Anforderungen an Ressourcenplanung-Tools für die einzelnen Rollen im Projektumfeld

Viele Unternehmen versuchen die Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben im Projektumfeld nur mit dem Werkzeug für Projektmanagement abzudecken – also mit Tools für die Projektleitenden. Für die unterschiedlichen Aufgabenstellungen der anderen Stakeholder passen diese Tools in der Regel jedoch nicht. Hier sind passende Ressourcenplanung-Tools viel besser geeignet und akzeptiert.

In diesem Artikel lesen Sie, was die Anforderungen an Tools für die Ressourcenplanung im Projektumfeld je nach der Rolle der beteiligten Stakeholder sind. Was sind die Herausforderungen und wie können diese mit geeigneten Tools gemeistert werden.

Diese Kapitel warten auf Sie:

• Die beteiligten Rollen bei der Ressourcenplanung
• Besonderheiten von Excel-Lösungen
• Anforderungen der Entscheider:innen an Ressourcenplanung-Tools
• Anforderungen von Projektleiter:innen an Ressourcenplanung-Tools
• Anforderungen von Teamleiter:innen an Ressourcenplanung-Tools
• Einbindung von Teammitgliedern
• Zusammenfassung Ressourcenplanung-Tools

Die Basis dafür liefern eine geeignete Organisation, fundierte Prozesse und Methoden, aber auch die Werkzeuge, die beteiligten Stakeholdern entsprechend ihrer Rolle wirklich helfen.

Die beteiligten Rollen bei der Ressourcenplanung

Die beteiligten Rollen im Projektumfeld und ihre groben Tätigkeiten sind:

• Entscheidende – Strategieplanung und Portfoliomanagement
• Projektleitende – Projektplanung und Ressourcenanforderung
• Teamleitende – Bereitstellung und Zusicherung von geeigneten Ressourcen
• Teammitglieder – Aufgabenplanung und Fertigstellungsmeldung
• PMO – Koordination und Qualitätssicherung

Das Ergebnis bietet bestenfalls eine grobe Schätzung der Ressourcenauslastung. Schließlich bilden  Projektmanagement-Tools nur die Sicht des Projektleitenden ab. Sie beinhalten weder Linientätigkeiten noch Abwesenheiten, noch bieten Sie Teammitgliedern oder dem PMO eine adäquate Planungsgrundlage.

Wie sieht also eine solche Planungsgrundlage aus? Welche Anforderungen muss sie erfüllen? Und wieviel unterschiedliche Werkzeuge benötigen Sie dafür? Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Rollen besonders berücksichtigt werden müssen und welche spezifischen Anforderungen diese Rollen an die jeweilige Ressourcenplanung-Tools stellen.

Besonderheiten von Excel-Lösungen

Bis zu einer gewissen Teamgröße mag das Planen in Excel für einzelne Teams auch ohne Zusatzprogrammierung sinnvoll sein.

Aber wird die Anzahl der Mitarbeitenden größer und sollen mehrere Teams geplant werden, wird eine Excel-Lösung meist problematisch. Sind auch andere Bereiche auf die strukturierte Weitergabe der Daten aus den Teams angewiesen, stellt sich die nächste Herausforderung.

Vorteile einer Excel-Lösung:

• im Unternehmen vermutlich vorhanden, keine zusätzlichen Lizenzkosten
• schneller Aufbau von einfachen Übersichten
• beliebige grafische Auswertungen
• meist einfach bedienbar – jeder „kann“ Excel
• oft hohe Akzeptanz zu Beginn
• offline verwendbar
• druckbar
• programmierbar

Ist die Planung strukturiert in den Teams aufgebaut, dann lässt sich diese gut als Basis für eine datenbankgestützte Lösung verwenden, sobald Ihr Unternehmen aus der Excel-Lösung „herausgewachsen“ ist.

Nachteile einer Excel-Lösung:

• Daten in einzelnen Dateien führen fast immer zu Versionsproblemen.
• Das gemeinsame Arbeiten mit denselben Daten bzw. in derselben Datei ist unkomfortabel.
• Die Änderungsmöglichkeiten machen ein teamübergreifendes Standardvorgehen schwierig.
• Individuelle Anpassungen in der Tabellenstruktur erschweren die Vergleichbarkeit.
• In Excel programmierte Lösungen lassen sich nur mit hohem Aufwand aktuell halten.
• Zusammenfassen von Teams in einer Übersicht ist nur möglich, wenn die Tabellen aller Teams identisch aufgebaut sind.
• Planungsdaten außerhalb des Teams sind wegen unterschiedlicher Strukturen kaum nutzbar.
• Datenabfragen quer über Teams hinweg sind nicht möglich.
• Zugriffsberechtigungen lassen sich nur schwierig durchsetzen

Ein zentrales datenbankgestütztes Tool mit einer sicher zu bedienenden Benutzeroberfläche beseitigt die oben erwähnten Nachteile.

Trotzdem arbeiten Unternehmen nach wie vor mit einer unkomfortablen Excel-Lösung und leben mit den Nachteilen. Das liegt daran, dass sich im Unternehmen niemand um ein wirklich geeignetes Werkzeug für die taktische Ressourcenplanung durch die Teamleitenden kümmert. Der Markt bietet mittlerweile aber vielfältige Auswahl auch für die Rolle der Teamleitung. Mehr dazu weiter unten.

Anforderungen der Entscheider:innen an Ressourcenplanung-Tools

Entscheider:innen müssen entsprechend der Strategieplanung Initiativen und Projekte priorisieren. Sie müssen die richtigen Projekte starten und dafür Sorge tragen, dass mittel- und langfristig genügend geeignete Personen für deren Umsetzung zur Verfügung stehen.

Dafür brauchen sie:

1. eine Übersicht über alle laufenden und neuen Projekte sowie die bestehenden Teams mit deren Skills und aktueller Auslastung.
2. eine Ausarbeitung von Szenarien über die Verschiebung von Projekten, welche eine langfristig optimale Ressourcenauslastung auf Basis von Teams und Skills ergeben.
3. eine Möglichkeit, standortübergreifend und ggf. sogar international nach passenden Verfügbarkeiten für neue Projekte zu suchen.

Das passende Werkzeug muss also eine sehr flexible Darstellung des Portfolios und der Ressourcenauslastung ermöglichen:

• welche Anforderungen an Fähigkeiten / Skills aus Projekten kommen
• welche Fähigkeiten / Skills an welchen Standorten verfügbar sind und welche fehlen
• welche Projekte wann gestartet werden können
• welche laufenden Projekte verschoben werden können oder müssen
• welche Projekte mit welchen Fähigkeiten / Skills nicht versorgt werden können
• wo Personal mit welchen Fähigkeiten eingestellt, umgeschult oder abgebaut werden muss, usw.

Lesetipp: Ressourcenmanagement einführen – so geht’s schnell und erfolgreich

Die laufenden und neuen Projekte sind in einem Balkendiagramm und in den Histogrammen farblich zu unterscheiden. Durch einfaches Verschieben der Projektbalken muss sich das Ressourcengebirge so anpassen lassen bis keine wesentlichen Überlastungen mehr bestehen.

Projekte müssen zudem einfach aktiviert oder deaktiviert sowie die Kapazitäten von Ressourcen angepasst werden können. Die Aggregation von Ressourcen muss über verschiedene Kriterien wie Skill, Standort, Team, Produktgruppe usw. möglich sein. Es müssen Simulationen getestet und die Ergebnisse verschiedener Szenarien abgespeichert werden können.

Das Problem:

Mangelnde Tool-Funktionalität: Viele Unternehmen versuchen diese Aufgabe mit Excel zu lösen, scheitern aber an der Datenqualität und an der starren Ansicht, die kein einfaches Gruppieren von Ressourcen und Verschieben der Projekte erlaubt.

Fokus auf Planungsdetails: Nicht alle kommenden Projekte können perfekt im Detail geplant werden. Schließlich ist ja auch noch gar nicht klar, ob sie überhaupt gestartet werden. Hier reicht der Ansatz nach dem Prinzip „grob, aber vollständig“. Für die langfristige Planung reicht dann auch eine Zeile pro Projekt und Skill auf Basis von Monaten.

Die wichtigste Planungsregel im Projektportfoliomanagement: lieber grob, aber vollständig als detailliert, aber unvollständig.

Von den laufenden Projekten können die Daten der Projektleitenden herangezogen werden. Für die neuen Projekte muss der Vertrieb oder das Produktmanagement eine grobe Planung beisteuern. Es müssen aber auch alle Grundlasten und Abwesenheiten berücksichtigt werden, die von den Teamleitenden geplant werden.

Ein gutes System lässt den Import aus den verschiedenen Quellsystemen zu und hat die Möglichkeit, fehlende oder neue Informationen gezielt in bestehende Szenarien nachzuladen oder direkt einzugeben.

Die Vorteile gegenüber Excel:

• einfache Ad-hoc-Optimierung der Ressourcenauslastung per Maus
• grafische Simulation von Projektlagen mit sofortiger Anzeige der Auswirkungen auf die geplanten Ressourcen
• Zusammenfassung aller Projektdaten in einer überschaubaren Darstellung.

Hier finden Sie weitere Informationen zur Portfoliomanagement-Software TPG CoReSuite.

Anforderungen von Projektleiter:innen an Ressourcenplanung-Tools

Projektleiter:innen müssen Ergebnisse liefern. Dabei sind sie auf die Bereitstellung geeigneter Personen aus verschiedenen Teams des Unternehmens angewiesen. Um ihre Projekte zu „staffen“, müssen sie also aus der Projektplanung entsprechende Anfragen an die Teamleitenden stellen. Im Idealfall erhalten sie dann verlässliche  Zusicherungen.

Die Herausforderungen hier:

• Bei Plänen mit mehreren hundert Vorgängen wird die Ressourcenplanung schnell unübersichtlich.
• Die Einsatzprofile von Ressourcen sind oft nicht hundert Prozent, sondern auch mal ein paar Stunden hier und ein paar Stunden dort. Den Überblick zu behalten kann damit sehr aufwändig werden.
• Viele Vorgänge können nicht wirklich genau geplant werden.

Das heißt: Projektleitende können ihren Ressourcenbedarf immer nur schätzen. Detaillierter planen bedeutet für sie mehr Zeitaufwand, der oft nicht geleistet werden kann. Zudem haben wir die Erfahrung gemacht, dass der Ansatz „grob, aber vollständig“ auch bei den Projektleitern der bessere ist.

Unser Tipp: nehmen Sie Ihre Ressourcenplanung im Projekt auf Ebene von Arbeitspaketen und Phasen pro Woche oder Monat vor, statt auf Ebene einzelner Vorgänge und Tage!

Schließlich müssen Sie als Projektleiterin oder Projektleiter die Verfügbarkeit mit den Teamleitenden auf Ebene der Projekte und Wochen oder Monaten abstimmen. Dazu können Sie mit Hilfe der Ressourcenplanung-Tools in Erfahrung bringen:

• welche Teams welche Qualifikationen haben
• welches Team welches Arbeitspaket wann übernehmen kann
• welches Team wann wie viele Personen mit den geforderten Qualifikationen zur Verfügung stellen kann
• warum eine bestimmte Person nicht mehr Zeit für sein Projekt hat
• wer zugesagte Kolleg:innen während ihres Urlaubs vertritt
• wie die Zusagen aus den Teams mit der aktuellen Projektplanung verglichen werden können
• wie sich Zusagen aus den Teams geändert haben
• was passiert, wenn sich das Projekt verschiebt.

Die Werkzeuge für Projektleiter:innen müssen also den gesamten Prozess abdecken:

• Anfrage: Die Projektleitung plant die Ressourcen auf verschiedenen Ebenen der Projekte generisch ein – durch Zuordnung von Teams oder Skills.
• Zusicherung: Die Teamleitung sichert den Projektleitenden konkrete Personen zu.
• Konkretisierung: Die Projektleitung ersetzt im Plan die generischen Teams oder Skills durch die zugesicherten Personen.

Die Projektleitenden müssen die von den Teamleitenden zugesicherten Personen mit ihrer aktuellen Planung vergleichen können. Damit können sie sehen, ob ihre Planung hinsichtlich der Ressourcenbereitstellung auch umsetzbar ist.

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Anforderungen von Teamleiter:innen an Ressourcenplanung-Tools

Teamleiter:innen stehen einerseits zwischen ihren Vorgesetzten und den Projektleitenden. Auf der anderen Seite verantworten sie die Führung ihrer Teammitglieder.

Klassisches Teammanagement: Mit ihrem Team haben sie möglichst viele Aufgaben in der Linie und in Projekten zu erledigen. Dabei sollen die Teammitglieder immer optimal ausgelastet, aber eben nicht überlastet sein.

Kollaboration mit Stakeholdern: Teamleitende müssen außerdem gegenüber den Management, der Projektleitenden und Teammitgliedern jederzeit auskunftsfähig sein. Dabei geht es z.B. um Informationen zum Einsatz ihres Teams oder einzelner Personen.

Steht den Teamleitenden ein passendes und ausgereiftes System zur Verfügung, sind Teamleiterinnen und Teamleiter in der Lage, schnell und zuverlässig relevante Informationen zu planen, weiterzugeben und als Argumentationsgrundlage zu nutzen:

• welche Kapazitäten / Verfügbarkeiten ihr Team hat
• welche Fähigkeiten / Skills ihr Team und dessen Mitglieder haben
• an welchen Projekten ihr Team derzeit arbeitet
• wie viel Zeit für Teammeetings und andere allgemeine Linientätigkeiten eingeplant ist
• welche Grundlast ihr Team hat und wie diese sich zusammensetzt
• wer wann in Urlaub gehen kann und wer die Vertretung übernimmt
• wie viel Weiterbildung ihr Team in welchen Bereichen macht
• wie gut die Auslastung ihres Teams in 6, 12 oder 18 Monaten ist
• ob weitere Aufgaben geschaffen oder übernommen werden müssen
• welche Mitarbeitenden welche Lücken bezüglich des Teamwissens haben
• wer noch wie ausgebildet werden muss, um die Aufgaben besser verteilen zu können
• wann welche Ausbildung oder Umbildung für kommende Aufgaben erfolgen muss
• wer wann an neuen Projekten mitarbeiten kann.

Dazu brauchen Teamleitende ein eigenes Tool, in dem ihre eigenen Daten für Abwesenheiten und Linientätigkeiten eingegeben und die Anforderungen aus Projekten importiert werden können. Nur so erhalten sie ein vollständiges Bild der Auslastung ihrer Teammitglieder. Mit Ampeldarstellungen müssen Über- und Unterlasten leicht identifizierbar sein.

Download (PDF): Einfachere Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

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Idealerweise können zu den Anfragen aus Projekten Zusicherungen auf Projektebene eingegeben werden. So sollen neben den Ampeln für die personelle Auslastung auch Ampeln für das Verhältnis von Anfragen und Zusicherungen pro Projekt sichtbar werden. Dies ermöglicht eine sehr zielgerichtete Diskussion über den optimalen Ressourceneinsatz in Projekten.

Teamleitende arbeiten in der Regel nicht gerne mit Tools zur Projektplanung. Das liegt natürlich daran, dass sie keine Vorgänge und Meilensteine und auch keine Abhängigkeiten zwischen Vorgängen planen, sondern Abwesenheiten und Linientätigkeiten für bestimmte Zeiträume. Deshalb nutzen viele Teamleiterinnen und Teamleiter Excel. Das ist für die eigene Übersicht auch ausreichend.

Die Probleme von Excel sind aber: Damit lassen sich:

• keine Daten aus Projektmanagement-Systemen importieren
• keine Übersichten generieren
• keine zentral Daten abrufen oder bereitstellen.

Besser ist es deshalb, ein System zu nutzen, das so einfach wie Excel zu bedienen ist, aber eine Datenbank im Hintergrund nutzt. Damit können die Teamleitenden:

• die eigene Planung für die Portfolioübersicht bereitstellen
• die Planungen auf Projektebene in Form von Anfragen einlesen
• unmittelbar darunter Zusicherungen zu den Anfragen eingeben
• sofort im Teamplan erkennen, wenn sich Projekte verschoben haben.

So haben Teamleitende auf eigener Datenbasis immer eine vollständige Übersicht ihrer Teammitglieder und eine valide Gesprächsbasis mit den Projektleitenden.

Hier finden Sie mehr zur TPG TeamManager, das optimale Tool für die Ressourcenplanung für Teamleitende

Einbindung von Teammitgliedern

In letzter Zeit stellen wir immer mehr fest, dass die umfängliche, klassische Planung mit allen Details in einem einzigen Projektplan nicht sinnvoll ist. Der Trend geht im Rahmen moderner agiler bzw. iterativer Planung zu groben Projektplänen, kombiniert mit detaillierten Aufgabenlisten.

Der Trend geht zu groben Projektplänen, kombiniert mit detaillierten Aufgabenlisten.
Dabei wird die Projektstruktur mit den Phasen und Meilensteinen von den Projektleitenden erstellt. Die unterste Ebene sind dabei Arbeitspakete oder Sprints bzw. Iterationen.

Parallel dazu, werden von den Teammitgliedern Aufgabenlisten mit den Details zu den Arbeitspaketen bzw. Iterationen geplant. Dies erfolgt meist nicht im Tool der Projektleitenden, sondern in eigenen Aufgabenmanagement-Tools.

Was bedeutet das also?

Die Projektleitenden planen den Rahmen des Projektes und die Teammitglieder die eigentlichen Inhalte. So entsteht ein ordentlich strukturierter Projektplan mit vielleicht hundert statt tausend Zeilen. Die Vorteile:

• Ein schlanker Projektplan liefert eine brauchbare Übersicht für die Termin-, Ressourcenplanung.
• Durch die Kopplung von grobem Projektplan und Aufgabenlisten der Teammitglieder entsteht eine Detailplanung, die viel zuverlässigere Schätzungen ergibt.

• Zudem lässt sich diese kombinierte Planung wesentlich besser steuern als im Projektplan alleine.

Wie kommen Projekt- und Aufgabenplanung aber nun zusammen? Eine passende Integration Middleware, wie z.B. TPG PSLink ist in der Lage, Daten und Strukturen zwischen unterschiedlichen Systemen auszutauschen und automatisch zu synchronisieren:

• Die Termine der Arbeitspakete aus der Projektplanung werden in die Aufgabenplanung übernommen.
• Die Summe der Aufwände der zugehörigen Aufgaben wird an die entsprechenden Arbeitspakete in der Projektplanung übertragen.
• Die Anzahl der Aufgaben mit den Zuständen neu / laufend / wartend / fertig wird als wertvolle Information für Projektleitende zurücksynchronisiert.

Der Nutzen einer Kombination der Tools:

• Eine höhere Planungsqualität durch die Teammitglieder ist gewährleistet.
• Die Ressourcenplanung für die Projektleitenden ist wesentlich einfacher.
• Die Zusammenarbeit wird optimiert.
• Beide Rollen arbeiten in den für sie am besten geeigneten Tools ohne Daten doppelt erfassen zu müssen.

Zusammenfassung Ressourcenplanung-Tools

Die zunehmende Verschärfung der Ressourcensituation in Unternehmen führt zu einem Paradigmenwechsel im Projektmanagementumfeld. Wie Sie jetzt wissen, wird die Planung der Ressourcen über Projektpläne zunehmend abgelöst durch eine kombinierte Planung aus Projekt (Grobplanung) und Linie (Detailplanung). Denn:

• Eine Grobplanung im Projektplan erleichtert die Kontrolle und Übersicht.
• Die Detailplanung aus dem Team liefert eine wesentlich realistischere Einschätzung der Ressourcensituation.
• Die Teamleitenden und ihre Teams werden damit zur zentralen Drehscheibe im Ressourcenmanagement. Mit der geeigneten Ressourcenplanung-Tools haben die Teamleiterinnen und Teamleiter alle Steuerungs- und Informationswerkzeuge, die sie für ihre Aufgabe benötigen.
• Entscheider und PMOs erhalten auf diesem Wege die richtigen Informationen und damit Entscheidungsgrundlagen zur Koordination bzw. Strategieplanung (z.B. Projektportfoliomanagement)

Zudem haben Sie einige Werkzeuge kennengelernt, die die jeweiligen Stakeholder mit ihren spezifischen Anforderungen optimal unterstützen bzw. unterschiedliche Systeme miteinander verbinden:

• Entscheidende (Projektportfoliomanagement): Simulation, Überblick und Optimierung der Ressourcenauslastung per Mausklick mit dem TPG PortfolioManager
• Projektleitende (Projektplanung / Ressourcenanforderung): Planung des Anfragen- und Zusicherungsprozesses über den TPG TeamManager
• Teamleitende (Information / Ressourcenzusicherung): Informationsbereitstellung zur Portfolioübersicht und Zusicherung der Ressourcenanfragen über TPG TeamManager
• Teammitglieder (Aufgabenplanung / Fertigstellungsmeldung): Kopplung der Detailplanung aus Aufgabenmanagement-Tools und der Grobplanung im Projekt durch TPG PSLink (Middleware)

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

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