Software-Tools zur Ressourcenplanung – die Anforderungen

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+++ Das sollte ein Tool zur Ressourcenplanung durch die Teamleiter können +++ Möglichkeiten und Grenzen von Excel +++

Software-Tools zur Ressourcenplanung sind sicher keine Garantie für den Erfolg. Aber Sie werden ab einer bestimmten Größenordnung ohne geeignete IT-Unterstützung nicht mehr zurechtkommen.

Für Projektleiter gibt es eine breite Auswahl an sehr guten Tools für Projekt- und Portfoliomanagement (PM / PPM). Diese Lösungen funktionieren auch gut für Teamleiter, die in einer Linienorganisation arbeiten. Schließlich müssen sie die Details wie Vorgänge und Zeiten samt Abhängigkeiten für ihr Team selbst planen.

In einer Matrixorganisation brauchen Teamleiter aber Funktionen zum Planen von Linientätigkeiten und Zusichern von Ressourcen, die in PM-Tools kaum abgebildet sind. Daher wird häufig Excel für die Ressourcenplanung eingesetzt.

Excel wird aber ohne aufwändige Zusatzprogrammierung beim Einsatz in der Ressourcenplanung schnell an Grenzen stoßen.

Planen Ihre Teamleiter oder Sie selbst eigene Ressourcen in Excel? Wenn ja, dann kennen Sie wahrscheinlich die ein oder andere Grenze aus eigener Erfahrung.

In diesem Artikel lesen Sie:

  • die Möglichkeiten und Grenzen von Excel bei der Ressourcenplanung,
  • welche Anforderungen Software-Tools zur Ressourcenplanung im Projekt erfüllen sollten und
  • was Sie bei der Auswahl beachten müssen.

Zur Erinnerung: Unter „taktischer Ressourcenplanung“ verstehen wir die Abstimmung zwischen Projekt und Linie. Diese ist abhängig von der Organisationsform im Unternehmen (Matrix oder Linie). Ziel ist es, den Bedarf an Ressourcen mit benötigten Skills für Projekte zeitnah durch Mitarbeiter aus der Linie zu decken. Diese Arbeit ist zumeist die Aufgabe von Teammanagern.

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Besonderheiten von Excel-Lösungen

Bis zu einer gewissen Teamgröße mag das Planen in Excel für einzelne Teams auch ohne Zusatzprogrammierung sinnvoll sein.

Aber wird die Anzahl der Mitarbeiter größer und sollen mehrere Teams geplant werden, wird eine Excel-Lösung meist problematisch. Sind auch andere Bereiche auf die strukturierte Weitergabe der Daten aus den Teams angewiesen, stellt sich die nächste Herausforderung.

Vorteile einer Excel-Lösung:

  • im Unternehmen vermutlich vorhanden, keine zusätzlichen Lizenzkosten
  • schneller Aufbau von einfachen Übersichten
  • beliebige grafische Auswertungen
  • meist einfach bedienbar – jeder „kann“ Excel
  • oft hohe Akzeptanz zu Beginn
  • offline verwendbar
  • druckbar
  • programmierbar

Ist die Planung strukturiert in den Teams aufgebaut, dann lässt sich diese gut als Basis für eine datenbankgestützte Lösung verwenden, sobald Ihr Unternehmen aus der Excel-Lösung „herausgewachsen“ ist.

Nachteile einer Excel-Lösung:

  • Daten in einzelnen Dateien führen fast immer zu Versionsproblemen.
  • Das gemeinsame Arbeiten mit denselben Daten bzw. in derselben Datei ist unkomfortabel.
  • Die Änderungsmöglichkeiten machen ein teamübergreifendes Standardvorgehen schwierig.
  • Individuelle Anpassungen in der Tabellenstruktur erschweren die Vergleichbarkeit.
  • In Excel programmierte Lösungen lassen sich nur mit hohem Aufwand aktuell halten.
  • Zusammenfassen von Teams in einer Übersicht ist nur möglich, wenn die Tabellen aller Teams identisch aufgebaut sind.
  • Planungsdaten außerhalb des Teams sind wegen unterschiedlicher Strukturen kaum nutzbar.
  • Datenabfragen quer über Teams hinweg sind nicht möglich.
  • Zugriffsberechtigungen lassen sich nur schwierig durchsetzen
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Ein zentrales datenbankgestütztes Tool mit einer sicher zu bedienenden Benutzeroberfläche beseitigt die oben erwähnten Nachteile.

Trotzdem arbeiten Unternehmen nach wie vor mit einer unkomfortablen Excel-Lösung und leben mit den Nachteilen. Das liegt daran, dass sich im Unternehmen niemand um ein wirklich geeignetes Werkzeug für die taktische Ressourcenplanung durch die Teamleiter kümmert.

Der Markt bietet mittlerweile aber vielfältige Auswahl auch für Teamleiter.

Von PPM-Lösungen in der taktischen Ressourcenplanung

Wie oben schon erwähnt, sind Werkzeuge für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) auf den Bedarf des Projektleiters hin optimiert. Dieser plant Vorgänge mit Abhängigkeiten und weist den Vorgängen gewünschte oder zugesicherte Ressourcen zu.

Oft wird von den Teamleitern auch verlangt, dass Sie ihre Ressourcenplanung gleichfalls im PPM-Tool erledigen. Das ist hinsichtlich der gemeinsam genutzten Daten natürlich sinnvoll, aber eben nicht bezüglich der Funktionalität.

Da ein Teamleiter nicht nur Projekttätigkeiten plant, sondern auch die Linientätigkeiten und Abwesenheiten seiner Mitarbeiter, sind reine PPM-Werkzeuge hierfür nicht die beste Lösung. Mittlerweile gibt es aber auch Werkzeuge, die beide Sichtweisen abbilden – entweder im selben Tool oder als Erweiterung zu bekannten PPM-Tools.

Anforderungen an Software-Tools zur Ressourcenplanung in Projekt und Linie

Eine moderne IT-Lösung für taktische Ressourcenplanung muss:

  • den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie vereinfachen
  • den unterschiedlichen Anforderungen von Projektleitern und Teamleitern gerecht werden
  • einfach zu erlernen und zu bedienen sein

Bitte beachten Sie, dass solch eine Lösung die direkte Kommunikation zwischen Projektleitern und Teamleitern viel effizienter machen, aber nicht völlig ersetzen kann.

Folgend finden Sie ein paar wichtige Anforderungen aufgezählt, die ein modernes Tool für taktisches Ressourcenmanagement erfüllen sollte:

  • Zentraler, gemeinsam genutzter Ressourcenpool
  • Planung mit generischen und namentlichen Ressourcen (Skills / Personen)
  • Definition der Zugriffsrechte, zugeschnitten auf Benutzerrolle
  • Projektplanung mit Vorgängen, Meilensteinen und Abhängigkeiten
  • Teamplanung mit Projektzusicherungen, Linientätigkeiten und Abwesenheiten
  • Vergleich der Planungen auf Projektebene zum Abstimmen in der Matrixorganisation
  • Vergleich der Planungen auf Arbeitspaketen zum Abstimmen in der Linienorganisation
  • kein gegenseitiges Überschreiben der Daten der beiden Benutzerrollen
  • Auslastungsübersichten pro Projekt, Person und Team
  • Aggregation von Teams auf übergeordneten Ebenen
  • Drill-down von übergeordneten Ebenen auf Teams und Personen

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Übersichten für den Teamleiter: Kapazität und Auslastung

Die folgende Grafik zeigt eine optimale Übersicht für den Teamleiter. Links ist die Gesamtauslastung gestapelt pro Ressource, rechts gestapelt nach Projekten, Linientätigkeiten und Abwesenheiten.

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Beide Grafiken haben dieselben Säulenkonturen und Linienmarkierung zur Veranschaulichung der Teamkapazität. Links sehen Sie, wer wie viel arbeitet, und rechts, woran gearbeitet wird – beides auf einer Seite.

Software-tools zur Ressourcenplanung im Projekt

Bild 1: Optimale Übersicht der Auslastung des Teams nach Personen (links) und nach Projekten (rechts) auf einer Seite

Mit einer derartigen dynamischen Grafik kann der Teamleiter einfach Szenarien für das Team oder für einzelne Personen durchspielen. Er kann die Teamauslastung durch An- und Abwählen angefragter Projekte optimieren und dann erst seine Zusicherungen für die Projektleiter geben.

Diese Arbeit gelingt am besten, wenn Ressourcen und Projekte auf derselben Seite dargestellt werden und nicht zwischen Ansichten gewechselt werden muss.

Übersichten für den Teamleiter: Anforderung aus den Projekten

Der Teamleiter kann Projekte aber nicht nur ganz annehmen oder ganz ablehnen. Daher braucht er auch eine Ansicht, in der er die Zusicherungen für die Projekte entsprechend den Anforderungen und Restverfügbarkeiten z. B. monatsweise direkt editieren kann.

Es ist also wünschenswert, den Status der Projektzusicherungen und der Ressourcenauslastung mit einem Ampelsystem auf einer Bildschirmseite gleichzeitig zu betrachten – natürlich nicht nur als Summen, sondern entlang der Zeitachse pro Woche oder pro Monat.

Solch eine Darstellung zeigt das folgende Bild.

Anforderungen an Tools zur Ressourcenplanung 3

Bild 2: Status von Projektzusicherungen und Teamauslastung auf einer Seite

Übersichten für den Teamleiter: Organisationsstruktur und Zugriffsrechte

Beide Darstellungen sollten entsprechend der Organisationsstruktur abgerufen werden können. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass die Zugriffrechte der jeweiligen Hierarchiestufe berücksichtigt werden.

Idealer Weise fassen Sie die Teams entsprechend der Unternehmensstruktur nach oben zusammen. Umgekehrt tauchen Sie mit einfachen Klicks in die Details der tiefer liegenden Strukturen ein.

Dabei müssen nur jeweils die Summen der Teams in den übergeordneten Ebenen verfügbar sein. Es wäre nicht übersichtlich, alle Personen und deren Tätigkeiten im Detail in den höheren Ebenen anzuzeigen. Dies könnte neben der Übersichtlichkeit auch den Berechtigungen entgegenstehen.

Anforderungen Tools Ressourcenmanagement 4

Bild 3: Berücksichtigen der Zugriffsrechte auf die Daten in Abhängigkeit von der Rolle

Desweiteren müssen die Arbeitswerte von Linientätigkeiten und Projektzusicherungen für die Übergabe in PPM-Tools oder andere Auswertungen zur Verfügung stehen bzw. entsprechend exportierbar sein.

Auch der Import von Ressourcen, Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projektanfragen aus anderen Systemen ist bei einem unternehmensweiten Einsatz eine wichtige Voraussetzung. Es wäre nicht zumutbar, Kapazitäten, Urlaube und Innenaufträge z. B. aus ERP-Systemen manuell zu übertragen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie erfahren, dass die sehr häufig eingesetzten Excel-Lösungen bei der taktischen Planung von Ressourcen Grenzen haben. Sie kennen diese Grenzen jetzt.

Auch wissen Sie, dass in einer Matrixorganisation die klassischen PPM-Werkzeuge der Projektleiter nicht optimal sind für die Arbeit der Teamleiter.

Sie haben die Anforderungen an ein optimales Werkzeug zur Ressourcenplanung durch die Teamleiter kennengelernt. Damit erreichen Sie die größtmögliche Unterstützung für die Aufgaben der Teamleiter und sichern die Akzeptanz bei allen beteiligten Rollen.

Mit welchem Tool planen Sie Ihre Ressourcen? Sind Sie zufrieden? Wir freuen uns immer über Ihren Kommentar!

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