sich aktiv kümmern – von selbst entsteht sie nicht.

Mehr dazu weiter unten.

Ansonsten sind Berichte im Rahmen des Projektmanagement-Reporting sehr individuell und abhängig von Ihren Wünschen zu gestalten.

„The PPM Paradise“ ist eine Umgebung mit Frühwarnsystem

Mit „The PPM Paradise“ hat TPG The Project Group eine technologieunabhängige „Idealumgebung“ für Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement skizziert. Richtig umgesetzt und gelebt kann diese die Voraussetzungen für maximalen Projekterfolg bieten, in der auch das Berichtswesen im Projektmanagement eine wichtige Rolle spielt.

People + Processes + Tools für Projektmanagement-Reporting

Ein gutes Tool kann unterstützen, reicht aber nicht allein. Erfolg ist das Ergebnis richtiger Entscheidungen. Dafür brauchen Sie „die richtigen“ Berichte. Doch was heißt das genau?

• Ihre Daten müssen richtig sein
• Die Auswahl der Berichte muss stimmen
• Sie benötigen die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt
• Ihre Tools müssen auch richtig angewendet werden

Oft basieren Daten im Berichtswesen auf Schätzungen. Das ist wichtig zu wissen. Allein der oder die Erstellende des Berichts kennt die „Richtigkeit“ seiner bzw. ihrer Daten. Hier ist es wichtig zu klären, wie mit der „Wahrheit“ der Schätzungen umzugehen ist.

Unser Tipp: Sorgen Sie dafür, dass es ein Verständnis aller Beteiligten dahingehend gibt, was Ihre Berichte tatsächlich darstellen und auf welcher Basis sie gründen. Oft ist diese Basis nur eine Schätzung.

„People, Process and Tools“ bilden die Voraussetzung zum Erfolg. Nur wenn diese Kette durchgehend wirksam ist, bekommen Sie gute und ordentliche Daten, die Sie für richtige Entscheidungen verwenden können.

Berichte sind abhängig von der Rolle. Ihre Darstellung muss im Berichtssystem entsprechend differenziert eingestellt werden können – nicht jeder kann und darf beim Reporting im Projektmanagement das Gleiche sehen.

• Mitarbeitende sehen z.B. nur ihre Tätigkeiten in einem Kanban Board
• Projektleitende brauchen zum Statusberichte, Balkenplan, Meilensteintrends etc.
• Teamleitende müssen ihre Teamauslastung darstellen, um die Anfragen aus den Projekten zu befriedigen
• Das PMO möchte eine Gesamtübersicht über alle Projekte und die Ressourcen haben
• Entscheidende brauchen alle Informationen, die ihnen fundierte Entscheidungen ermöglichen

Wichtig ist zu wissen: Allgemeingültige Berichtsarten im Projektmanagement, die für alle Unternehmen passen, gibt es nicht. Diese sind immer individuell auf den jeweiligen Bedarf zu erstellen.

Unser Tipp: Überlegen Sie sich vorab, welche Stakeholder Sie haben, welche Meetings Sie mit diesen haben, welche Entscheidungen in diesen Meetings getroffen werden – und optimieren Sie Ihre Berichte genau für diese Zwecke.

Folgend finden Sie eine Checkliste mit wichtigen Punkten, die Sie vor der Entscheidung für Ihr Reporting im Projektmanagement beantworten sollten. Das schafft wichtige Klarheit vorab.

Checkliste
12 wichtige Fragen vor dem Einführen von Reporting im Projektmanagement

1. Welchen Zweck erfüllt der Bericht?
2. Für welche Zielgruppe ist er gedacht?
3. Welche Entscheidungsgrundlagen sollen darin aufbereitet werden?
4. Wer soll welche Berechtigung haben?
5. Wie häufig sollen die Berichte ausgegeben werden?
6. Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen?
7. Brauchen Sie ad-hoc Auswertungen?
8. Müssen die Berichte gedruckt werden?
9. Sollen Berichte kommentiert werden können?
10. Müssen die Daten historisiert werden?
11. Müssen Berichte archiviert werden?
12. Wollen Sie Berichte selbst ändern können?

Ein weiterer, wichtiger Faktor ist der richtige Takt der Aktualisierungen. Da Entscheidungen oft projektübergreifende Auswirkungen haben, sind alle Projekte in demselben Takt und mit möglichst aktuellen Daten zu steuern. Zu klären haben Sie dabei z.B.: Wie oft sollen die Berichte aktualisiert werden?

Mit einem zeitlichen Versatz werden die Daten dann von unten nach oben in der Hierarchie abgefragt.

Unser Tipp: Legen Sie die Granularität Ihrer Planung in Wochen oder Monaten fest. Quartale sind meist zu grob, Tage fast immer zu fein. Dies hängt in erster Linie von der Dauer der Aufgaben und dem Planungstakt ab.

Mehr zum Thema Taktung lesen Sie in diesem Artikel zum Projektportfolio-Meeting.

Sicherstellen der Datenqualität

Für die Sicherstellung der Datenqualität ist ein PMO unabdingbar. Dessen Ziel ist es unter anderem, kritische Projekte zu identifizieren, die im Portfoliomeeting zu behandeln sind. Mittels Plausibilitätschecks lässt sich z.B. erkennen, welche der Projekte vom Plan abweichen und ob der vom Projektleitenden angegebene Fertigstellungsgrad im Projektstatusbericht auch wirklich stimmt.

Welche Faktoren sollten Sie für die höchstmögliche Datenqualität im Projektmanagement beachten? Die Daten müssen erstens vollständig, zweitens richtig und drittens aktuell sein.

Wichtig für vollständige Daten ist, dass Sie Folgendes sicherstellen:

• Es müssen ALLE Tätigkeiten einbezogen werden – neben den Projekttätigkeiten auch alle Linientätigkeiten und Abwesenheiten.
• Binden Sie Liefergegenstände pro Projekt ein und fragen Sie im Sinne der „Definition of Done“ ab, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist (wann ist eine Aufgabe / ein Projekt wirklich „fertig“?).
• Alle Ressourcen mit allen Tätigkeiten in Projekt und Linie, z.B. zu Bestimmung der Ressourcenauslastung für Projektverfügbarkeit

Für richtige Daten ist zu beachten:

• Prüfung der Planung der Projektleitenden auf Plausibilität (z.B. die Grundlagen für deren Schätzungen, realistische Statusberichte)
• Lückenlose Erfassung aller Kostenarten und Arbeitsaufwände (z.B. sind alle Ist-Stunden richtig zugeordnet?)
• Sind Projekte wirklich abgeschlossen oder fehlen noch Restarbeiten (Abnahmekriterien)?

Zu beachten für aktuelle Daten ist z.B.:

• Wirklich aktuelles Eingabedatum der Daten (z.B. für Entscheidungen auf aktuellster Datenbasis)
• Stand der Daten aus Fremdsystemen (passt die Aktualität der Datenquellen zusammen?)
• Wann wurden die Berichte erstellt?

Wie oben schon gesagt: das PMO ist die richtige Stelle, um auf all diese Parameter für die Datenqualität zu achten. Lesen Sie hier mehr zu den typischen PMO-Aufgaben allgemein.

Nach diesen wichtigen Voraussetzungen kommen wir jetzt zu den unterschiedlichen Berichtsarten im Projektmanagement für:

• Einzelprojekte
• PMO
• Portfolios
• Ressourcen
• Programme

sowie jeweils passende Projektmanagement-Report Beispiele / Templates.

Berichte für Einzelprojekte

Der Projektstatusbericht soll aussagen, wie es um das einzelne Projekt steht. Zu festgelegten Terminen wird der Fortschritt vom Projektleitenden regelmäßig anhand wichtiger Indikatoren dokumentiert. Die Inhalte sind je nach Projektart und Branche sehr unterschiedlich. Beispiele sind:

• Ergebnisse / Lieferungen / Zustände
  • Abnahme von Lieferungen
  • Abschluss von Phasen (Phasenmodell)
  • Erreichung von Meilensteinen (Standardmeilensteine)
  • Fertigstellung von Arbeitspaketen / Lieferungen (Definition von „fertig“)
  • Erledigung von Vorgängen (nicht angefangen / in Arbeit / beendet)
  • Liste offener Punkte (offen / begonnen / erledigt)
  • Aktive Risiken (Wahrscheinlichkeit / Auswirkung)
  • Earned Value Analyse (Basisplan und %-inhaltlich abgeschlossen)
    %-abgeschlossen (keine treffende Aussage unter 100% … 99%-Syndrom)
• Plausibilität
  • Vergleich Restaufwand mit gemeldetem Fertigstellungsgrad
  • Vergleich %-Kosten / %-Arbeit / %-Zeit / %-Inhalt

Nutzen Sie zur zeitlichen Orientierung einen klassischen Balkenplan, der unbedingt einen Basisplan abspeichern kann. Im agilen Bereich wird in der Regel auf eine Burndown Chart zurückgegriffen.

Einzelprojekt-Bericht: Was ist der Stand im Projekt?

Ein möglicher Statusbericht untergliedert sich in:

Übersicht: Ampeln, Kommentare, Phasen, erledigte / nächste Meilensteine etc.

Zahlen: Darstellung der zeitlichen Schiene, S-Kurve der Arbeit / Kosten, Meilensteintrendanalyse etc.

Details: Genehmigte / beantragte Änderungen; Infos / Aktionen zu Stakeholdern, Risiken und Liefergegenständen; Probleme und Entscheidungen

Nicht für jedes Projekt ist ein einheitlicher Statusbericht sinnvoll – kleine Projekte brauchen weniger als große. Für die Einordnung zwischen Projektart und Linientätigkeiten kommt oft die Projektwürdigkeitsanalyse zum Einsatz.

Kostenloser Download: Excel-Datei als Vorlage für Ihre Projektwürdigkeitsanalyse. Passen Sie die Vorlage einfach an Ihren individuellen Bedarf an.

Auf der Einzelprojektebene sind jetzt alle wesentlichen Informationen eingesammelt. Was machen Sie jetzt damit? Für die Zusammenstellung in Portfolioübersichten ist das PMO zuständig.

Projektmanagement-Berichte für das PMO

Am besten nutzen Sie ein geeignetes PPM-Tool mit zentraler Datenbank (z.B. Microsoft Project bzw. das moderne TPG ProjectPowerPack auf der Power Platform oder Planisware). Dieses lässt sich dann über eine Integration Middleware mit anderen Systemen verbinden. Somit wird eine zentrale Datenauswertung für Berichte möglich. Damit bleibt Ihnen mehr Zeit für die Analyse der Berichte sowie fundierte und schnelle Entscheidungen auf Basis sehr aktueller Daten.

Die Anzahl der Projekte beeinflusst die Datenqualität sehr. Daher ist ab einer gewissen Größe die Koordinationsfunktion eines PMO nötig für den Projekterfolg.

Folgende Fragen sind für besondere PMO-Berichte wichtig:

• Stimmt die Datenqualität?
• Stiftet das PMO einen Nutzen?

PMO-Bericht: Wie die Datenqualität sicherstellen?

Relevante Informationen in Multi-Projektmanagement-Reports zum Thema Datenqualität könnten sein:

• Wurden alle Projekte in den letzten beiden Tagen gespeichert und veröffentlicht? (Tipp: Legen Sie dazu eine Spalte mit dem Titel „Speicherdatum“ an.)
• Ist der Projektauftrag von allen neuen Projekten vorhanden?
• Ist ein Statusbericht von allen laufenden Projekten vorhanden?
• Ist ein Abschlussbericht von allen abgeschlossenen Projekten vorhanden?
• Wurde der Basisplan in allen Projekten gesetzt?
• Sind alle Ist-Stunden angenommen?
• Gibt es nicht aktualisierte Meilensteine in der Vergangenheit?
• Gibt es nicht aktualisierte Vorgänge in der Vergangenheit?
• Gibt es nicht aktualisierte Ressourceneinsätze in der Vergangenheit?
• Keine generischen Ressourcen in den nächsten (z.B. 6) Wochen? (Welche Ressourcen / Personen machen es denn dann wirklich?)
• Keine Ressourcenüberlastung in den nächsten (z.B. 3) Monaten?

Projektliste

Die Projektliste ist das wesentliche, zentrale Instrument für das PMO. Deshalb sollte sie immer sauber vorbereitet sein. Den Aufbau dieser Liste können Sie aus der folgenden Grafik entnehmen.

Die Infos für die Projektliste kommen, im besten Fall automatisiert, aus dem Projektauftrag, Projektplan und Statusbericht, die in einem geeigneten Tool für Multiprojektmanagement in zentraler Datenbank gepflegt werden.

Von dort aus lassen sich die Daten dann z.B. mit einer geeigneten SAP Integration auch automatisiert in das ERP-System oder andere Systeme übertragen.

PMO-Bericht: Was ist der Nutzen des PMO?

Oft wird der Anteil des PMO am Unternehmenserfolg weder gemessen noch gut kommuniziert. Das kann zu der Wahrnehmung führen, dass PMOs keinen oder nur geringen Nutzen bringen.

Den PMO-Nutzen sollten Sie deshalb von Anfang an nachweisen können. Fragen Sie dafür z.B. nach jedem Portfoliomeeting die Zufriedenheit der Stakeholder ab. Die Zufriedenheit ist ein wichtiges Maß für das PMO. Auch durch Umfragen können Sie den Erfolg Ihres PMO messen. Mehr Informationen finden Sie in diesem Artikel: PMO KPIs – Wie Sie mit Kennzahlen den PMO-Erfolg nachweisen.

Hinweis: Die von TPG PMO Studie (kostenlos zu Download verfügbar) ergab unter anderem, dass bei den PMO-Top-Perfomern der Anteil der „sehr zufriedenen“ Teilnehmenden dreimal so hoch war, im Vergleich zu den High-Performern, und siebenmal so hoch wie bei den Low-Performern.

Berichte für Portfoliomanagement

Nachdem mit den zuvor beschriebenen Berichten die Basis für ein Portfolio geschaffen wurde, soll es nun um Berichte für das Projektportfoliomanagement gehen. Wichtige zu beantwortende Fragen auf dieser Ebene sind:

• Für welche Projekte ist es wichtig, im Portfoliomeeting angesehen zu werden?
• Wann können neue Projekte zusätzlich gestartet werden aus Sicht der Ressourcenverfügbarkeit?

Diese Fragen gilt es, mit individuellen Reports bzw. passenden Tools zu beantworten.

Portfoliobericht: Welche Projekte sind wichtig?

Welche Projekte sollten im Fokus von Portfoliomeetings stehen (ein allgemein gültiges Kriterium der Wichtigkeit von Projekten gibt es nicht)? Dazu ein paar Ideen:

• Die Entscheidenden können bestimmte Projekte unabhängig von messbaren Kriterien auf „wichtig“ setzen und immer im Portfoliomeeting behandeln
• Projekte mit Gesamtstatus oder beliebige Statusampel auf Rot
• Projekte mit Arbeit oder Budget über einem Schwellwert oder Top10
• Top10 und weitere 3-5 von jeder Farbe
• Projekte mit hoher Risikobewertung
• Projekte mit Entscheidungsbedarf
• Projekte von bestimmten Projektleitenden, Technologien, Standorten, …
• Projekte, die langsam oder zu teuer sind

Eine Möglichkeit, sehr viele Projekte in einer Grafik gut auf kleinem Raum darzustellen, ist das folgende Bubble-Chart von Cost Performance Index (CPI) über den Schedule Performance Index (SPI). Beide Indizes werden über den Earned Value ermittelt. Alles, was über 1 liegt, ist gut. Besonders interessant für das Portfoliomeeting sind in dieser Grafik alle Projekte, die gelb oder rot markiert sind – über diese muss gesprochen werden.

Unser Lesetipp: So geht eine Earned Value Analyse mit Microsoft Project.

Portfoliobericht: Welche Projekte können starten?

Wenn aus einer Projektidee nun ein genehmigtes Projekt geworden ist, dreht sich alles darum, wann die Ressourcen- und Budgetsituation den Projektstart erlauben.

Diese Frage des Portfoliomanagements ist ohne Software-Unterstützung kaum zu beantworten. Ein passendes Tool hierfür ist z.B. die Portfoliomanagement-Software TPG CoReSuite. Hiermit sehen Sie die laufenden und geplanten Projekte als je einen Vorgang im Zusammenspiel mit der aggregierten Ressourcenauslastung. Über Verschieben der Projekte lassen sich Lücken finden, wo neue Projekte innerhalb des laufenden Portfolios zusätzlich gestartet werden können, ohne dass die Ressourcen überlastet sind.

Berichte für Ressourcenmanagement

Ressourcenbericht: Wie ist das Team ausgelastet?

Für die Führungskräfte in der Linie ist es wichtig, eine vollständige Übersicht der Auslastung ihrer Teammitglieder zu haben.

In Matrixorganisationen ist es wichtig, dass die Teamleitenden die freien Kapazitäten für Projekte gut erkennen können. So können sie schnell Zusagen auf Projektanfragen vergeben. Diese ergibt sich aus der Gleichung:

Kapazität – Abwesenheitszeiten – Linientätigkeiten = freie Kapazitäten für Projekte

Das Tool TPG TeamManager ermöglicht genau solche Übersichten für die Teamleitenden. Rot markierte Personen sind im Monat erheblich überlastet und daher muss der Teamleitende hier aktiv werden und umschichten.

Ressourcenbericht: Wie stehen die Zusicherungen zu Projekten?

Eine vollständige Übersicht aller Ressourcen mit deren Tätigkeiten reicht den Teamleitenden, damit sie die Fragen zur Verfügbarkeit ihrer Mitarbeitenden für Projektanfragen beantworten können. Es ist keine perfekte und detaillierte Planung nötig. Haben Sie auf diese Fragen einigermaßen genaue Antworten, so haben Sie damit deutlich mehr gewonnen, als wenn Sie definitiv falsch antworten.

Lesen Sie mehr zu diesem Ansatz der Ressourcenplanung und dem passenden Tool in diesem Artikel: Ressourcenmanagement einführen – so geht’s schnell und erfolgreich.

Berichte Programmmanagement

Programmbericht: Welche Abhängigkeiten gibt es?

Wenn Sie in einer Multiprojekt- oder Programmumgebung arbeiten, kennen Sie die Herausforderung: Viele Projekte sind untereinander abhängig und die Transparenz oft nicht gegeben.

Ein klassischer Anwendungsfall in dieser Umgebung ist, dass das Steuerungsgremium Vorgaben zu z.B. Meilensteinen erlässt. Diese werden in die jeweiligen Projekte verteilt („top-down“) und die Projektleitenden müssen die Vorgaben dann umsetzen.

Ein Tool, das solche Abhängigkeiten transparent abbildet, ist TPG ProjectLink. Damit sind automatisierte und interaktive Meilensteinübersichten für das Steuerungsgremium möglich, die die Programmsteuerung „top down“ zulassen.  Ein sehr wichtiger Report mit Zusatzinformationen zu jedem Meilenstein (z.B. mit Ampeln).

Programmbericht: Werden Programmvorgaben eingehalten?

Die terminliche Steuerung der Schnittstellen sollte nicht nur über die aktuell gemeldeten Termine erfolgen. Nutzen Sie dafür eine Meilenstein-Trendanalyse (MTA). Diese liefert Ihnen Hinweise, wenn Termine immer wieder verschoben werden.

Unser Tipp: Nutzen Sie in der MTA die Vorgaben aus dem Programmplan als Stichtag für die wichtigen Meilensteine aus den Projekten. Daraus können Sie die kritischen Auswirkungen von zeitlicher Verschiebung noch besser ablesen.

Das Video zum Artikel Projektmanagement-Reporting

ARTIKEL DRUCKEN