Ressourcenmanagement einführen – so geht’s schnell und erfolgreich in 6 klaren Schritten

Sie wollen ein professionelles Ressourcenmanagement einführen, um zügig die Einplanung zu optimieren, auftretende Konflikte rechtzeitig zu erkennen und diese schnell zu lösen? Dann sind Sie bei diesem Artikel genau richtig. Mit den folgenden praktischen Tipps sollten auch Sie – z.B. in der Rolle als PMO – schnell zum Ziel kommen.

Diese Kapitel warten auf Sie:

• Ist Ressourcenplanung wirklich so kompliziert?
• Warum mit den Teamleitenden starten?
• In 6 Schritten Ressourcenplanung einführen
  • Schritt 1: Predigen Sie den Nutzen
  • Schritt 2: Planen Sie ein erstes repräsentatives Team
  • Schritt 3: Führen Sie die erste Planungsrunde durch
  • Schritt 4: Führen Sie einen taktvollen Abstimmungsprozess ein
  • Schritt 5: Regelbetrieb und Optimierung der Teamplanung
  • Schritt 6: Einführen und Optimieren der Projektplanung
• Zusammenfassung – Ressourcenmanagement einführen

Steigen wir ein.

Ist Ressourcenplanung wirklich so kompliziert?

Ressourcenplanung im Projektmanagement wird oft als kompliziert gesehen, weil:

• Projektleiter:innen selbst oft nicht so genau planen können, wann genau wer im Projekt wirklich gebraucht wird und
• die Verfügbarkeit vor allem von internen Mitarbeitenden oft unabsehbar ist.

Zudem wird meist von Folgendem ausgegangen: um die Projekte und Tätigkeiten überhaupt richtig zuteilen zu können, ist die Übersicht nötig, wer wann woran arbeitet. Dafür ist als Basis zuerst eine gute Projektplanung nötig, oder?

Nein, das stimmt so nicht!

Sie können auch zuerst eine funktionierende Ressourcenplanung auf dem Weg über die Teamleitenden einführen. Und das muss nicht kompliziert sein, wenn Sie so vorgehen, wie folgend beschrieben. Unserer Erfahrung nach können Sie das Ziel schon in ca. zwei Monaten erreichen.

Warum mit den Teamleitenden starten?

Die folgende Grafik zeigt den Unterschied: Mit der vollständigen Gesamtplanung der Ressourcen durch die Teamleitenden kommen Sie deutlich schneller ans Ziel. Die detaillierte – aber in Summe unvollständige – Ressourcenplanung aus den Projekten braucht deutlich länger.

Wieso kommt es zu diesem eklatanten zeitlichen Unterschied? Hier die wichtigsten Gründe:

• Beim Einführen von Projektmanagement müssen Sie einige Prozesse und Methoden mehr etablieren, als sie für das taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt- und Teamleitenden nötig sind.
• Die Anzahl der Projektleiter:innen ist in der Regel höher als die der Teamleiter:innen. So dauert schon deren Ausbildung länger. Außerdem müssen diese viel mehr Arbeit in ihre detaillierte Projektplanung stecken als Teamleitenden in die eigenen Übersichten zur Teamplanung.
• Projekte haben einen Anfang und ein Ende, die Teamplanung läuft ohne Start und Ende Monat für Monat.
• Bei bald abgeschlossenen Projekten lohnt es sich nicht, noch mit einem neuen System anzufangen. Daher werden nur langlaufende und neue Projekte in das System übernommen.

Aus diesen Gründen wird es viele Monate dauern, bis Sie aus der Planung vieler Projektleiter:innen endlich eine Übersicht der Ressourcenauslastung bekommen. Und dann beinhaltet diese auch nur die Projekttätigkeiten, nicht aber Linientätigkeiten und Abwesenheiten, die ebenfalls die Kapazität vermindern.

Tätigkeiten außerhalb von Projekten werden hier nicht berücksichtigt

Vollständig ist die Ressourcenauslastung bei der Herangehensweise über die Projektleitenden also noch lange nicht. Doch genau darauf kommt es an. Denn nur eine vollständige Ressourcenübersicht ist brauchbar. Und die bekommen Sie eigentlich ganz einfach von den Teamleiter:innen.

Sie können jederzeit mit einer vollständigen Ressourcenplanung in Ihren Teams beginnen. Dabei sollten Sie, neben Abwesenheiten und Linientätigkeiten, alle Projekte mindestens grob auf oberster Ebene berücksichtigen.

Auch ohne Kenntnis aller Details auf Ebene der Projektvorgänge sollte es Ihnen so möglich sein, den Projekten Personen mit einem Kontingent an Stunden pro Monat zuzusichern.

Unser Tipp: Eine Ressourcenübersicht ist nur dann brauchbar, wenn sie vollständig ist. Und die Teamleitenden können Ihnen diese eigentlich ganz einfach zur Verfügung stellen.

Die Teamleitung kennen die Aufgaben ihrer Teammitglieder

Teamleitende wissen normalerweise, womit ihre Teammitglieder beschäftigt sind. Zumindest wissen sie:

• in welchen Projekten diese stecken
• wann sie abwesend sind und
• was sie z.B. als Linientätigkeiten noch zu tun haben

Ohne eine geeignete Übersicht kann eine Teamleiterin oder ein Teamleiter nur schwer erklären, dass eine neue Projektanfrage leider keinen Platz in der derzeitigen Auslastung des Teams findet. Dabei ist das in der Regel einer der wichtigsten Gründe, warum Ressourcenplanung überhaupt eingeführt werden soll.

Um die Fragen der Verfügbarkeit zu beantworten, brauchen Teamleitende nicht die perfekte und detaillierte Planung. In erster Linie nutzen sie dazu eine vollständige Übersicht aller Ressourcen mit deren Tätigkeiten. Haben Sie auf diese Fragen einigermaßen genaue Antworten, so haben Sie damit deutlich mehr gewonnen, als wenn Sie definitiv falsch antworten.

Es ist ein großer, aber vermeidbarer Fehler, wenn Zusagen ausgesprochen werden, die sich nicht halten lassen. Das liegt meist daran, dass Tätigkeiten in der Auslastung nicht berücksichtigt wurden.

Abgesehen davon schwanken – bis auf den Urlaub und ein paar Regelmeetings – so gut wie alle Planungen der Teamleitenden. Denn sie basieren in der Regel auf Schätzungen.

Der große Unterschied liegt darin:

• Haben Mitarbeitende keine Zeit für Projekte, weil sie an Dingen arbeiten, die der Teamleitung unbekannt waren? Das ist ungut.
• Oder dauern bekannte Tätigkeiten einfach länger als angenommen? Das ist leichter zu begründen.

Unser Tipp: Was Sie zuerst benötigen, ist eine vollständige Ressourcenplanung, keine perfekte. Erst durch die Vollständigkeit wird diese wirklich brauchbar. Unschärfen können Sie in weiteren Schritten später verbessern.

In 6 Schritten Ressourcenplanung einführen

So viel zu den Hintergründen. Jetzt erfahren Sie, wie Sie bei der Einführung über die Teamleitenden vorgehen.

Schritt 1: Predigen Sie den Nutzen

Um die Teamleitenden von der Sinnhaftigkeit eines zentralen Systems zur Ressourcenplanung im Projektmanagement zu überzeugen, sollten Sie dessen Nutzen herausstellen. Dieser ist:

• Entscheidende bekommen Auslastungsübersichten aller Teams. Diese sind in der Regel aggregiert. Mit der Möglichkeit des „Drill-down“ bis in jedes Team hinein haben die Entscheidenden aber alle nötigen Details für fundierte Entscheidungen zur Verfügung.
• Teamleitende bekommen valide Auslastungsübersichten. Diese ermöglichen es ihnen, ihr Team optimal auszulasten, ohne es zu überlasten.
• Projektleitende bekommen verlässlichere Zusagen zur Verfügbarkeit von geeigneten Ressourcen (in der Matrixorganisation) oder über Liefertermine von Ergebnissen (in der Linienorganisation).

Sehr wichtig ist auch die frühzeitige Abstimmung mit dem Betriebsrat. Dieser könnte die Möglichkeit der Überwachung von Mitarbeitenden vermuten. Das sollte aber eigentlich keine Probleme verursachen, denn:

• Die Nutzer:innen der Planungsdaten sind die Teamleitenden.
• Diese sind die unmittelbar vorgesetzten Personen, die zum Wohle ihrer Mitarbeitenden eine bessere Auslastung planen können.
• Zudem sollen Überlasten dadurch vermieden werden.

Das sollte als klarer Vorteil überzeugen.

Unser Tipp: Machen Sie betroffene Personen zu Fürsprechern, die Sie beim Marketing für die Einführung einer Lösung für taktische Ressourcenplanung unterstützen. Und seien Sie sich bewusst, dass nicht alle Teamleitenden die künftige Transparenz gut finden werden.

Schritt 2: Planen Sie ein erstes repräsentatives Team

Wenn Änderungen anstehen, dann sollten Sie zuerst betrachten, was in welchen Bereichen bisher funktioniert hat. Was haben die Teamleitenden bisher schon wie genau geplant?

Finden Sie die Methoden und Daten heraus, die sich bewährt haben. Dann übernehmen Sie diese.

Suchen Sie Teamleitende als Fürsprecher:innen

Identifizieren Sie ein bekanntes, gut strukturiertes Team. Dessen Teamleitung sollte als Fürsprecher:in dazu gewillt sein, sich für Ihr Vorhaben einzusetzen. Sie brauchen eine Vorlage, an der sich alle orientieren können. Idealerweise erstellen Sie diese nicht erst in Excel, sondern gleich im passenden Teamleiter-Tool Ihrer Wahl. Damit zeigen Sie den Kolleginnen und Kollegen gleich den richtigen Weg.

Legen Sie die Granularität der Planung fest

Legen Sie die Granularität der Planung in Wochen oder Monaten fest. Quartale sind meist zu grob, Tage fast immer zu fein. Dies hängt in erster Linie von der Dauer der Aufgaben und dem Planungstakt ab.

Stunden sind immer unmissverständlich. Tage hingegen können bei Teilzeitangestellten schon Fragen aufwerfen, wie diese zu verstehen sind. Dies versucht man mit FTEs (Full Time Equivalents) zu umgehen, aber auch das muss erklärt werden.

Erfassen Sie Tätigkeiten und Kategorien

• Definieren Sie die Zeilen für Abwesenheiten. Diese sind im einfachsten Fall Urlaub und Sonstiges. Krankheit darf in der Regel nicht angegeben werden. Hier ist der Betriebsrat besonders wachsam.
• Legen Sie die Zeilen für allgemeine Linientätigkeiten pro Team fest, die für die überwiegende Anzahl an Teammitgliedern zutreffend sind. Dies können Tätigkeiten wie Teammeetings, Weiterbildung, Presales, Support usw. sein. Diese Zeilen werden im Tool für alle Teammitglieder gepflegt.
• Identifizieren Sie die individuellen Linientätigkeiten der einzelnen Personen im Team. Das sind Tätigkeiten, die sich im Laufe der Zeit, im Gegensatz zu den allgemeinen Linientätigkeiten, ändern. Und sie dürfen nicht die Zuarbeit innerhalb von Projekten betreffen.
• Erfassen Sie Projekte, an denen Ihre Mitarbeitenden beschäftigt sind, vorerst als Einzeiler. Wenn Sie keine verwertbaren Planungsdaten aus den Projekten haben, dann starten Sie im ersten Wurf mit dem Kenntnisstand der Teamleiter und der Mitarbeitenden.

Und nochmals: Achten Sie speziell auf die Vollständigkeit der Tätigkeiten, nicht so sehr auf die Genauigkeit in der Ressourcenplanung. Es ist viel wichtiger, einen ungefähren Überblick darüber zu gewinnen, in welchen Projekten überhaupt gearbeitet wird.

Problematisch ist, wenn Sie von einigen Projekten einzelne Aufgaben detailliert planen und andere dafür überhaupt nicht berücksichtigen, nur weil vielleicht einige Details unbekannt sind.

Unser Tipp: Achten Sie auf die Vollständigkeit der erfassten Tätigkeiten, nicht auf die Genauigkeit Ihrer Planung. Wichtig ist, zuerst mal ein vollständiges Bild zu erhalten. Sonst haben Sie eine unbekannte Fehlergröße in der Planung und diese ist für die zuverlässige Ressourcenplanung nicht brauchbar.

Davon ausgehend können Sie Abstimmungsprozesse mit den Projektleitenden etablieren. So stehen diese Prozesse von Anfang an auf einem besseren Fundament.

Binden Sie die Projektleitenden ein

Sie müssen nicht alle Projektleiterinnen und Projektleiter auf einmal einbinden. Manche Projekte laufen gerade aus und es lohnt sich nicht mehr, diese detailliert zu planen. Manche starten erst in ein paar Monaten. In beiden Fällen reicht meist eine Grobplanung, weil es sich einerseits nicht mehr und andererseits noch nicht lohnt, detailliert zu planen.

Falsch ist aber immer, wenn Sie etwas nicht planen, nur weil Sie es nicht so genau planen können, wie Sie es gerne würden!

Optimieren Sie gemeinsam mit weiteren Teamleitenden

Stellen Sie das Ergebnis den anderen Teamleiterinnen und Teamleitern vor und bauen Sie deren Feedback mit ein. Schließlich muss jede Person die Struktur verstehen und die Granularität der Planung akzeptieren.

Schritt 3: Führen Sie die erste Planungsrunde durch

Bevor Sie die Prozesse festlegen, ist es wichtig, dass die beteiligten Teamleitenden das Tool und den Planungsaufwand kennenlernen. Natürlich können Sie auch erst den Planungstakt festlegen und dann mit der Befüllung des Tools beginnen.

Die Erfahrung zeigt aber, dass die Organisationen sich hier meist mehr vornehmen, als sie wirklich leisten können. Darum macht es oft Sinn, wenn Sie alle Teamleitenden mit der Erstplanung ihres Teams Erfahrung sammeln lassen. Erst danach legen Sie den Takt der Aktualisierung fest.

Ein gutes Tool für die Teamplanung muss ein einfaches System sein. Teamleiterinnen und Teamleiter sollten im Normalfall nicht mehr als zwei Stunden pro Woche für die Planung ihrer Teams aufwenden müssen.

Die Erstplanung dauert aber sicher länger. Schließlich müssen sich die Nutzenden erst mit den Strukturen vertraut machen und das Tool kennenlernen. Außerdem werden anfangs diverse Daten nicht so griffbereit vorliegen wie erhofft.

Unser Tipp: Sorgen Sie in den ersten Wochen auf jeden Fall für eine gute Unterstützung der Teamleitenden. Diese müssen von Anfang an ein positives Erlebnis ohne Schwierigkeiten bei der Planung haben. Und kommunizieren Sie permanent den Nutzen des Arbeitens mit eigenen Daten.

Machen Sie Vorgaben für die Datenpflege

Geben Sie einzelne Schritte vor, die für die Dateneingabe zu erledigen sind. Das sind folgende Eingaben:

• alle Personen und deren Kapazitäten (idealerweise ist das System mit den Ressourcen und deren Kapazitäten, abgeleitet aus den Arbeitszeitmodellen, bereits für jedes Team automatisch vor befüllt)
• alle Projektanfragen auf Personen (Import aus anderen Systemen?)
• Abwesenheiten und allgemeine Linientätigkeiten (Import aus anderen Systemen?)
• alle Projekte auf Teamebene (Import aus anderen Systemen?)
• individuelle Linientätigkeiten aller Teammitglieder
• alle Projektzusicherungen für die nächsten z.B. 3 Monate

Wählen Sie den vorläufigen Aktualisierungstakt

Wählen Sie den Aktualisierungszeitraum, der für Sie sinnvoll erscheint. Vielleicht starten Sie mit einem wöchentlichen Intervall. So könnten Sie nach wenigen Wochen einen ersten Überblick über alle Teams haben, der den aktuellen Stand durchgängig zeigt.

Natürlich werden hier Überlastungen enthalten sein, die noch gelöst werden müssen. Aber das funktioniert nur im Gleichschritt. Als Nächstes gilt es also, mit den gewonnenen Erfahrungen des ersten Umgangs einen Planungstakt abzustimmen, den alle Beteiligten auch halten können.

Schritt 4: Führen Sie einen taktvollen Abstimmungsprozess ein

Wie weiter oben schon beschrieben, ist unbedingt anzuraten, dass Sie in Ihrem Unternehmen eine regelmäßige Prozesstaktung einführen. Und diese muss auch gelebt werden. Denn die Anfragen aus Projekten ändern sich meist dynamisch – aber die Teamleitenden können nicht jeden Tag ihr Team umplanen.

Also gilt es, die Planung zum Stichtag aktuell zu haben. Damit haben bei Ressourcenkonflikten alle beteiligten Team- und Projektleitenden dieselbe aktuelle Planbasis zur Entscheidung.

Freunden Sie sich aber trotzdem damit an, dass Ressourcenplanung nicht immer hundertprozentig genau sein kann. Störungen von außen kommen oft schneller, als Sie nachplanen können.

Und so gehen Sie beim Einführen einer Taktung vor:

• Identifizieren Sie die Prozessbeteiligten (Projektleitende, Teamleitende und das PMO).
• Stimmen Sie mit den Beteiligten ab, welche Taktung zur Ressourcenabstimmung für Ihr Unternehmen passend ist. Beginnen Sie im Zweifel mit einem längeren Takt, um die Aktualisierungen auch leisten zu können.
• Sorgen Sie dafür, dass innerhalb des laufenden und nächsten Taktes die Zusicherung der Ressourcen fix ist. Nur so ist eine konstante Ressourcenauslastung erzielbar.
• Unterstützen Sie die Projekt- und Teamleitenden bei der rechtzeitigen Aktualisierung ihrer Pläne im Rhythmus des vereinbarten Taktes. Sie brauchen den gesamten aktuellen Ressourcenbedarf immer wieder zum selben Zeitpunkt.
• Koordinieren Sie die Abstimmung des Ressourceneinsatzes mit den Teamleitenden auf Basis der aktuellen Projektplanungen.
• Lösen Sie Ressourcenkonflikte, die von den Projekt- und Teamleitenden nicht eliminiert werden können, in einem Steuerungsgremium. Diesem müssen die passenden Entscheidenden angehören.
• In einer Multiprojektumgebung müssen dazu die Prioritäten im Rahmen der strategischen Ressourcenplanung durch die Unternehmensleitung vorher definiert werden.

Lesetipp: Prozesse in der Ressourcenplanung

Schritt 5: Regelbetrieb und Optimierung der Teamplanung

Sobald der Planungstakt ein paar Mal durchlaufen und einigermaßen stabil ist, können Sie mit dem Optimieren beginnen. Wie sieht es zu diesem Zeitpunkt aus in Ihrem Unternehmen?

• Ist der versprochene Nutzen der neuen Ressourcenplanung schon bemerkbar?
• Haben die Teamleitung, Projektleitung und Entscheidenden bereits bessere Übersichten als Grundlagen für ihre Entscheidungen?
• Gelingt allen die rechtzeitige Aktualisierung ihrer Pläne?
• Funktionieren die Abstimmungsmeetings?

An manchen Stellen haben Sie vielleicht zu grob geplant, an anderen unnötig fein.

Nun geht es darum, den Aufwand und den Nutzen auszuloten und zu optimieren. Das kann mehrere Wochen oder auch Monate dauern.

Vielleicht lassen Sie auch noch technische Schnittstellen realisieren. So können Sie etwa Daten von Kapazitäten und Abwesenheiten automatisiert aus HR-Systemen synchronisieren. Oder Sie automatisieren die Schnittstellen zwischen der Projektplanung und Teamplanung mit der passenden Integration Middleware.

Schritt 6: Einführen und Optimieren der Projektplanung

Sie haben bislang die Ressourcenplanung auf der Seite der Teamleitenden vorangetrieben. Damit haben Sie schnell eine vollständige Übersicht über den Einsatz und die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden bekommen. Nun müssen Sie als nächsten Schritt die Prozesse, Methoden und Tools für die Projektplanung weiterentwickeln. Hierfür ist das PMO die zuständige Stelle.

Wenn Sie sich für diesen Teil interessieren, sollten Sie sich die folgende kostenlosed PMO Studei herunterladen.

Ressourcenplanung als Problem für PMOs

Und noch ein Hinweis zum Abschluss: Die große PMO Studie 2020 ergab als Ergebnis aus 330 Feedbacks von Unternehmen mit PMO, dass die fehlende Transparenz bei der Ressourcenplanung eines der Top-4-Hindernisse für die höhere Akzeptanz des PMO ist. Hier kann die oben beschriebene Vorgehensweise vielleicht Linderung schaffen.

Zusammenfassung: Ressourcenmanagement einführen

In diesem Artikel haben Sie gelernt, wie Sie Ressourcenmanagement einführen und dass dies sogar sehr schnell gehen kann. Dafür wählen Sie den Weg über die Teamleitenden. Diese verfügen schon über viele aktuelle und wichtige Informationen, die es zu konsolidieren gilt.

Voraussetzung ist, dass Sie sich beim Einführen des Ressourcenmanagements an die vorgeschlagenen „Grundregeln“ halten. Nehmen Sie die oben beschriebenen 6 Schritte als Leitfaden für die Einführung von Ressourcenplanung.

Und denken Sie immer daran: Das Ziel ist keine perfekte, sondern eine vollständige Ressourcenplanung. Damit schaffen Sie die Basis, damit es auch bei Ihnen funktioniert.

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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