Kapazitätsplanung im Projektmanagement – 4 wichtige Erfolgsfaktoren (mit Checkliste)

Schritt 2: Vollständige und aktualisierte Projektdaten

Zuerst erfassen Sie alle Projekte mit ihren wesentlichen Informationen in einer zentralen Datenbank. Dazu sind Angaben wie Name, Projektleitung, Sponsor, Anfang, Ende, Ampeln für den Status und die Ressourcenanforderungen nötig.

Bei laufenden Projekten interessiert vor allem der realistische Restaufwand auf Basis der aktuellen Lage.

Bei neuen Projekten gilt es, Minimalanforderung für die Ressourcenplanung zu erfüllen. Hier sind meist alle benötigten Skills – nicht unbedingt Personen – auf Monate bzw. Quartale zu planen.

Es reicht dabei auf keinen Fall, nur die Gesamtarbeit ohne zeitliche Verteilung zu betrachten.

Genau hier beginnt es nun aufwändig zu werden.

Finden Sie das für Sie geeignete Optimum an Genauigkeit heraus, indem Sie mit einer möglichst groben, aber vollständigen Planung beginnen.

Alle wollen eine detaillierte Planung haben, weil diese eine bessere Grundlage zu sein scheint. Beachten Sie aber, dass der dafür nötige höhere Planungsaufwand auch in Zukunft immer wieder geleistet werden muss.

Unser Tipp: Finden Sie das geeignete Optimum an Genauigkeit heraus – wichtig ist vor allem, vollständig zu planen.

Gibt es mehr Vorschläge, als das Unternehmen leisten kann, dann müssen diese priorisiert werden. So lässt sich über den Start von neuen Projekten entscheiden.

Für das Priorisieren gibt es diverse Verfahren. Diese sind, je nach Anzahl der Projekte und der Entscheider, mehr oder weniger geeignet.

Durch Einteilen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gemäß Eisenhower lassen sich schnell gute Ergebnisse erzielen.

Am einfachsten ist es aber, die Liste neuer Projekte durch die Entscheidenden priorisieren zu lassen.

Unser Tipp: Wenden Sie sich bei der Gewichtung und Dringlichkeit der Projekte an die verantwortlichen Entscheidungsträger:innen.

Wenn es viele Entscheidende und viele Projekte gibt, kann eine Bildung von strategischen Treibern nötig werden. Diese müssen priorisiert und gewichtet den Projekten zugeordnet werden. So kann dann vom System eine Priorisierung errechnet werden.

Überprüfen Sie auf jeden Fall, ob der meiste Aufwand in die wichtigsten Projekte fließt.

Stellen Sie dazu die Wichtigkeit der Treiber den entsprechenden Aufwänden der zugeordneten Projekte gegenüber.

Identifizieren Sie unwichtige Projekte, die vielleicht besser gestoppt werden, um Mittel für wichtigere neue Projekte freizumachen.

Beachten Sie auch die Abhängigkeiten der Projekte untereinander. Manche Entwicklungsprojekte können erst gestartet werden, wenn Ergebnisse aus Basisprojekten vorliegen. Vielleicht haben Sie auch Alternativen geplant, von denen natürlich nur eine wirklich durchgeführt werden muss.

Mit einfachen Listen in Excel stößt man bei Priorisierung und Abhängigkeiten bald an Grenzen. Professionelle Tools bieten hier sehr gute Unterstützung.

Unser Tipp: Führen Sie neuartige Projekte z.B. im F&E-Bereich durch, so gibt es oft Unwägbarkeiten bzw. verschiedene Lösungsansätze. Der Ressourcenbedarf ist hier relativ ungewiss bzw. unterschiedlich. Wir empfehlen, dass Sie solche Projekte in Forschung und Umsetzung auftrennen. Damit können Sie die Ungewissheit im Forschungsteil über ein zeitliches Budget einschränken. Basierend auf den Ergebnissen der Forschung können Sie den Umsetzungsteil dann neu und präziser planen.

Schritt 3: Tatsächlich zur Verfügung stehende Kapazitäten bestimmen

Es macht keinen Sinn, jede Person einzeln zu analysieren. Das wäre zwar wünschenswert, ist aber zu aufwändig und nicht übersichtlich.

Die Gesamtkapazität aller Mitarbeitenden in einer Grafik macht auch keinen Sinn. Mitarbeitende haben unterschiedliche Skills und diese müssen je nach Bedarf zum Einsatz kommen.

Eine übersichtliche und sinnvolle Detaillierung lässt sich durch das Zusammenfassen auf Skills erreichen. In manchen Unternehmen werden Teams auch nach Skills gebildet. So kann die Planung u.U. auch auf Ebene dieser Teams erfolgen, was meist sehr einfach zu implementieren ist.

Der Detaillierungsgrad bei den Skills sollte mit dem Aufwand in Relation stehen. Die Planung muss immer übersichtlich bleiben. Auch hier gilt: so grob wie möglich, so fein wie nötig.

Außerdem müssen Sie mit der tatsächlichen Verfügbarkeit für Projekte rechnen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

• Sie ziehen die Grundlasten bzw. Abwesenheiten und Linientätigkeiten von der Gesamtkapazität ab oder
• Sie stellen die Grundlasten und Projekte der vollen Kapazität gegenüber.

Dies ist letztlich eine Frage der Tools und des Geschmacks der Entscheidenden.

Ein wichtiger Faktor zur Präzision der Planung ist der Umgang mit den Grundlasten bzw. Linientätigkeiten. Diese können der Einfachheit halber pauschal über das gesamte Jahr angesetzt werden.

Besser ist es aber, wenn Sie die Planung der Teamleitenden auf monatlicher Basis abgreifen.

Unser Tipp: Beteiligen Sie unbedingt die Teamleitenden an der Kapazitätsplanung. Stellen Sie ihnen dafür ein für sie geeignetes Tool für die taktische Ressourcenplanung zur Verfügung, dessen Daten in das Projekt- und Portfoliomanagement-System übernommen werden können. Teamleitende müssen und wollen die sonstigen Tätigkeiten außerhalb von Projekten ohnehin planen. Hier ist es oft sehr einfach, deren Daten aus Excel in ein professionelles Tool zu übernehmen.

Lesetipp: Ressourcenmanagement einführen – so geht’s schnell und erfolgreich

Schritt 4: Zusammenführen von Kapazitäten und Anforderungen

Nachdem nun die Kapazitäten der Skills sowie die Anforderungen aus der Projektwelt vorliegen, muss untersucht werden, wie diese zusammenpassen.

Für die Steuerung ist es wichtig, dass Sie alle Skills und deren Auslastung in geeigneter Weise auf einer Seite überblicken können. Schließlich arbeiten meist verschiedene Skills an einem Projekt.

Daher müssen bei jeder Änderung die Auswirkungen auf alle Skills sofort sichtbar werden. Hierfür sind entsprechende Ressourcendiagramme nötig, die mehrere Skills auf einem Bildschirm zeigen.

Neue Projekte müssen Sie entsprechend der Priorität und der Restverfügbarkeit mit ins Portfolio aufnehmen.

Dabei gehen Sie so vor wie beim Füllen eines Glases mit Steinen und Sand: zuerst die groben Steine, dann kleinere und zuletzt der Sand. Schütteln und Rütteln hilft, dass der Sand auch alle Lücken füllt.

Für den Fall, dass Sie bei manchen Skills Überkapazitäten haben, identifizieren Sie Aufgaben für den Vertrieb bzw. das Produktmanagement. Oder Sie erkennen Potenziale zur Umschulung. In Zeiten von sich schnell wandelnden Umgebungen ist dies eine wertvolle Erkenntnis, die Sie rechtzeitig haben sollten.

Häufiger werden Sie vermutlich aber mit der Überlastung von Ressourcen bzw. Skills zu kämpfen haben. Hier gibt es einfache und logische Varianten, diese zu lösen:

• die fehlenden Kapazitäten durch interne oder auch externe Ressourcen aufstocken
• die Priorität der Projekte ändern bzw. Projekte ganz abwählen
• die Projekte so weit in die Zukunft verschieben, bis sie in die gegebene Ressourcensituation passen

Alle drei Optionen brauchen auf jeden Fall eine optimale Datenbasis.

Beachten Sie dabei aber, dass die Datenbasis immer auf persönlichen Einschätzungen basiert und politischen Strömungen ausgesetzt ist.

In der Kommunikation über die Auslastung der Teams werden Sie immer wieder auf eine Schwierigkeit stoßen: allen Beteiligten klarzumachen, dass das Glas voll ist und nichts mehr neu aufgenommen werden kann.

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Grundlagen und Methoden für Einsteiger:innen

Ein Trick:

Stellen Sie die einfache Frage, was herausgenommen werden soll, um Platz für das Neue zu schaffen. Das schafft oft das nötige Bewusstsein bei den Beteiligten.

Sie könnten auch fragen, welcher Teil von „Nein“ nicht verständlich ist.

Ein gemeinsames Getränk genießen, um die Atmosphäre zu entspannen, hilft aber auch. Denn dafür ist auch in einem Glas mit Steinen und Sand immer noch Platz 🙂

Zuverlässige Daten als Basis für erfolgreiches Kapazitätsmanagement

Egal ob externe Ressourcen hinzuzuziehen oder Projekte zu verschieben sind: es bleiben menschliche Entscheidungen. Diese Entscheidungen sollten Sie aber immer auf Basis bestmöglicher Daten treffen können.

Dazu brauchen Sie geeignete Software-Tools. Denn ohne eine passende Portfoliomanagement-Software, die auch bei der strategischen Ressourcenplanung unterstützt, sind die damit verbundenen Aufgaben kaum erfolgreich zu stemmen.

Arbeiten Sie mit Tabellen in Excel oder Ähnlichem? Dann werden Sie bei der Kapazitätsplanung und der Entscheidungsfindung ab einer bestimmten Komplexität und Datenmenge das Optimum nur mit viel Aufwand oder gar nicht erreichen.

Unser Tipp: Bevor Sie aber in ein Tool investieren, legen Sie genau die Zielsetzung und Anforderungen fest. Planen Sie die Einführung in Schritten, um die Beteiligten nicht zu überfordern. Nur dann ist die Anschaffung sinnvoll und Sie sind auf dem richtigen Weg zu größerer Ressourceneffizienz.

Lesetipp: Anforderungen an Ressourcenplanung-Tools für die einzelnen Rollen im Projektumfeld

Ergebnisse der PMO Studie 2020 zur Kapazitätsplanung

Im Rahmen einer umfangreichen TPG Studie zum Stand des PMO haben wir aus 330 Antworten von Unternehmen mit PMO folgendes Ergebnis ermittelt: Unternehmen, die als High- und Top-Performer einzustufen sind, haben die strategische Kapazitätsplanung viel besser umgesetzt als Low-Performer. Bei den Low-Performern wird die strategische Kapazitätsplanung als Aufgabe des PMO fast gar nicht gelebt.

Zudem haben Top-Performer-Unternehmen mit einem halb so hohen Anteil angegeben, dass Ressourcenmangel ein Grund für erfolglose Projekte ist.

Auch die zu geringe Qualifikation der Mitarbeitenden wird von den Top-Performern nicht als Grund für erfolglose Projekte genannt, denn sie sind beim Skillmanagement klar besser aufgestellt als die anderen Leistungsstufen.

Daraus lässt sich schließen: Strategische Kapazitätsplanung und gutes Skillmanagement zahlen sich im Sinne erfolgreicher Projekte offensichtlich aus.

Zusammenfassung und Checkliste: Kapazitätsplanung im Projektmanagement

In diesem Artikel haben Sie vier wichtige Schritte zum erfolgreichen Aufbau einer strategischen Kapazitätsplanung kennengelernt:

• Schritt 1: Etablieren Sie alle nötigen Prozesse mit den relevanten Personen – der Unternehmensführung und dem PMO sowie Team-, Abteilungs- und Projektleitenden.
• Schritt 2: Sorgen Sie für vollständige und aktualisierte Projektdaten und priorisieren Sie die Projekte.
• Schritt 3: Bestimmen Sie die Ihnen tatsächlich zur Verfügung stehenden Kapazitäten auf Skill-Ebene, indem Sie Grundlasten definieren und sich regelmäßig mit den Teamleiter:innen zusammensetzen.
• Schritt 4: Bringen Sie Anforderungen (Schritt 2) und Kapazitäten (Schritt 3) zusammen, identifizieren Sie Unter- bzw. Überlasten und versuchen Sie, diese auszugleichen.

Außerdem haben Sie erfahren, dass es zwei weitere wichtige Stellschrauben gibt, die Sie zur erfolgreichen Kapazitätsplanung im Projektmanagement ansetzen können:

• ein gut funktionierendes und vom Management unterstütztes PMO
• ein geeignetes Software-Tool für eine solide Datenbasis.

Im Folgenden finden Sie nochmals die wichtigsten Punkte in einer Checkliste zusammengefasst:

Checkliste Kapazitätsplanung im Projektmanagement

• Setzen Sie ein PMO mit entsprechenden Kompetenzen ein
• Identifizieren Sie die beteiligten Rollen und Personen
• Werben Sie für den Nutzen des strategischen Ressourcenmanagements
• Warnen Sie vor den Risiken, wenn Sie keine Kapazitätsplanung haben
• Sorgen Sie für einen taktvollen Abstimmungsprozess
• Halten Sie alle laufenden und neuen Projekte aktuell
• Regeln Sie die Prioritäten der Projekte
• Achten Sie auf die Abhängigkeiten zwischen den Projekten
• Sorgen Sie für eine vollständige Planung durch die Teamleiter:innen
• Organisieren Sie die Vorbereitung und Durchführung der Planungsrunden exakt
• Optimieren Sie mit einer dynamischen Grafik aus Projektbalken und Ressourcengrafiken
• Führen Sie das Thema Schritt für Schritt ein, um die Beteiligten nicht zu überlasten
• Geben Sie jeder Rolle das für ihre Aufgaben passende IT-Werkzeug

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Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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