Risikomanagement im Projektmanagement – praktische Tipps, wie Sie es richtig durchführen

Es gibt viele Methoden für Risikomanagement im Projektmanagement-Umfeld. Aber nur wenige von ihnen sind auch wirklich in Anwendung. Gleichzeitig lesen Sie in der Presse immer mal wieder von scheiternden oder gescheiterten Großprojekten.

Vielleicht erleben auch Sie in Ihrem eigenen Projektalltag Misserfolge, die sich mit besserer Risikoanalyse im Projektmanagement und professionellerem Risikomanagement vermeiden hätten lassen?

In diesem Artikel erfahren Sie einige Techniken aus dem Werkzeugkasten für Risikomanagement im Projektmanagement-Umfeld. Zudem finden Sie wichtige Praxis-Tipps, die Sie beachten sollten für erfolgreichere Projekte. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Risikomanagement Definition
• Was sind beispielhafte Risiken in Projekten?
• Risikomanagement Beispiel
• Was sind die Risikohaltungen für Projekte?
• Risikomanagement Beispiel, Risikoanalyse und wichtige Aufgaben
• Risikomaßnahmen zur Risikobewältigung in Projekten
• Zusammenfassung – Risikomanagement im Projektmanagement

Zuerst aber starten wir mit der Definition von Risikomanagement und der Betrachtung, warum Risikomanagement im Projektmanagement überhaupt wichtig ist.

Viel Spaß beim Lesen.

Risikomanagement Definition

Risikomanagement ist eine Führungsaufgabe, im Rahmen derer die Risiken einer Organisation identifiziert, analysiert und später bewertet werden. Hierzu sind übergeordnete Ziele, Strategien und Politik der Organisation für das Risikomanagement festzulegen. Im Einzelnen betrifft dies die Festlegung von Kriterien, nach denen die Risiken eingestuft und bewertet werden, die Methoden der Risikoermittlung, die Verantwortlichkeiten bei Risikoentscheidungen, die Bereitstellung von Ressourcen zur Risikoabwehr, die interne und externe Kommunikation über die identifizierten Risiken sowie die Qualifikation des Personals für das Risikomanagement. (Quelle: wikipedia)

Der weltweite Berufsverband Project Management Institute (PMI) definiert „Risiko“ als Ereignis mit unsicherem Eintritt. Neben Bedrohungen bezieht dies folglich auch Chancen mit ein.

Das Risikomanagement im Projektmanagement soll die Chancen für das Erreichen der Projektziele erhöhen. Gleichzeitig sollen die Risiken für das Scheitern eines Projekts minimiert werden. Professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Vorgang. Dieser erfordert die ständige Überprüfung der Realitäten, Neubewertung und Anpassung von Maßnahmen und Plänen.

Was sind beispielhafte Risiken in Projekten?

Folgende Risiken im Projektumfeld sind etwa zu managen:

• Wirtschaftliche Verluste
• Rufschäden des Unternehmens
• Gefahren für Leib und Leben von Nutzern eines Produkts
• Zeitplanverschiebungen
• Technische Probleme
• Definition Projektumfang
• Ressourcenknappheit
• Qualitätsprobleme etc.

Allerdings kann im Projektalltag ganz schnell der umgekehrte Effekt eintreten: Mögliche folgenreiche Risiken bleiben unerkannt, werden vergessen, ignoriert. Lieber nicht darüber nachdenken, was alles passieren kann.

Kennen Sie das?

Die Praxis zeigt uns, dass das Ausblenden von Risiken im Projektumfeld gefährlich ist. Das gilt auch, wenn Risikomanagement im Projektmanagement nicht verpflichtend durch Ihre Organisation vorgegeben ist. Gefährlich kann es etwa dann werden, wenn in einem Projekt Leib und Leben, monetäre Faktoren oder der Firmenruf auf dem Spiel stehen.

Der durchdachte Aufbau von Risikomanagement im Projektmanagement hilft Ihnen, Ihre Projekte zum Erfolg zu führen.

Gute Projektmanager:innen versuchen Risiken zu identifizieren und den Umgang mit ihnen zu planen.

Zu welchem Ausmaß Projektmanager:innen Maßnahmen konkret umsetzen und für welche sie sich entscheiden, hängt unter anderem von der Branche und von der eigenen Unternehmenskultur ab.

Übrigens: Die mit einem Projekt verbundene Unsicherheit kann ebenfalls ein Risikofaktor sein.

Risikomanagement Beispiel

Oftmals lauern unerwünschte Langzeiteffekte auch bei vermeintlich überschaubaren Projektrisiken im Verborgenen. Hier zwei kurze Risikomanagement Beispiele:

• Beispiel 1: Eigentlich war das Projekt zur Neuentwicklung von Kundenzufriedenheitsumfragen keine große Sache. Aber später stellte sich heraus, dass wichtige Fragen vergessen wurden und jetzt Daten zur Auswertung fehlen…
• Beispiel 2: Das Online-Formular auf der Website erzeugt Fehler und mehr Frust als Freude bei den Kund:innen. Daher wenden sich diese vermehrt ab…

Durch Risikomanagement und eine aufmerksamere Haltung hätten solche Risiken im Voraus vielleicht vermieden werden können.

Deshalb gibt es Mittel und Methoden für effektives Risikomanagement. Mit deren Einsatz kann in manchen Fällen der Projekterfolg stehen oder fallen.

Was sind die Risikohaltungen für Projekte?

Sie können sich selbst fragen: Bin ich als Projektmanager:in eher:

• risikoscheu (Risiken vermeidend)
• risikotolerant (nicht besonders viel über Risiken nachdenkend)
• risikoaffin (Risiken bewusst eingehend)?

Studien haben gezeigt, dass viele Projektmanager:innen grundsätzlich eher risikoscheu sind – außer sie müssen ihr Projekt gerade durch eine Krise navigieren. Zeit- und Erfolgsdruck tun oft ihr Übriges dazu.

Prinzipiell spricht auch nichts dagegen, vorsichtig zu agieren. Aber die großen Chancen dürfen dadurch nicht einfach ausgelassen werden.

Besser ist es hingegen, wenn Sie die Risiken möglichst genau analysiert haben, bevor eine Entscheidung über den Umgang mit diesen fällt.

Beispiel: „Rollen wir die neue Software nur deshalb nicht jetzt unternehmensweit aus, weil wir uns über die Auswirkungen im Unklaren sind? Oder haben wir die Risiken dabei genau untersucht und einen entsprechenden Zeitplan erstellt – sprich, wissen wir, was wir tun?“

Unser Tipp: Machen Sie sich über Ihre eigene Risikohaltung und die Ihres Unternehmens bewusst. Das sollten Sie tun, bevor Sie Ihr Risikomanagement im Projektmanagement planen. Und kommunizieren Sie eventuelle Abweichungen zum Standardvorgehen aktiv und mit fundierter Begründung für die jeweilige Projektsituation.

Risikomanagement in verschiedenen Branchen

Natürlich spielt beim Risikomanagement im Projektmanagement auch die Branche eine große Rolle. Stark regulierte und oft hoch riskante Umgebungen, z.B. die Finanzbranche, werden immer etwas vorsichtiger sein. Sie müssen auch von ihren Projektmanager:innen bestimmte Vorgehensweisen verlangen.

Branchen, in denen bei Projekten und Produkten das Leben der Nutzer:innen auf dem Spiel stehen könnte, z.B. die Luftfahrt-, Automobil- oder auch die Bauindustrie, gehen oft alleine schon deshalb mit einem kalkulierten Risikomanagement einher. Hier ist die Verantwortung sehr hoch.

Auch Projekte mit großer Gefahr einer Rufschädigung für das eigene Unternehmen werden vorsichtiger durchgeführt als solche, bei denen der gute Ruf nicht unbedingt auf dem Spiel steht.

Risikomanagement Beispiel, Risikoanalyse und wichtige Aufgaben

Wenn Projektmanager:innen professionell mit Risiken umgehen wollen, dann müssen sie zunächst einmal für einen vollen Werkzeugkasten sorgen. Einige der Techniken lernen Sie im Folgenden kennen.

Aufgabe 1: Risikoerkennung

Zur Identifikation von Risiken brauchen Sie Techniken, die kreative Denkprozesse anregen. Sie können:

• Projektdokumente prüfen
• Meetings mit Stakeholdern und Expert:innen abhalten
• Brainstorming-Sitzungen einberufen
• Checklisten erstellen.

Wenn das nicht ausreicht und der Verdacht besteht, einige wichtige Risiken könnten noch unerkannt sein, hilft vielleicht die Delphi-Methode.

Bei der Delphi-Methode befragt die oder der Projektmanager:in eine Gruppe von Expert:innen unabhängig voneinander und anonym. Sollten sich die Antworten stark voneinander unterscheiden, werden sie allen mitgeteilt. Dies soll eine Diskussion ermöglichen. Das Vorgehen wird solange wiederholt, bis die Aussagen nicht mehr so sehr auseinandergehen.

Der Nutzen der Delphi-Methode: Hiermit können Sie sicherstellen, dass jede:r offen seine Meinung äußert, niemand zu sehr beeinflusst wird und sich auch keine:r zurückhält, weil etwa andere einen dominanten Eindruck machen.

Nominal Group Technique: Ähnliche Gründe gibt es, die Nominal Group Technique  zu verwenden: Das funktioniert wie Brainstorming. Aber, anstatt dass jede:r seine Ideen laut herausruft, schreibt er oder sie diese auf Zettel, welche dann eingesammelt werden. So können Sie dafür sorgen, dass auch leisere Stimmen in ihrem Team Gehör finden.

SWOT-Analyse: Wenn Sie in einem Projekt mit hohen Unsicherheiten arbeiten und als Team Neuland betreten, lohnt sich vielleicht eine Analyse der Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen (SWOT-Analyse). Anhand der vier Dimensionen überlegen Sie, worin Sie als Unternehmen oder als Projektteam gut sind und wo Sie noch Verbesserungspotential sehen. Daraus leiten Sie Risiken für Ihr Projekt ab.

„Pre-Mortem“ Ansatz: In agilen Projekten hat sich eine weitere interessante Übung bewährt: Beim „Pre-Mortem“ stellen sich Teams vor, ihr Projekt wäre bereits gescheitert und stellen sich die Frage, was passiert sein könnte und warum.

Im Gegensatz zum Post-Mortem, also der Projektobduktion nach dem Scheitern, tun sie dies bereits zu Projektbeginn. Daraus leiten sie dann Handlungsempfehlungen ab. Das soll den Misserfolg des Projektes möglichst verhindern.

Hirnforscher konnten nachweisen, dass der Perspektivenwechsel (wir stellen uns vor, wir wären bereits in der Zukunft und schauen zurück) dafür sorgt, dass die Beteiligten die Szenarien viel konkreter und kreativer durchspielen als bei reinem vorausschauendem Brainstorming.

Unser Tipp: Welche Methode Sie im Einzelfall auch verwenden: Am Ende sollten Sie ein Risikoregister, also eine Liste der erkannten Risiken in Ihrem Projekt, vor sich haben.

Rechnen Sie aber damit, dass es zu jedem Zeitpunkt immer noch unerkannte Risiken geben kann. Alles können Sie nicht vorhersehen. Nutzen Sie das Risikoregister-Dokument z.B. zur Kommunikation mit Stakeholdern. Oder nutzen Sie es, um die Gefahr zu verringern, Projektrisiken aus den Augen zu verlieren.

Vergessen Sie nicht, das Risikodokument in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu aktualisieren. Auch Strategien für jedes dieser Risiken sollten darin festgehalten werden.

Unser Tipp: Damit Sie nicht redundante Maßnahmen planen, lohnt sich im Risikomanagement eine Analyse der Grundursachen. Vielleicht finden Sie für einige Risiken eine gemeinsame Ursache, deren Bewältigung Sie dann angehen und so einige Risiken auf einmal behandeln können.

Aufgabe 2: Risikoanalyse im Projekt und deren Visualisierung

Ein nächster möglicher Schritt beim Risikomanagement ist die qualitative Risikoanalyse im Projektmanagement.

Wann macht man eine Risikoanalyse im Projektmanagement?

Die Risikoanalyse identifiziert Risiken und Chancen innerhalb eines Projekts. Dann bewertet und priorisiert sie diese. Die Analyse findet nach der Risikoerkennung statt und ist ein iterativer Prozess, der im gesamten Projektverlauf wiederholt wird. Eine effektive Risikoanalyse stellt alle Risiken, die den Erfolg eines Projekts bedrohen, für alle Projektbeteiligten transparent dar und erleichtert es damit, ein Projekt in risikoärmere Bahnen zu lenken.

Bei der Risikoanalyse im Projekt werten und gewichten Sie also die erkannten Risiken. So bestimmen Sie dann jeweils die Dringlichkeit, mögliche Auswirkungen und Priorität.

Die aus Ihrer Sicht größten Gefahren für ihr Projekt können Sie weiter analysieren.

Dafür gibt es einige detailliertere Diagrammtechniken wie:

• Das Tornado-Diagramm für die Visualisierung der geschätzten Auswirkungen
• Die Monte-Carlo-Simulation für das Durchspielen von Szenarien mit einem Zufallsgenerator
• Entscheidungsbäume für die Eingrenzung möglicher Maßnahmen

• Mit einer Risiko-Matrix visualisieren Sie die aktiven Risiken in einer farbigen Matrix von Auswirkung über Wahrscheinlichkeit. Die Risikotabelle vereinfacht Ihnen die Kommunikation innerhalb des Projektteams. Dieses Werkzeug kann Ihnen auch gut helfen, um den Projektsponsoren oder dem Lenkungsausschuss die Risikosituation im Projekt anschaulich darzustellen. Die grafische Anzeige der Risiko-Matrix unterstützt die Projektmanager:innen dabei, Prioritäten zu setzen und Antwortstrategien auf die Risiken zu entwickeln, wie sie weiter unten beschrieben werden.

Monetäre Risikoanalyse für Rücklagenbildung

Besonders wichtig bei Risiken ist es, mögliche finanzielle Verluste im Blick zu behalten und gegebenenfalls abzufedern. Generell gibt es dafür die Möglichkeit, den monetären Erwartungswert von Risiken nach der folgenden Formel zu errechnen. Dafür gibt es die monetäre Risikoanalyse im Projektmanagement:

Monetären Erwartungswert = Wahrscheinlichkeit eines Risikos (%) * erwartete finanzielle Auswirkung.

Daraus können Sie mögliche Risikozuschläge ableiten, also für erkannte und analysierte Risiken eingerichtete Rücklagen.

Im Gegensatz dazu werden Reserven durch das Management allgemeiner für all das in der Hinterhand gehalten, was eintreten könnte und noch nicht erkannt wurde.

Unser Tipp: Je früher Sie durch die Risikoanalyse als Teil des Risikomanagements einem Risiko im Projekt begegnen, desto kostengünstiger und wirksamer ist meist die Lösung. Kümmern Sie sich also schon zu Beginn um die Risikofragen, wenn ein Projekt eine hohe Wichtigkeit für Ihr Unternehmen hat.

Aufgabe 3: Planung von Risikomaßnahmen bei Risikoakzeptanz

Rücklagen- und Reservenbildung sind Formen der aktiven Risikoakzeptanz. Der Eintritt des Risikos wird in Kauf genommen, aber nicht, ohne dafür vorzusorgen. Sollte das Risiko nicht eintreffen, werden die Rücklagen wieder freigegeben.

Risikomaßnahmen zur Risikobewältigung in Projekten

Welche Art von Maßnahme sich beim Risikomanagement im Projektmanagement für welches Projektrisiko eignet, ergibt sich aus der Analyse und den konkreten Möglichkeiten in einer Situation.

Häufige Typen von Risikomaßnahmen sind:

• Vermeidung / Verhinderung (die Gefahr beseitigen oder umgehen)
• Abmilderung (die Eintrittswahrscheinlichkeit oder das Schadensausmaß verringern)
• Übertragung (Die Verantwortung an eine dritte Partei, wie eine Versicherung, übertragen)
• Aktive Akzeptanz (Risikozuschläge und Reserven einrichten)
• Passive Akzeptanz (nichts tun)
• Eskalation (das Management um Hilfe bitten)

Passive Akzeptanz (reine Inkaufnahme ohne Handlung) kann für Sie bei manchen Risiken eine adäquate Reaktion sein. Bei anderen benötigen Sie vielleicht die Bereitstellung von Reserven, den Abschluss einer Versicherung, die Einbindung Ihrer Führungsetage oder weitere Maßnahmen.

Wichtig ist, dass Sie die Entscheidung über den Umgang mit Risiken auf einer durchdachten Basis fällen. Dafür müssen Sie die Risiken vorab erkennen, analysieren und beurteilen – also Risikomanagement leben!

Und, fast noch wichtiger: Es reicht nicht, wenn Sie sich mit Risiken nur einmal zu Beginn des Projekts beschäftigen. Professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Vorgang, der ständige Überprüfung der Realitäten, Neubewertung und Anpassung von Maßnahmen und Plänen erfordert.

Unser Tipp: Machen Sie sich regelmäßig Gedanken über die möglichen Risiken in Ihren Projekten. Nur am Anfang reicht nicht! Für Risiken mit hohen Auswirkungen und hoher Eintrittswahrscheinlichkeit sollten Sie immer konkrete Maßnahmen geplant haben und diese offen kommunizieren. Und prüfen Sie auch regelmäßig, ob die Maßnahmen noch passen.

Zusammenfassung – Risikomanagement im Projektmanagement

In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum aktives Risikomanagement im Projekt von Nutzen ist und welche Gefahren es zu vermeiden hilft. Gefährlich kann es etwa dann werden, wenn in einem Projekt Leib und Leben, monetäre Faktoren oder der Firmenruf auf dem Spiel stehen.

Außerdem haben Sie einige Methoden zur Risikoidentifikation und Bewertung von Risiken kennengelernt, einschließlich agiler Techniken.

Professionelles Risikomanagement im Projektmanagement ist machbar, wenn Sie ein paar Tricks und Kniffe kennen. Und es lohnt sich: Wenn Sie ganz unabhängig von Branche und Risikofreudigkeit Ihre Risiken aktiv erkennen, analysieren und kommunizieren, dann können Sie in vielen Fällen mehr Projekterfolg für sich verbuchen.

Trauen Sie sich heran an dieses Thema! Es wird sich sofort für Sie auszahlen, wenn ein theoretisches Risiko plötzlich zur Realität wird.

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über die Autorin:
Antje Lehmann-Benz, PMP, PMI-ACP, PSM

Antje Lehmann-Benz, PMP, ist Trainerin für Projektmanagement mit einem besonderen Schwerpunkt auf agilen Themen und Scrum Seminaren. Außerdem hat sie Erfahrung in Software-Trainings (JIRA, Confluence) und -Beratung. Neben der Vermittlung von Frameworks und theoretischen Inhalten hat sie Erfahrung in der Anwendung von Agile Games und praktischen Übungen zur Vertiefung der gelernten Inhalte.

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