Rollen im Projekt vorab bestimmen – der Workshop zur Rollenklärung und für Verantwortlichkeiten

Titel, Positionen und offizielle Rollen sollen innerhalb von Organisationen Klarheit schaffen. Das Problem: Im Multiprojektumfeld sind einzelne Mitarbeitende oft in wechselnden Funktionen unterwegs. Da ändern sich Rollen im Projekt und Aufgaben stetig. Zudem sind nicht allen Personen immer mit sämtlichen Rollen und Aufgabenbereichen vertraut. Daher ist es wichtig, noch vor Projektbeginn alle Rollen und Zuständigkeiten zu klären. Wie sich im Rahmen eines Workshops maximale Transparenz schaffen lässt, das lernen Sie in diesen Kapiteln:

• Probleme bei ungeklärten Rollen im Projekt
• Workshop zur Rollenklärung im Team: Was ist das Ziel?
• Der beste Zeitpunkt für den Workshop zur Rollenklärung
• Wer organisiert den Workshop und wie lange dauert er?
• Typischer Ablauf eines Workshops
• Schaffen Sie Transparenz
• Zusammenfassung: Rollen im Projekt
• Literaturempfehlungen und Weiterbildungen

Los geht’s!

Probleme bei ungeklärten Rollen im Projekt

In der Regel sind die Rollen im Projekt innerhalb von Organisationen klar definiert: Es gibt z.B. eine:n Projektleiter:in, Scrum Master oder ein Entwicklungsteam. Anhand der Bezeichnung der Rolle im Projekt sind also eigentlich auch die Aufgaben und Zuständigkeiten geklärt. Prinzipiell sollte also alles funktionieren – zumindest in der Theorie.

In der Praxis sieht das jedoch meist anders aus. Erfahrungsgemäß zeigt sich, dass die Aufgabenbereiche der Mitwirkenden so individuell sind wie auch die einzelnen Projekte. Dadurch kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen hinsichtlich Ziel oder Erwartung der Personen an ihre Funktion / Position / Rolle.

Ein weiteres Problem: Vor allem bei größeren Projekten treffen meist mehrere unterschiedliche Rollen diverser Unternehmen oder Auftraggeber:innen aufeinander. Spätestens hier kommt es dann zu Konflikten – sei es bei Absprachen, Aufgabenverteilungen oder in Sachen Kommunikation. Mit den gängigen Rollendefinitionen kommen Sie dann meist nicht weiter.

Schaffen Sie also gleich zu Beginn eines Projekts Klarheit bei allen Beteiligten – jeder sollte wissen: Was ist meine Erwartung an Kollegen in der Rolle XY?

Ein Beispiel: Vielleicht haben Sie ja auch ein Profil in einem Sozialen Netzwerk wie LinkedIn oder Facebook. Sicher kennen Sie dann auch die Kurzbeschreibung, unter der man z.B. Informationen zu seinem Job angibt. Im Groben lässt sich dadurch vielleicht Ihr Berufsbild umreißen, jedoch wird sich Ihr Aufgabengebiet sicher von Menschen mit der gleichen Berufsbezeichnung unterscheiden. Vielleicht haben auch Sie zu Beginn eines Projekts bestimmte Erwartungen an ein Teammitglied, ohne dass dieses sich dessen bewusst ist.

Unser Tipp: Gehen Sie, egal in welcher Rolle Sie sich befinden, nie „einfach nur von etwas aus“. Klären Sie alles immer genau ab und fragen Sie bei Unklarheiten ganz konkret nach.

Workshop zur Rollenklärung im Team: Was ist das Ziel?

Der Workshop zur Rollenklärung im Team soll folgende Fragen zu Beginn des Projekts klären:

• Jedes Team-Mitglied weiß, was er / sie selbst macht und wofür er / sie zuständig ist
• Jede:r weiß das auch von allen anderen im Team
• Die Team-Mitglieder kennen die Erwartungen der anderen an sie selbst in ihre Funktion / Rolle

Darüber hinaus können weitere Ziele sein:

• Aufdecken von Überschneidungen
• Definieren von Schnittstellen
• Aufdecken von Abstimmungsbedarf

Unser Tipp: Behalten Sie immer diese Kernfragen im Kopf: Wer macht was und welche Erwartungen haben andere an mich?

Der beste Zeitpunkt für den Workshop zur Rollenklärung

Wenn die Zusammenarbeit in Ihrem Team nicht funktioniert und Konflikte, Eskalationen oder Beschwerden auf der Tagesordnung stehen, dann kann Ihnen ein Workshop zur Rollenklärung weiterhelfen. Optimalerweise halten Sie ihn gleich zu Beginn der Zusammenarbeit im neuen Team ab. Auch bei einem Wechsel von einzelnen Team-Mitgliedern bietet sich der Workshop an.

Wer organisiert den Workshop und wie lange dauert er?

Sie wissen nun bereits: Einen Workshop zur Rollenklärung organisieren Sie am besten gleich zu Beginn eines Projekts. Deshalb ist es wichtig, rechtzeitig mit der Planung zu starten.

90 Minuten sollten Sie, je nach Teilnehmerzahl, für den Termin einplanen. Die Zeit kann hier auch abhängig von der Ausgangslage und der Größe des Projekts variieren. Planen Sie zudem mit mehreren Etappen, vor allem wenn Sie die Rollenklärung virtuell durchführen.

Nun brauchen Sie nur noch eine geeignete Räumlichkeit, in der alle Teilnehmenden Platz finden. Ausgestattet mit einer Flipchart o.ä. und einem Moderationskoffer kann es dann losgehen.

Einen Workshop zur Rollenklärung können Sie entweder selbst auf die Beine stellen oder auf eine professionelle externe Beratung zurückgreifen. Mehr Informationen dazu finden Sie am Ende des Artikels.

Ausschlaggebend ist, ob jemand in Ihrem Team die wichtige Rolle des/der Moderator:in übernehmen könnte. Erfahren Sie im nächsten Punkt mehr über deren Rolle und Aufgabe.

Die Moderation – Dreh- und Angelpunkt des Workshops

Der Moderator bzw. die Moderatorin übernimmt bei den gemeinsamen Terminen sicherlich die wichtigste Aufgabe. Er oder sie muss es schaffen, Vertrauen innerhalb der Gruppe aufzubauen, damit sich die Personen nach und nach öffnen. Sie werden gleich mehr dazu erfahren, warum ein ehrlicher Austausch innerhalb des Teams die Basis für eine erfolgreiche Rollenklärung ist.

Oft ist die Projektleitung aufgrund der Erfahrung in diesem Bereich die geeignetste Person, um die Moderation zu übernehmen. Je nach Auftrag, Team und Projekt können Sie die Rolle aber auch durch ein:e Expert:in oder extern besetzen. Dies gilt es, je nach Projekt, individuell zu entscheiden, gerade wenn Konflikte bestehen oder die Projektleitung auch inhaltlich als Expert:in mitwirkt. Eine gewisse Erfahrung in puncto Moderation ist jedoch unabdingbar.

Außerdem braucht die Person ein Verständnis dafür, wie ein Projektteam zusammenwirkt und welche Herausforderungen es gibt. In Einzel- und Gruppengesprächen lässt sich dann nach und nach  Vertrauen aufbauen, was die Basis für alle weiteren Punkte schafft.

Typischer Ablauf eines Workshops

In diesem Artikel gehen wir von einem klassischen Beispiel aus, bei dem zu Projektbeginn zwei Workshoptermine stattfinden:

• Workshop Teil 1: Rollen und Zuständigkeiten im Projekt klären
• Workshop Teil 2: Erwartungen und Spielregeln klären.

Im Vorfeld ist festzulegen, wer die Moderation übernimmt und was das Ziel des Workshops sein soll. Der Workshop sollte in jedem Fall angekündigt sein. Vergessen Sie hier nicht, kurz zu erläutern, weshalb der gemeinsame Termin stattfindet.

So könnte Ihre Agenda z.B. aussehen:

1. Einführung (Begrüßung, Agenda, ggf. Vorstellungsrunde)
2. Ziele und Erwartungen (an den Workshop)
3. Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt
4. Erwartungen (untereinander, an die Zusammenarbeit)
5. Zusammenfassung

Workshop Teil 1: Klärung der Zuständigkeiten und Rollen im Projekt

Im ersten Teil des Workshops werden die Zuständigkeiten und Rollen im Projekt geklärt. Es geht darum, Position und Aufgabengebiete von jedem Teammitglied im geplanten Projekt zu erfahren. Jede:r stellt sich nun also kurz mit ein paar Sätzen der Runde vor. Die Informationen werden von der  Moderation für alle sichtbar notiert (z.B. auf einem Flipchart).

Sicher fallen Ihnen nun die ersten Schnittstellen bei einigen Personen auf. Wo gibt es z.B. Überschneidungen? Ist irgendwo nicht genau klar, wer sich wie genau einbringt? Oder gibt es noch Punkte ohne Zuständigkeit?

Für den Moderierenden gilt es nun, Transparenz zu schaffen – so lange, bis für alle Beteiligten alle Fragen und Unklarheiten zu ihrer Rolle, Schnittstellen und Aufgaben geklärt sind. Alle Punkte der Gespräche hält die Moderation für alle visuell fest.

Orientieren Sie sich im ersten Teil des Workshops zur Rollenklärung an dieses Fragen:

• Was sind meine Aufgaben im Projekt?
• Welche Aufgaben haben meine Teammitglieder?
• Wer sind meine Ansprechpartner?

Unser Tipp: Wenn Punkte unklar sind, haken Sie immer nach. Ziel des Workshops ist es, wirklich alle Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen.

Workshop Teil 2: Erwartungen und Spielregeln

Im zweiten Workshop-Termin klären Sie nun die Erwartungen und Spielregeln. Hier lohnt es sich, wenn Sie zunächst einen Blick auf die gemeinsamen Schnittstellen werfen, die im vorangegangenen Meeting erarbeitet wurden. Probleme bei der Projektabwicklung entstehen meist daraus, dass die Zahnräder hier nicht optimal ineinander greifen. Nun sollen folgende Fragen geklärt werden:

• Welche Erwartungen habe ich an andere Teammitglieder bzw. haben andere Teammitglieder an mich?
• Wie wollen wir miteinander umgehen? (Spielregeln)
• usw.

Unser Tipp: Keine Frage ist zu banal. Beherzigen Sie das Sprichwort: „Besser zweimal fragen als einmal irregehen.“

Fassen Sie zum Abschluss des Workshops die Ergebnisse zusammen. Vergessen Sie nicht, diese im Anschluss per Mail an alle Teilnehmenden zu verschicken.

Schaffen Sie Transparenz

Die Aufgabe des/der Moderator:in ist es, zuerst auf theoretischer Ebene alle Rollen im Projekt zu klären. Trotzdem kann es gerade zu Beginn eines Projekts aber noch zu Unstimmigkeiten kommen. Diese gilt es dann, in persönlichen Gesprächen und in der Gruppe zu lösen.

In den Workshops soll allen anhand konkreter Beispiele klar werden, wie die praktische Umsetzung aussieht.

Unser Tipp: Fragen Sie als Moderator:in gezielt: Was heißt das jetzt konkret?

Der/die ein oder andere traut sich vielleicht nicht zuzugeben, dass Aufgaben nicht klar sind, Unterstützung benötigt wird oder gar Kompetenzen nicht ausreichen. Für eine optimale Rollenklärung ist Transparenz jedoch das A und O.

Schaffen Sie also von Beginn an Vertrauen im Team, indem Sie jedem den Raum geben, vorurteilsfrei Fragen stellen zu können bzw. Antworten zu erhalten. Einen ehrlichen Umgang miteinander aufzubauen, braucht sicherlich mehr Zeit als zwei Workshop-Termine. Zumal hier nicht selten Menschen aufeinandertreffen, die sich völlig fremd sind. Der Workshop kann jedoch die Basis bilden, auf der Sie dann weiter aufbauen können.

Zusammenfassung: Rollen im Projekt

Ein Workshop zur Rollenklärung kann Ihnen dabei helfen, Konflikte aus dem Weg zu schaffen und die Abstimmung untereinander im Team zu verbessern. Gerade zu Beginn eines neuen Projekts schafft er Klarheit und Transparenz über die Rolle jedes / jeder Einzelnen und räumt so lästige Stolpersteine aus dem Weg.

Literaturempfehlungen

• Barbara Langmaack „Einführung in die Themenzentrierte Interaktion TZI“
• Barbara Langmaack, Michael Braune-Kricke „Wie die Gruppe laufen lernt“
• Michéle Neuland „Neuland-Moderation“
• Angelika Collisi „Workshop Rollenklärung – Leitfaden für Planung und Moderation“

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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