Warum Microsoft Project Server / Project Online?

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+++ Die Vorteile einer unternehmensweiten Microsoft Project Lösung gegenüber dem reinen Einzelplatz-Tool +++

von Johann Strasser

Suchen Sie nach einer ausbaufähigen, performanten und langfristig bewährten Software für unternehmensweites Multiprojektmanagement? Bereits seit dem Jahr 2000 hat Microsoft eine Server-Version von Microsoft Project im Angebot. Sie gehört mittlerweile im Projektumfeld zahlreicher Firmen zum Standard. Dennoch kennen viele Unternehmen die Vorteile der zentralen Lösung nicht.

Als Projekt-, Programmmanager, IT-Entscheider oder Mitglied im PMO finden Sie hier Argumente für den Microsoft Project Server bzw. die cloud-basierte Version Project Online. Sie erfahren zudem die Unterschiede zum Einzelplatz-Tool MS Project Standard.

Extra Download (als PDF): Warum Sie MS Project Standard NICHT nutzen sollten – sondern die Server-Version!

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Was ist Microsoft PPM?

Im Gegensatz zum Einzelplatz-Tool auf dem Desktop basiert die unternehmensweite Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement auf einem zentralen Server. Microsoft bezeichnet sie als Project and Portfolio Management, woraus sich die Abkürzung Microsoft PPM ergibt.

Microsoft PPM unterstützt alle Rollen im unternehmensweiten Projekt- und Portfoliomanagement. Es bietet eine:

  • zentrale Datenhaltung
  • zentrale Ressourcenverwaltung
  • rollenspezifische Nutzung
  • individuelle Erweiterbarkeit

Microsoft PPM ist lokal („on-premise“) oder in der Cloud verfügbar und vollständig in SharePoint integriert.

Die Komponenten von Microsoft PPM lokal („on premise“)

Für eine PPM-Lösung, die im eigenen Unternehmen, d.h. „on premises“ installiert und betrieben wird, sind folgende Komponenten nötig:

  • Microsoft Project Server incl. Project Web App
  • Microsoft Project Professional oder Microsoft Project Online Professional

Die Komponenten von Microsoft PPM in der Cloud

Project Online bietet fast alle Möglichkeiten der lokalen Lösung („on premise“) und beim Thema Integration mit Office 365 sogar noch mehr. Die Komponenten sind:

  • Microsoft Project Online Professional incl. Project Web App
  • Microsoft Project Online Professional oder Microsoft Project Professional

Hinweis: Neben den Komponenten für die lokale („on-premises“) und die Cloud-Lösung verwendet Microsoft auch zusätzliche Begriffe für unterschiedliche Lizenzmöglichkeiten. Mehr dazu am Ende des Artikels.

Die Komponenten von Microsoft PPM im Überblick

In der folgenden Grafik sehen Sie die Komponenten einer Microsoft PPM-Lösung in der Übersicht.

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Die wichtigsten Vorteile von Microsoft PPM

Folgend finden Sie die wichtigsten Vorteile der serverbasierten Lösung Microsoft PPM im Vergleich zum einfachen Einzelplatz-Tool ohne Serveranbindung.

1. Transparenz und gute Entscheidungsgrundlagen

Mit Microsoft PPM als unternehmensweite Portfolio- und Projektmanagement-Lösung schaffen Sie vor allem eines: Transparenz im Multiprojektumfeld. Diese Transparenz ist dann die Basis für richtige Entscheidungen auf allen Ebenen.

Dashboards helfen Ihnen, Auffälligkeiten im laufenden Portfolio zu identifizieren. Von dieser zentralen Übersicht gelangen Sie via Drill-Down zu den relevanten Projekten. Hier finden Sie über Statusberichte und vielfältige grafische Darstellungen die Gründe für den aktuellen Status jedes einzelnen Projektes.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie haben den vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte, Deadlines, Zustände und Verantwortlichkeiten. So verfügen Sie jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage.

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Bild: Microsoft PPM ist die Basis einer zentralen Portfolio- & Projektmanagement Lösung und bietet Möglichkeiten zum Drilldown in Berichtsdetails

2. Zentrale Projektliste

Als Projektleiter arbeiten Sie wie gewohnt mit der Microsoft Project Desktop-Anwendung. Sie speichern Ihre Projekte aber in Project Server oder Project Online statt als Dateien. Dadurch steht allen Beteiligten eine zentrale Projektliste zur Verfügung. Auf diese lässt sich, je nach Berechtigung, ganz einfach über die Project Web App zugreifen.

Administratoren können zusätzlich Benutzerfelder für Projekte anlegen. Dadurch lassen sich weitere Informationen wie

  • Namen des Projektleiters,
  • Ausführungsort,
  • entwickeltes Produkt,
  • Namen des Kunden,
  • Budget,
  • Gesamtkosten,
  • Status, usw. anzeigen.

Eine aktuelle und aussagekräftige Projektliste ist der erste und wichtigste Schritt im Multiprojektmanagement. Sie ist die perfekte Basis für alle Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen in Portfoliomeetings und Lenkungsausschüssen.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie identifizieren frühzeitig kritische Projekte und Entscheidungserfordernisse über ihr Portfolio hinweg. So können Sie rechtzeitig und umsichtig an den richtigen Stellen eingreifen.

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Bild: Die zentrale Projektliste im Project Center zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick

3. Workflows und Portfolioplanung

Je nach Unternehmensorganisation und Art der Projekte kann es sinnvoll sein, die Projektinitiierung in Schritte mit verschiedenen Freigabestufen und Berechtigungen zu unterteilen. Dies definieren Sie in Microsoft PPM mit Workflows, die direkt aus dem Project Center gestartet werden.

Dabei ist es in der Regel auch sehr wichtig, die Auswahl der neuen Projekte entsprechend der Unternehmensstrategie vorzunehmen. In Microsoft PPM ordnen Sie dazu den Projekten strategische Treiber zu.

Durch die Vorgabe von Budgets und verfügbaren Ressourcen ermittelt Microsoft PPM Vorschläge, welche Projekte Sie unter Berücksichtigung der Prioritäten auswählen sollten und welche später oder nicht gestartet werden können.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie verfügen über eine zentrale Vorbereitung für die Auswahl der Projekte und arbeiten durch objektive Investitionsentscheidungen nur an den richtigen Projekten.

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Bild: Die Portfoliomanagement-Funktion unterstützt bei der Auswahl der Projekte. Der höchste Aufwand sollte in die wichtigsten Projekte fließen.

4. Gemeinsamer Ressourcenpool

Microsoft PPM verfügt über einen zentralen Ressourcenpool. Auf diesen greifen alle Projektleiter zu, verbunden mit folgenden Vorteilen:

  • Sie stellen damit sicher, dass die Kapazitäten und Qualifikationen zentral richtig gepflegt werden
  • Alle Ressourcenzuordnungen sind projektübergreifend sichtbar
  • Damit haben Sie im Gegensatz zu Project Standard auch bei hunderten von Projekten und mehreren tausend Ressourcen eine funktionierende Basis für Ihre Multiprojektplanung

Im Ressourcenpool können Sie auch die Unternehmensorganisation abbilden. In Benutzerfeldern lassen sich Fähigkeiten, Standorte und andere Informationen pflegen. Auch Kalender, Urlaube und Kostensätze sind hier zentral hinterlegt.

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In der Project Web App stehen all diese Daten entsprechend den Berechtigungen zur Auswertung zur Verfügung. Sie sehen die projektübergreifende Auslastung je Mitarbeiter und an welchen Vorgängen diese arbeiten.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie haben stets die vollständige und unternehmensweite Übersicht der Ressourcenauslastung und -verwendung. Sie sehen, ob Mitarbeiter überlastet sind und noch Kapazitäten für neue Projekte zur Verfügung stehen.

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Bild: Der zentrale Ressourcenpool zeigt u.a. die Zuordnung und Auslastung der Mitarbeiter

5. Persönliche Aufgaben und Zeitrückmeldung

Über die Project Web App können Ihre Teammitglieder alle Projekte sehen, in die sie eingeplant sind. Auch die Rückmeldung der geleisteten Ist-Stunden kann hierüber erfolgen, ergänzt um Kommentare. So lässt sich der Stand der Arbeiten transparent und direkt dokumentieren.

Wenn Sie ein Einzelplatz-Tool ohne Project Server / Project Online Anbindung nutzen, ist der Informationsaustausch zwischen Projektleiter und Team mühsamer.

Der Projektleiter muss die Ist-Stunden der Teammitglieder einsammeln, die Daten manuell in seinen Projektplan einpflegen und den Teammitgliedern wiederum über ihre individuelle Ressourcenauslastung informieren (z.B. per PDF). Auch ein Gesamtbericht zur Ressourcenauslastung über verschiedene Projekte hinweg ist hier nicht per Knopfdruck möglich.

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Bild: Aufwändige Zeitrückmeldung und File-basierte Aufgabenverteilung ohne Microsoft PPM

Mit Microsoft PPM werden die Eingaben der Mitarbeiter, die diese in der Web App vorgenommen haben, mit einem Klick in den Plan auf dem Project Server übernommen. Und Berichte können aggregiert über alle relevanten Projekte hin generiert werden.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Die Projektleiter werden von manuellen Informationsaufgaben entlastet. Jeder Mitarbeiter sieht seine Aufgaben und kann Ist-Zeiten bzw. den Fortschritt zurückmelden.

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Bild: Über die Project Web App haben die Mitarbeiter Zugriff auf ihre Informationen und melden Ist-Zeiten bzw. den Fortschritt zurück

6. Projektspezifische Arbeitsbereiche

Zum Durchführen von Projekten sind neben dem Projektplan in der Regel diverse andere Dokumente und Listen erforderlich. Im Einzelplatz-Tool Project Standard sind extra Verzeichnisse nötig, in denen die Dokumente abzulegen sind.

Außerdem sind sie nicht automatisch mit dem jeweiligen Projekt oder Vorgang verknüpft. Listen bestehen dabei meist aus Excel-Dateien, die nicht gleichzeitig bearbeitet werden können und keine Historie haben.

Microsoft PPM ist hingegen eine Anwendung, die bereits im Microsoft SharePoint-Umfeld läuft und daher alle Vorteile für die Zusammenarbeit im Team bereitstellt.

Für jedes Projekt lässt sich aus verschiedenen Vorlagen automatisch eine Projekt-Website erstellen. Auf dieser sind bereits Dokumente und Listen hinterlegt. In SharePoint stehen Listen allen berechtigten Teammitgliedern zur gleichzeitigen Bearbeitung zur Verfügung. Der Projektleiter ist Administrator seiner projektspezifischen Websites und kann diese unabhängig von der internen IT selbst beliebig anpassen.

Aus dem Microsoft App-Store können Sie zudem aus vielen Angeboten passende Erweiterungen für Ihre Projekt-Websites beziehen, wie z.B. Risikoanalysen, Meilenstein-Trendanalysen, WBS-Grafiken etc.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Durch die zentrale Ablage von Dokumenten für jedes Projekt in einer Datenbank haben Sie weniger Reibungsverluste und kommunizieren viel effizienter.

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Bild: Projektbezogene Websites bündeln alle Dokumente und Informationen zum Projekt an einem zentralen Ort.

7. Unternehmensübergreifende Projekte abwickeln

Viele Unternehmen arbeiten mit externen Partnern und Auftragnehmern. Diese möchten Sie in den meisten Fällen nicht auf Ihre interne Infrastruktur zugreifen lassen. Project Online bietet für diesen Anwendungsfall eine moderne Lösung.

Jeder Projektbeteiligte erhält gemäß seiner Berechtigung Zugang zu einer gemeinsamen Planungsumgebung in der Cloud und damit außerhalb Ihres Unternehmens.

So vermeiden Sie potenzielle Sicherheitsrisiken und reduzieren den Aufwand für das Rechtemanagement Ihrer eigenen IT. Die Umgebung kann zudem für die Beteiligten zeitlich flexibel günstig bereitgestellt und transparent verrechnet werden.

Ihr Vorteil zum Einzelplatz-Tool: Sie wickeln Ihre Projekte mit allen Projektbeteiligten auch außerhalb des Unternehmens mit Hilfe eines transparenten Berechtigungssystems sicher ab.

Vorteile von Microsoft PPM mit Add-On Produkten

Durch die Möglichkeiten zur Erweiterung der Microsoft PPM Plattform mit zusätzlichen Produkten und die Integration mit anderen Geschäftssystemen haben Sie die Voraussetzungen für die bestmöglichen Entscheidungsgrundlagen bei höchster Effizienz der Prozesse.

8. Unternehmensweite Lösung mit Integration

Microsoft PPM bietet viele Möglichkeiten Projekt- und Portfoliomanagement unternehmensweit aufzustellen. Zudem lassen sich andere Systeme und Prozesse einbinden. Es bietet umfangreiche Schnittstellen für den automatisierten Import und Export von Stammdaten, Projekt-, Ressourcen- und Vorgangsdaten.

Viele Inhalte aus der Project Web App zu Kosten, Terminen usw. können in anderen Portalen eingebunden werden. Externe Inhalte lassen sich über Web-Add-Ins in den Projekt-Websites oder auch auf Projektdetailseiten anzeigen.

Damit können Sie Schritt für Schritt firmenspezifische Lösungen zentral bereitstellen, die Ihre Projektleiter einfach nutzen, anstatt sie selbst erstellen zu müssen. So steigern Sie durch die Einbindung von anderen Rollen im Unternehmen die Effektivität und die Effizienz im Projekt- und Portfoliomanagement.

Anbindung von ERP-Systemen

Durch das Synchronisieren der Projektstrukturen mit den Kostenstrukturen in Ihrem ERP-System optimieren Sie die Zusammenarbeit des Projektmanagements mit Controlling und Accounting. Dies ist die Basis, um den Forecast aus Projekten z.B. nach SAP zu übertragen. Zudem können Sie dadurch die anstehenden Obligos und aufgelaufenen Ist-Kosten aus SAP in die Projekte übernehmen. Auch Ist-Stunden können je nach Anwendungsfall in beiden Richtungen synchronisiert werden.

Bild: Übertragung der Planung von Arbeit und Kosten aus Microsoft PPM zu SAP

Anbindung von Workmanagement Systemen

Das Anbinden von Workmanagement-Systemen wie z.B. JIRA oder TFS ist eine weitere sinnvolle Integrationsmöglichkeit mit Microsoft PPM. Dabei werden die in den Projekten angelegten Arbeitspakete mit Issues und Actions detailliert in z.B. JIRA geplant, aktualisiert und zurückgemeldet. So gestalten Sie die Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Teammitgliedern deutlich effizienter und inhaltlich sicherer.

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Bild: Die Integration von JIRA oder TFS ermöglicht, dass Aufgaben und Projektvorgänge mit dem jeweils passenden Tool geplant werden

Anbindung von CRM Systemen

Mit der Anbindung eines CRM-Systems ermöglichen Sie die automatisierte Anlage von Projekten aus dem Vertriebsprozess. Dabei lassen sich neben der Projektnummer auch

  • Kundendaten sowie
  • Budgets,
  • Verkaufspreise und
  • Liefertermine übernehmen

und im Laufe der Angebotsphase und später bei der Projektdurchführung weiter abgleichen.

9. Unternehmensweite Lösung mit Multiprojekt- / Programmmanagement

Projektübergreifende Verknüpfungen in Programmen sind eine große Herausforderung. Durch die Kombination von Top-Down Vorgaben und Bottom-Up Rückmeldungen für wichtige Meilensteine meistern Sie diese aber sicher. Automatisch erstellen Sie beliebige projektübergreifende Übersichten von Meilensteinen und aktualisieren sie jederzeit per Klick.

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Bild: Programme lassen sich über Microsoft PPM und ein erweiterndes Tool (TPG ProjectLink) übersichtlich managen

10. Unternehmensweite Lösung durch optimale Ressourcenabstimmung

Damit Ihre Ressourcenplanung in der Matrixorganisation optimal funktioniert, müssen Sie neben den Projektleitern unbedingt auch die Teamleiter am Planungsprozess beteiligen. Die Teamleiter sichern die aus den Projekten angefragten Ressourcen zu. Andererseits planen sie auch alle Tätigkeiten in der Linie, außerhalb von Projekten. Erst diese Vollständigkeit bringt die umfängliche Übersicht der verfügbaren Kapazitäten und damit den gewünschten Erfolg in der Ressourcenplanung.

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Bild: Durch Abstimmung mit den Teamleitern (TPG TeamManager) haben die Ressourcenzusagen an die Projektleiter eine höhere Verlässlichkeit

Tipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Herausforderung für PMO, Projekt und Linie

Microsoft PPM in der Cloud – Lizenzen

In den letzten Jahren verschiebt sich das IT-Angebot immer mehr Richtung Cloud-Lösungen. Daher gehen wir hier nochmals speziell auf die Project Online Umgebung ein, das Microsoft Angebot für Projekt- und Portfoliomanagement in der Cloud. Folgend finden Sie eine Übersicht der Project Online Lizenzen mit Preisen.

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Bild: Unterschiedliche Project Online Lizenzen incl. Zielgruppe

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Bild: Preise für Project Online Lizenzen in der EU-Cloud (12/2017) Beachten Sie bitte, dass die Preise in der deutschen Cloud um ca. 25% höher sind.

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Bild: Anwendungsbereiche der Lizenzen aus der Project Online Umgebung

Die Microsoft Cloud Deutschland

Seit Anfang 2017 bietet Ihnen Microsoft Cloud-Leistungen aus deutschen Rechenzentren in Frankfurt am Main und Magdeburg an. Das Angebot für Office 365 beinhaltet auch Project Online.

In Zusammenarbeit mit dem Datentreuhänder T-Systems International werden die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen in Deutschland dahingehend erfüllt, dass sämtliche Daten in deutschen Rechenzentren gespeichert werden. Verfügbar ist dieses Angebot aber nur für Kunden aus der EU und EFTA (Schweiz). Mehr Details unter: https://www.microsoft.com/de-de/cloud/deutsche-cloud


Microsoft PPM schnell einführen

Microsoft PPM einzuführen ist ein mehr oder weniger großes Projekt. Dabei sollten Sie einige wichtige Punkte beachten. Dazu gehören z.B. die Erwartung der Stakeholder, das PMO als zentrale Koordinationsstelle und auf jeden Fall, dass Sie in kleinen Schritten vorgehen. „Weniger ist erst mal mehr“. Nach dem einfachen Einstieg in Ihr PPM-System und dessen allgemeiner Akzeptanz im Unternehmen kann dieses später nach Bedarf weiter detailliert werden.


Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie erfahren,

  • welche Vorteile die Microsoft Project Server bzw. die Cloud-basierte Version Project Online gegenüber der Einzelplatzlösung MS Project Standard bieten und
  • wie Sie in Kombination mit Add-On-Produkten ihre Microsoft PPM Umgebung noch performanter gestalten können.
  • Außerdem haben Sie einen Überblick über unterschiedliche Lizenzierungsmöglichkeiten und Einsatzgebiete für Project Online erhalten, sowie
  • Tipps zur sicheren und schnellen Einführung eines Microsoft PPM Systems.

Die wichtigsten Vorteile von Microsoft PPM auf einen Blick:

1. Transparenz für Ihre Multiprojekt-Umgebung und damit eine optimale Entscheidungsgrundlage
2. Zentrale Projektliste
3. Funktionalitäten für Workflows und Ihre Portfolioplanung
4. Gemeinsamer Ressourcenpool
5. Einbindung der Teammitglieder: Überblick über persönliche Aufgaben und Zeitrückmeldung
6. Projektspezifische Arbeitsbereiche
7. Möglichkeit, unternehmensübergreifende Projekte abzuwickeln

Die Vorteile durch Erweiterung mit Add-on-Produkten:

8. Integration mit anderen Systemen wie ERP-, Workmanagement und CRM.
9. Unterstützung von Multiprojekt- und Programmmanagement Umgebungen
10. Optimierung der Ressourcenplanung.

Damit haben Sie als Projekt, Programmmanager, IT-Entscheider oder PMO-Mitglied valide Argumente für Microsoft PPM an der Hand.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit Microsoft Project Standard, Server oder Online? Wir freuen uns über Ihren Kommentar oder Fragen unten im Kommentarfeld.

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