Risikomanagement in Projekten – Wie Sie richtig vorgehen

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+++ Aufgaben bei aktivem Risikomanagement in Projekten +++ Risikoerkennung, Risikoanalyse und Risikomaßnahmen +++ Maßnahmen zur Risikobewältigung +++

Antje Lehmann-Benz, PMP, PMI-ACP, PSM

Es gibt viele Methoden für Risikomanagement in Projekten. Aber nur wenige von ihnen werden auch wirklich angewendet. Gleichzeitig spricht die Presse immer wieder von scheiternden Großprojekten.

Vielleicht erleben Sie auch im eigenen Projektalltag selbst Misserfolge, die sich mit besserem Risikomanagement vermeiden hätten lassen?

Worum geht es bei Risikomanagement überhaupt?

In diesem Artikel erfahren Sie einige Techniken aus dem Werkzeugkasten für Risikomanagement. Zudem finden Sie hier ein paar wichtige Tipps aus der Praxis, die Sie beachten sollten.

Zuerst aber starten wir mit der Betrachtung, warum Risikomanagement im Projekt überhaupt wichtig ist. Viel Spaß beim Lesen.

Definition Risiko im Projekt

Der weltweite Berufsverband Project Management Institute (PMI) definiert „Risiko“ als Ereignisse mit unsicherem Eintritt. Neben Bedrohungen bezieht dies folglich auch Chancen mit ein.

Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich begrenztes Unterfangen. Das heißt, es geht unweigerlich mit gewissen Risiken einher.

Wenn wir normalerweise von Risiken sprechen, meinen wir jedoch mögliche negative Ereignisse. Und dann gilt: Wer Projekte beginnt, nimmt gewisse Risiken in Kauf. Dies ist verbunden mit der Hoffnung auf Vorteile, die alles Negative auf Dauer überwiegen.

Soweit, so wichtig. Ohne Inkaufnahme gewisser Gefahren kein Gewinn. Allzu zaghaft dürfen Sie als ProjektmanagerIn aber nicht sein.

Definition Risikomanagement im Projekt

Risikomanagement soll die Chancen für das Erreichen der Projektziele erhöhen. Gleichzeitig sollen die Risiken für das Scheitern eines Projekts minimiert werden. Professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Vorgang. Dieser erfordert die ständige Überprüfung der Realitäten, Neubewertung und Anpassung von Maßnahmen und Plänen.

Folgende Risiken in Projekten sind etwa zu managen:

  • wirtschaftliche Verluste
  • Rufschäden des Unternehmens Gefahren für Leib und Leben von Nutzern eines Produkts
  • Zeitplanverschiebungen
  • Technische Probleme
  • Definition Projektumfang
  • Ressourcenknappheit
  • Qualitätsprobleme etc.

Allerdings kann im Projektalltag ganz schnell der umgekehrte Effekt eintreten: Mögliche folgenreiche Risiken bleiben unerkannt, werden vergessen, ignoriert. Lieber nicht darüber nachdenken, was alles passieren kann.

Kennen Sie das?

Die Praxis zeigt uns, dass das gefährlich ist – selbst wenn Risikomanagement nicht verpflichtend durch die Organisation vorgegeben ist. Gefährlich kann es etwa dann werden, wenn in einem Projekt Leib und Leben, monetäre Faktoren oder der Firmenruf auf dem Spiel stehen.

Gute Projektmanager versuchen daher immer, Risiken zu identifizieren und den Umgang mit ihnen zu planen. Der durchdachte Aufbau von Risikomanagement hilft, Projekte zum Erfolg zu führen.

Gute Projektmanager versuchen Risiken zu identifizieren und den Umgang mit ihnen zu planen.

Zu welchem Ausmaß Projektmanager Maßnahmen konkret umsetzen und für welche sie sich entscheiden, hängt unter anderem von der Branche und von der eigenen Unternehmenskultur ab.

Übrigens: Die mit einem Projekt verbundene Unsicherheit kann ebenfalls ein Risikofaktor sein.

Was bedeuten Risikohaltungen in Unternehmen für Projekte?

Sie können sich selbst fragen: Bin ich als ProjektmanagerIn eher:

  • risikoscheu (Risiken vermeidend)
  • risikotolerant (nicht besonders viel über Risiken nachdenkend)
  • risikoaffin (Risiken bewusst eingehend)?

Studien haben gezeigt, dass viele Projektmanager grundsätzlich eher risikoscheu sind – außer sie müssen ihr Projekt gerade durch eine Krise navigieren. Zeit- und Erfolgsdruck tun oft ihr Übriges dazu.

Prinzipiell spricht auch nichts dagegen, vorsichtig zu agieren. Aber die großen Chancen dürfen dadurch nicht einfach ausgelassen werden.

Besser ist es hingegen, die Risiken möglichst genau analysiert zu haben, bevor eine Entscheidung über den Umgang mit ihnen fällt.

Beispielsweise:

„Rollen wir die neue Software nur deshalb nicht jetzt unternehmensweit aus, weil wir uns über die Auswirkungen im Unklaren sind? Oder haben wir die Risiken dabei genau untersucht und einen entsprechenden Zeitplan erstellt – sprich, wissen wir, was wir tun?“

Unser Tipp: Machen Sie sich über Ihre eigene Risikohaltung und die Ihres Unternehmens bewusst. Das sollten Sie tun, bevor Sie Ihr Risikomanagement planen. Und kommunizieren Sie eventuelle Abweichungen zum Standardvorgehen aktiv und mit fundierter Begründung für die jeweilige Projektsituation.

Anforderungen an betriebliches Risikomanagement und Bedeutung in verschiedenen Branchen

Natürlich spielt bei Risikomanagement auch die Branche eine große Rolle. Stark regulierte und oft hoch riskante Umgebungen wie die Finanzbranche werden immer etwas vorsichtiger sein. Sie müssen auch von ihren Projektmanagern bestimmte Vorgehensweisen verlangen.

Branchen, in denen bei Projekten das Leben der Nutzer auf dem Spiel stehen könnte, wie etwa die Luftfahrt, die Automobil-, oder in einigen Fällen die Bauindustrie, gehen oft alleine schon deshalb mit einem kalkulierten Risikomanagement einher. Hier ist die Verantwortung so groß.

Auch Projekte mit großer Gefahr einer Rufschädigung für das eigene Unternehmen werden vorsichtiger durchgeführt als solche, bei denen der gute Ruf nicht unbedingt auf dem Spiel steht.

Was ist aktives Risikomanagement? Warum ist es wichtig?

Oftmals lauern unerwünschte Langzeiteffekte auch bei vermeintlich überschaubaren Projektrisiken im Verborgenen.

Zwei Beispiele:

  1. Eigentlich war das Projekt zur Neuentwicklung von Kundenzufriedenheitsumfragen keine große Sache. Aber später stellte sich heraus, dass wichtige Fragen vergessen wurden und Daten zur Auswertung fehlen…
  2. Das Formular erzeugt Fehler und mehr Frust als Freude bei den Kunden. Daher wenden sich diese vermehrt ab…

Solche Risiken hätten mit einer aufmerksameren Haltung im Voraus vielleicht doch vermieden werden können.

Deshalb gibt es Mittel und Methoden für effektives Risikomanagement. Mit deren Einsatz kann in manchen Fällen der Projekterfolg stehen oder fallen.

Was sind die Aufgaben bei aktivem Projektrisikomanagement?

Projektmanager, die mit Risiken professionell umgehen wollen, müssen zunächst einmal für einen vollen Werkzeugkasten sorgen. Einige der Techniken stellen wir an dieser Stelle vor.

1. Risikoerkennung

Zur Identifikation von Risiken brauchen wir Techniken, die kreative Denkprozesse anregen. Wir können unsere Projektdokumente prüfen, Meetings mit Stakeholdern und Experten oder Brainstorming-Sitzungen einberufen oder Checklisten erstellen.


Wenn das nicht ausreicht und der Verdacht besteht, einige wichtige Risiken könnten noch unerkannt sein, hilft vielleicht die Delphi-Methode: Bei der Delphi-Methode befragt der Projektmanager eine Gruppe von Experten unabhängig voneinander und anonym. Sollten sich die Antworten stark voneinander unterscheiden, werden sie allen mitgeteilt. Dies soll eine Diskussion ermöglichen. Das Vorgehen wird solange wiederholt, bis die Aussagen nicht mehr so sehr auseinandergehen.

Der Nutzen der Delphi-Methode: Hiermit können Sie sicherstellen, dass jeder offen seine Meinung äußert, niemand zu sehr beeinflusst wird und sich auch keiner zurückhält, weil etwa andere einen dominanten Eindruck machen.


Nominal Group Technique: Ähnliche Gründe gibt es, die Nominal Group Technique  zu verwenden: Das funktioniert wie Brainstorming. Aber anstatt dass jeder seine Ideen laut herausruft, schreibt er sie auf Zettel. Diese werden dann eingesammelt. So können Sie dafür sorgen, dass auch leisere Stimmen in ihrem Team Gehör finden.


SWOT-Analyse: Wenn Sie in einem Projekt mit hohen Unsicherheiten arbeiten und als Team Neuland betreten, lohnt sich vielleicht eine Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen (SWOT-Analyse). Anhand der vier Dimensionen überlegen Sie, worin Sie als Unternehmen oder als Projektteam gut sind und wo Sie noch Verbesserungspotential sehen. Daraus leiten Sie Risiken für Ihr Projekt ab.


„Pre-Mortem“ Ansatz: In agilen Projekten hat sich eine weitere interessante Übung bewährt: Beim „Pre-Mortem“ stellen sich Teams vor, ihr Projekt wäre bereits gescheitert und stellen sich die Frage, was passiert sein könnte und warum.

Im Gegensatz zum Post-Mortem, also der Projektobduktion nach dem Scheitern, tun sie dies bereits zu Projektbeginn. Daraus leiten sie dann Handlungsempfehlungen ab. Das soll den Misserfolg des Projektes möglichst verhindern.

Hirnforscher konnten nachweisen, dass der Perspektivenwechsel (wir stellen uns vor, wir wären bereits in der Zukunft und schauen zurück) dafür sorgt, dass die Beteiligten die Szenarien viel konkreter und kreativer durchspielen als bei reinem vorausschauendem Brainstorming.

Risikomanagement in Projekten bild 1

Bild: Fiktive Pre-Mortem-Übung für einen neuen Fernseher bei der Agile Game Night im Mai 2018 in München: Rote Einträge spielen Negativszenarien durch

Unser Tipp: Welche Methode Sie im Einzelfall auch verwenden: Am Ende sollten Sie ein Risikoregister, also eine Liste der erkannten Risiken in Ihrem Projekt, vor sich haben.

Rechnen Sie aber damit, dass es zu jedem Zeitpunkt immer noch unerkannte Risiken geben kann. Alles können Sie nicht vorhersehen. Nutzen Sie das Risikoregister-Dokument z.B. zur Kommunikation mit Stakeholdern. Oder nutzen Sie es, um die Gefahr zu verringern, Projektrisiken aus den Augen zu verlieren.

Vergessen Sie nicht, das Risikodokument in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu aktualisieren. Auch Strategien für jedes dieser Risiken sollten darin festgehalten werden.

Unser Tipp: Damit Sie nicht redundante Maßnahmen planen, lohnt sich eine Analyse der Grundursachen. Vielleicht finden Sie für einige Risiken eine gemeinsame Ursache, deren Bewältigung Sie dann angehen und so einige Risiken auf einmal behandeln können.

2. Risikoanalyse und Visualisierung

Ein nächster möglicher Schritt ist die qualitative Risikoanalyse.

Dabei werten und gewichten Sie die erkannten Risiken. So bestimmen Sie dann jeweils die Dringlichkeit, mögliche Auswirkungen und Priorität.

 

Qualitative Risikoanalyse beim Risikomanagement

Bild: Qualitative Risikoanalyse in einem Trenddiagramm: Welche Risiken bleiben konstant hoch und müssen am meisten im Blick behalten werden?

Die aus Ihrer Sicht größten Gefahren für ihr Projekt können Sie weiter analysieren.

Dafür gibt es einige detailliertere Diagrammtechniken wie:

  • Das Tornado-Diagramm für die Visualisierung der geschätzten Auswirkungen
  • Die Monte-Carlo-Simulation für das Durchspielen von Szenarien mit einem Zufallsgenerator
  • Entscheidungsbäume für die Eingrenzung möglicher Maßnahmen
T ornado-Diagramm beim Risikomanagement

Quantitative Risikoanalyse mit Tornado-Diagramm (in diesem Beispiel sind neben Bedrohungen auch mögliche Chancen aufgeführt)

  • Die Risiko-Matrix visualisiert die aktiven Risiken in einer farbigen Matrix von Auswirkung über Wahrscheinlichkeit. Die Risikotabelle vereinfacht die Kommunikation innerhalb des Projektteams. Dieses Werkzeug kann Ihnen auch gut helfen, um den Projektsponsoren oder dem Lenkungsausschuss die Risikosituation im Projekt anschaulich darzustellen. Die grafische Anzeige der Risiko-Matrix  unterstützt die Projektmanager dabei, Prioritäten zu setzen und Antwortstrategien auf die Risiken zu entwickeln, wie sie weiter unten beschrieben werden.
Risiko-Matrix im Risikomanagement

Eine Risiko-Matrix am Beispiel von TPG Risk Chart App zum einfacheren Kommunizieren von Projektrisiken

Monetäre Risikoanalyse für Rücklagenbildung

Besonders wichtig bei Risiken ist es, mögliche finanzielle Verluste im Blick zu behalten und gegebenenfalls abzufedern. Generell gibt es dafür die Möglichkeit, den monetären Erwartungswert von Risiken nach der folgenden Formel zu errechnen:

Monetären Erwartungswert = Wahrscheinlichkeit eines Risikos (%) * erwartete finanzielle Auswirkung.

Daraus können Sie mögliche Risikozuschläge ableiten, also für erkannte und analysierte Risiken eingerichtete Rücklagen.

Im Gegensatz dazu werden Reserven durch das Management allgemeiner für all das in der Hinterhand gehalten, was eintreten könnte und noch nicht erkannt wurde.

Unser Tipp: Je früher Sie einem Risiko im Projekt begegnen, desto kostengünstiger und wirksamer ist meist die Lösung. Kümmern Sie sich also schon zu Beginn um die Risikofragen, wenn ein Projekt eine hohe Wichtigkeit für Ihr Unternehmen hat.

3. Planung von Risikomaßnahmen bei Risikoakzeptanz

Rücklagen- und Reservenbildung sind Formen der aktiven Risikoakzeptanz. Der Eintritt des Risikos wird in Kauf genommen, aber nicht, ohne dafür vorzusorgen. Sollte das Risiko nicht eintreffen, werden die Rücklagen wieder freigegeben.

Welche Maßnahmen zur Risikobewältigung in Projekten gibt es?

Welche Art von Maßnahme sich für welches Projektrisiko eignet, ergibt sich aus der Analyse und den konkreten Möglichkeiten in einer Situation.

Häufige Typen von Risikomaßnahmen sind:

  • Vermeidung / Verhinderung (die Gefahr beseitigen oder umgehen)
  • Abmilderung (die Eintrittswahrscheinlichkeit oder das Schadensausmaß verringern)
  • Übertragung (Die Verantwortung an eine dritte Partei, wie eine Versicherung, übertragen)
  • Aktive Akzeptanz (Risikozuschläge und Reserven einrichten)
  • Passive Akzeptanz (nichts tun)
  • Eskalation (das Management um Hilfe bitten)

Passive Akzeptanz (reine Inkaufnahme ohne Handlung) kann bei manchen Risiken eine adäquate Reaktion sein. Andere benötigen vielleicht die Bereitstellung von Reserven, den Abschluss einer Versicherung, die Einbindung der Führungsetage oder weitere Maßnahmen.

Wichtig ist, dass Sie die Entscheidung über den Umgang mit Risiken auf einer durchdachten Basis fällen. Dafür müssen Sie die Risiken vorab erkennen, analysieren und beurteilen.

Und, fast noch wichtiger: Es reicht nicht, wenn Sie sich mit Risiken nur einmal zu Beginn des Projekts beschäftigen. Professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Vorgang, der ständige Überprüfung der Realitäten, Neubewertung und Anpassung von Maßnahmen und Plänen erfordert.

Unser Tipp: Machen Sie sich regelmäßig Gedanken über die möglichen Risiken in Ihren Projekten. Nur am Anfang reicht nicht! Für Risiken mit hohen Auswirkungen und hoher Eintrittswahrscheinlichkeit sollten Sie immer konkrete Maßnahmen geplant haben und diese offen kommunizieren. Und prüfen Sie auch regelmäßig, ob die Maßnahmen noch passen.

Zusammenfassung – Risikomanagement im Projektmanagement

In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum aktives Risikomanagement im Projekt von Nutzen ist und welche Gefahren es zu vermeiden hilft. Gefährlich kann es etwa dann werden, wenn in einem Projekt Leib und Leben, monetäre Faktoren oder der Firmenruf auf dem Spiel stehen.

Außerdem haben Sie einige Methoden zur Risikoidentifikation und Bewertung von Risiken kennengelernt, einschließlich agiler Techniken.

Professionelles Risikomanagement ist machbar, wenn Sie ein paar Tricks und Kniffe kennen. Und es lohnt sich: Wer ganz unabhängig von Branche und Risikofreudigkeit seine Risiken aktiv erkennt, analysiert und kommuniziert, kann in vielen Fällen mehr Projekterfolg für sich verbuchen.

Trauen Sie sich heran an dieses Thema! Es wird sich sicherlich für Sie auszahlen sobald ein Risiko von der Stufe der Theorie springt und plötzlich in der Realität eintrifft.

Können Sie zum Thema Risikomanagement etwas ergänzen? Womit haben Sie Bauchschmerzen? Gerne antworten wir auf Ihren Kommentar unten!


Antje Lehmann-Benz, PMP, PMI-ACP, PSM Expertin / Trainerin für Agile Methoden

Antje Lehmann-Benz, PMP, ist Trainerin für Projektmanagement mit besonderem Schwerpunkt auf agilen Themen und Scrum Seminaren. Außerdem hat sie Erfahrung in Software-Trainings (JIRA, Confluence) und -Beratung. Neben der Vermittlung von Frameworks und theoretischen Inhalten hat sie Erfahrung in der Anwendung von Agile Games und praktischen Übungen zur Vertiefung der gelernten Inhalte.

Als ausgebildete Expertin für Sprachen und Medien verfügt sie neben fünf Jahren Trainingserfahrung auch über 11 Jahre aktiver Erfahrung im Projektumfeld, davon fünf in agilen Umgebungen bei Großunternehmen wie Infineon und Bosch.

Sie ist zudem seit 11 Jahren im PMI Southern Germany Chapter e.V. aktiv in den Bereichen Kommunikation und Social Media u.a.

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