Ressourcenplanung im Projektmanagement – Herausforderung für PMO, Projekt und Linie

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+++ Prios und Prozesse definieren: So klappt Ihre strategische und taktische Ressourcenplanung +++

Von Johann Strasser

Das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement ist eine große Herausforderung: Die Projekte fordern ausreichend Mitarbeiter, auch wenn nicht alles planmäßig läuft. Die Teamleiter bzw. Chefs dieser Mitarbeiter beschweren sich über ständig neue Anforderungen.

Und das PMO soll es richten. Gänzlich auflösen wird das PMO diesen Ressourcenkonflikt nie, doch es hat tatsächlich Möglichkeiten, ihn durch ein strategie- und zielorientiertes Vorgehen weitgehend zu entschärfen.

Eines vorab: Es gibt bei dem Thema „Ressourcenwettbewerb“ keine Patentlösung und es wird immer „menscheln“. Doch es gibt zwei Zauberworte für eine konfliktarme, an den Unternehmenszielen orientierte Ressourcenplanung: „Priorisierung“ und „Abstimmungsprozesse“.

Um diese möglichst gut zu gestalten, ist es sinnvoll sich erst einmal vor Augen zu führen, um welche Projekte es konkret geht.

Einfluss der Projektarten auf die Priorisierung

Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Individuelle Priorisierung in verschiedenen Bereichen

Wenn Sie ein Portfolio von Entwicklungsprojekten verantworten und Ihr Ressourcengebirge selbst formen, sind Sie in einer relativ komfortablen Ausgangslage. Es liegt an Ihnen, Rationalität und Nachvollziehbarkeit bei der Priorisierung herzustellen.

Extra Download: Das sind die 3 wichtigen Erfolgsfaktoren für die taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Bei Auftragsprojekten sieht es anders aus: Anfragen, Absagen und Zusagen kommen ungesteuert herein, man muss mit vagen Prognosen arbeiten und jeder Kunde will der König sein. Wenn Sie eine solche Sales-Pipeline verantworten, müssen Sie mit Wahrscheinlichkeiten umgehen und die Planung immer wieder der Auftragslage anpassen.

Interne Unternehmensprojekte sind wie jeder andere Kundenauftrag zu behandeln. Erleichternd: Es wirken weniger Beteiligte an der Priorisierung mit. Erschwerend: Diese internen Projekte sind tendenziell die ersten, die bei Ressourcenknappheit verschoben werden.

Empfehlung: Machen Sie sich klar, mit welcher der genannten Projektarten Sie es zu tun haben und welche typischen Herausforderungen damit verbunden sind.

Prozesszyklen in der Planung und Steuerung

Sind die Teamleiter Tag für Tag mit neuen Ressourcenanforderungen aus den Projekten konfrontiert und sollen darauf schnell reagieren, gibt es für niemanden Planungssicherheit: Die Teamleiter können keine Aussage über die Verfügbarkeit ihres Teams treffen.

Die Projektleiter wissen nie, ob Zusagen tatsächlich eingehalten werden oder ein höher priorisiertes Projekt von heute auf morgen Vorrang bekommt.

Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Einhaltung der Prozesszyklen in der Planung und Steuerung

Wie lässt sich eine systematische, an den Unternehmenszielen orientierte, übergeordnete Ressourcenplanung sicherstellen?

Folgende Prozesse gehören zum Pflichtprogramm:

  • Statusmeldung der Mitarbeiter (Zeit, Ergebnisse), damit die verantwortlichen Projektmanager wissen, wer woran gearbeitet hat, möglichst wöchentlich.
  • Team-Statusmeetings, in die diese Statusmeldungen der Mitarbeiter einfließen, Probleme und Eskalationen besprochen werden, ebenfalls wöchentlich.
  • Wenn nötig, Ressourcenabstimmungen zwischen Projektleiter und Teamleiter im 2-wöchentlichen Rhythmus.

Teamleiter haben oft mit unterschiedlichen Projektleitern Absprachen zu treffen. Die Anfragen aus den Projekten sollten sie also keinesfalls unstrukturiert erreichen. Vereinbarte, verlässliche Prozesse sind für alle Beteiligten unverzichtbar.

  • Budget- und Strategiemeetings zum Nachziehen der Finanzplanung sowie eventuelle Neupriorisierungen auf Unternehmensebene quartalsweise.
  • Portfoliomeeting zur Priorisierung bei Ressourcenkonflikten, im monatlichen Rhythmus.

Wenn es Entscheidungsbedarf gibt, muss der Prozess der Ressourcenplanung und -abstimmung geregelt ablaufen. Vorgehen und Regeln müssen allen bekannt sein.

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Voraussetzungen für die strategische Ressourcenplanung im Projektmanagement

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein, um die Ressourcenverfügbarkeit für die Projekte zu klären und sicherzustellen:

  • Erste Voraussetzung für realistische Ergebnisse ist das Rechnen mit tatsächlichen Verfügbarkeiten! Ziehen Sie ausreichend Zeiten für Linienaufgaben, Feiertage, Urlaube, Weiterbildung etc. ab!
  • Zweite Voraussetzung ist die Vollständigkeit der Kapazitätsanforderungen für laufende und neue Projekte in der Portfolioplanung.
  • Dritte Voraussetzung ist die Verdichtung der Kapazitätsanforderungen auf Ebene der benötigten Skills oder Teams.
  • Zudem muss bei der Portfolioplanung die Freigabe der vorhandenen Kapazitäten für Projekte mit höchster Priorität Vorrang haben.
  • Kapazitätsengpässe werden durch Verschieben der Projekte mit niedrigeren Prioritäten und/oder Beschaffen von fehlenden Kapazitäten behoben.

In einem dynamischen Umfeld ist das natürlich kein einmaliger Prozess. Es wird immer wieder die Situation geben, dass die Ressourcen nicht reichen und neu verteilt werden müssen.

Bei 10 oder 20 Projekten im Unternehmen geht das noch händisch, bei 30 wird es schwierig, bei mehreren 100 ist strategische Ressourcenplanung ohne Toolunterstützung unmöglich.

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Ressourcenplanung in der Praxis

Jede Ressourcenplanung fängt damit an, dass die einzelnen Projekt- und Teamleiter ihre eigene Planung so realistisch wie möglich aufsetzen. Im Zuge dieser Planung können sie für ihren jeweiligen Bereich Engpässe bereits dadurch reduzieren oder gar vermeiden, indem sie ihre Vorhaben auf der Zeitachse strategisch platzieren. Nicht alles muss sofort beginnen!

Operative Ressourcenplanung in Linien- und Matrixorganisation

Für die Ressourcenplanung der Projekte macht es einen deutlichen Unterschied, ob Sie sich in einer klassischen Linienorganisation oder einer Matrixorganisation bewegen.

Planung in der Linienorganisation

Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Ressourcenplanung in der Linie

In der Linienorganisation liefern Ihnen die Abteilungen bzw. Teams Ergebnisse. D.h., im Projekt erfolgt i.d.R. nur die Grobplanung: Was wird wann benötigt?

Die Detailplanung liegt in der Linie: Wer arbeitet wann mit welchem Aufwand für welches Ergebnis?

Der Ressourcenbesitzer ist zugleich der Ressourcenplaner. Er nennt Liefertermine und Aufwände. Die Daten werden in das Projektplanungstool eingegeben.

Aus Sicht der Projektleiter ist diese Variante die einfachere, aber sie ist wenig agil: Wenn sich im Projekt z.B. wegen Störungen oder neuen Anforderungen die Prioritäten ändern, bestehen nur wenig Möglichkeiten, die Ressourcen entsprechend umzuplanen.

Planung in der Matrixorganisation

Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Ressourcenplanung in der Matrix

In der Matrixorganisation reservieren sich die Projektleiter Ressourcen aus den Teams.

In Teams gibt es eine Grobplanung: Wer ist wann in welchem Projekt im Einsatz?

Die Detailplanung erfolgt im Projekt: Wer macht wann was? Herausforderung für die Teamleiter: Sie haben oft viele Anfragen und müssen entscheiden.

Insbesondere, wenn sich dann in einem Projekt etwas ändert, gilt es, die Bedürfnisse abzuwägen.

Das Dilemma der Personenplanung in der Matrixorganisation und sein Lösungsansatz

Ausgangslage

  • In der Matrixorganisation haben die Projektleiter Zugriff auf den Ressourcenpool und verplanen Mitarbeiter aus verschiedenen Teams für ihre Projekte.
  • Teamleiter verplanen die Mitarbeiter ihres Teams für Linientätigkeiten, aber auch für Fortbildung, Urlaub etc.
  • Die Summe beider Planungen ergibt die Gesamtauslastung.

Problem

  • Die Projektleiter kennen die tatsächliche Verfügbarkeit der Ressourcen nicht.
  • Die Teamleiter haben nicht den vollen Überblick über die Ressourcenauslastung ihrer Teammitglieder. Sie sehen nicht, wie diese aktuell in den Projekten verplant sind.
  • Änderungen in einer Projektplanung führen direkt zu Konflikten – mit der internen Planung des Teamleiters, aber auch mit den in anderen Projekten.

Lösungsansatz

  • Die Projektleiter melden bei den Teams ihren Ressourcenbedarf auf Projektebene an.
  • Die Teamleiter gleichen die Anforderungen ab, entscheiden bzw. führen Entscheidungen herbei und sichern den Projekten Ressourcen für vereinbarte Zeiteinheiten (z.B. pro Monat) verbindlich zu.
  • Differenzen durch geänderte Anforderungen werden in regelmäßigen Iterationen der Ressourcenplanung analysiert und abgestimmt.

Es ist unschwer zu erkennen, dass für diesen Lösungsansatz eine ganze Menge an Daten erfasst, geteilt und aktualisiert werden müssen. In vielen Unternehmen existieren auf Projektseite zwar oft leistungsfähige Lösungen für Projekt- und Ressourcenmanagement.

Allerdings arbeiten die für die Ressourcen  verantwortlichen Teamleiter oft mit selbst erstellten Exceltabellen. Zwischen diesen beiden Welten findet kein Datenaustausch statt, der das Kommunikationsproblem unterstützen könnte. Diese Herausforderung gilt es zu meistern.

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Projekt-, Programm-, Portfolio-, und Ressourcenmanagement

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