Ressourcenkalender in Microsoft Project – was Sie wissen sollten

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+++ Verschiedene Kalender mit Feiertagen anlegen und zuweisen +++ Tatsächliche Ressourcenverfügbarkeit führt zu besserer Planung +++

von Kathryn Dixon

Enger Personalbestand, knappe Termine und ständig wechselnde Gegebenheiten im Projekt – wenn es um das Planen von Ressourcen geht, dann ist Flexibilität gefragt.

Microsoft Project bietet Ihnen deshalb gleich eine Reihe von Funktionalitäten, die Ihre Arbeit rund um das Thema Ressourcenmanagement unterstützt. Ein Beispiel ist der Ressourcenkalender, um den es hier geht.

In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Kalender in Microsoft Project mit unterschiedlichen Feiertagen anlegen und Ressourcen zuordnen.

So können Sie bei Ihrer Planung die tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigen.

Behalten Sie mit Hilfe des Ressourcenkalenders den Überblick über die tatsächliche Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen.

Passend dazu ist auch dieser Artikel: Ressourcenplanung mit Microsoft Project

Arbeiten in Ihrem Projekt Ressourcen bzw. Mitarbeiter, die aufgrund ihres Arbeitsortes unterschiedliche Feiertage haben?

Dann ist es sinnvoll, diese arbeitsfreien Tage bei der Planung zu berücksichtigen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter aus Hamburg wird die für ihn geplanten Aktivitäten am 6. Januar umsetzen. In Bayern ist dieser Tag jedoch ein gesetzlicher Feiertag, so dass eine Ressource aus diesem Bundesland an diesem Tag nicht verfügbar ist.

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Kalender anlegen

Und so gehen Sie schrittweise vor:

Erstellen Sie in einem ersten Schritt einen Firmenkalender mit allen Feiertagen, die für alle Ressourcen gültig sind.

Wichtiger Hinweis: Benutzen Sie unbedingt eine Kopie des Kalenders Standard als Vorlage. Ändern Sie nie den Kalender Standard von Microsoft, da Sie diesen später nicht zurücksetzen können, falls Sie aus Versehen etwas ändern oder löschen.

Der Firmenkalender wird als Basis zur Erstellung der regionsspezifischen Feiertage verwendet. So können Sie sich eine mehrfache Eingabe von Feiertagen wie Weihnachten, Neujahr, etc. sparen.

Auch interessant:  Microsoft Project: Fälligkeit von Kosten manuell eintragen

Allgemeine Feiertage in Firmenkalender eintragen

Öffnen Sie das Dialogfenster Arbeitszeit ändern auf der Registerkarte Projekt.

Wählen Sie Neuen Kalender erstellen und Kopie erstellen von Kalender… sowie den Kalender Standard. Vergeben Sie einen Kalendernamen z.B. “Firmenkalender” und Bestätigen Sie mit OK.

Stellen Sie sicher, dass der Kalender “Firmenkalender ausgewählt ist.

Markieren Sie im Bereich Ausnahmen ein Datum, das ein allgemein gültiger Feiertag ist und geben Sie in der Tabelle den Namen ein. Wenn es sich um einen regelmäßigen Feiertag handelt, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Details.

Ressourcenkalender in Microsoft Project Bild 1

Bild 1: Beispiel-Feiertag eingeben

 

Wiederkehrende Feiertage konfigurieren

Wählen Sie für Auftreten die Option Jährlich und geben Sie einen Wert für Beenden nach oder Ende ein.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bis Project 2010 der Höchstwert das Jahr 2019 ist. Ab Project 2013 ist der Höchstwert 2149.

Ressourcenkalender in Microsoft Project Bild 2

Bild 2: Wiederkehrende Feiertage konfigurieren

 

Kalender mit spezifischen Feiertagen erstellen

Um einen Kalender mit spezifischen Feiertagen zu erstellen, klicken Sie im Dialogfenster Arbeitszeit ändern auf die Schaltfläche Neuen Kalender erstellen.

Geben Sie einen Namen für den neuen Kalender ein und erstellen Sie den Kalender als Kopie des “Firmenkalenders.

Ressourcenkalender in Microsoft Project Bild 3

Bild 3: Kalender mit spezifischen Feiertagen erstellen

 

Tragen Sie die zusätzlichen Feiertage für die Region ein.

Ressourcenkalender in Microsoft Project Bild 4

Bild 4: Regionsspezifische Feiertage eintragen

 

Wiederholen Sie das für alle Regionen, aus denen Ihre Projektmitarbeiter stammen.

Ressourcenkalender zuordnen

In der Ansicht Ressource Tabelle weisen Sie den Ressourcen in Ihrem Projektplan dem regionsspezifischen Kalender zu.

Ressourcenkalender in Microsoft Project Bild 5

Bild 5: Basiskalender Ressourcen zuordnen

Planung des Projekts

Auf der Registerkarte Projekt wählen Sie den “Firmenkalender als Projektkalender aus.

Auch interessant:  MS Project Tipp: Basisplan (Teil 3) – Basispläne anlegen, aktualisieren und löschen

Wenn Sie jetzt beim Planen des Projekts Ressourcen mit regionsspezifischen Feiertagen zuordnen, wird die Verfügbarkeit berücksichtigt.

Um bei unserem Beispiel von vorhin zu bleiben: Sie sehen im folgenden Bild, dass der Vorgang Umsetzung München eine Dauer von 5 Tagen aufweist, der Vorgang Umsetzung Hamburg hingegen eine Dauer von 6 Tagen.

Ressourcenkalender in Microsoft Project Bild 6

Bild 6: Vorgänge berücksichtigen Verfügbarkeit

Beispiel Umsetzung München: Es handelt sich hier um 5 Arbeitstage basierend auf dem Kalender Bayern. In Bayern ist der 6. Januar ein Feiertag, für Ludwig Obermeier ist dieser Tag als arbeitsfrei definiert. Der zugehörige Sammelvorgang Arbeitspaket 1 zeigt eine Dauer von 6 Tagen.

Dieser Sammelvorgang zieht zur Berechnung der Dauer den Projektkalender heran, so dass der 6. Januar ein Arbeitstag ist. Somit umfasst der Vorgang 6 Arbeitstage aus diesem Kalender, was im Feld Dauer ersichtlich ist.

Beispiel Umsetzung Hamburg: Dem Vorgang Umsetzung in Hamburg ist die Ressource Johannes Hansen zugeordnet. Diese Ressource verwendet den Kalender Hamburg ohne Feiertag am 6. Januar.

Daher kommt es hier zu keiner Verlängerung des zugehörigen Sammelvorgangs Arbeitspaket 2.

Zusammenfassung – Ressourcenkalender in Microsoft Project

In diesem Tipp haben Sie erfahren,

  1. wie Sie einen klassischen Kalender anlegen,
  2. diesen mit unterschiedlichen Feiertagen definieren,
  3. und ihn Ihren Ressourcen zuordnen.

Was ist der Nutzen für Ihre Ressourcenplanung?

  • Sie haben mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle
  • Sie sehen die tatsächliche Verfügbarkeit der gewünschten Ressourcen
  • Daher planen Sie wesentlich realistischer

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Haben Sie Fragen? Wir beantworten diese gerne und freuen uns auf ihren Kommentar unten.

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4 Kommentare

  1. Die Situation lautet:
    Ich habe ein Ressourcen-Kalender in meinem “MS Project 2016” erstellt, in dem die Arbeitskräfte die Zeiten zugewiesen wurden.
    Nun möchte ich diese Projekt-Datei (mit meinem RessourcenKalender) in eine andere MS-Project-2016-Datei importieren… hier sollte beim Einfügen der Ressourcen ggf. Kollisionen mit dem RessourcenKalender in der anderen Datei 1. angezeigt, 2. verhindert werden.
    Also das Einfügen von eigenen Ressourcen(Kalender) in eine andere Project-Datei mit Warnmeldungen zur Überschneidung von Ressourcenbedarfen steht zur Aufgabe.

    Ansatzpunkte?
    besten Dank

  2. Kathryn Dixon am

    Guten Morgen Dirk,
    vielen Dank für die interessante Frage. Es gibt verschiedene Ansätze, wie man dies machen kann.
    Meistens ist ein gemeinsamer Ressourcenpool die Lösung. Die Vorgehensweise ist etwas zu komplex, sie hier im Kommentar zu beschreiben und sollte am besten auf Ihre Bedürfnisse passen. Ich kann Ihnen hierzu unser Microsoft Project Seminar für Fortgeschrittene empfehlen – https://www.theprojectgroup.com/microsoft-ppm-solution-services/schulung-seminar-training/ms-project-tipps-vertiefen.html
    Dabei erfahren Sie nicht nur, wie Sie einen Ressourcenpool mit maßgescheiderten Kalendern usw. anlegen, können Tips und Tricks vom erfahrenen Trainer erhalten.
    Viele Grüße
    Kathryn Dixon

  3. Ich hätte folgenden Fall: Ich würde zur Berechnung meines Projektendtermins gerne, dass die Ressourcen immer mit maximaler Verfügbarkeit an an einem Vorgang arbeiten. Je, je nachdem wie viele im Ressourcenkalender verfügbar sind. Das heißt, wenn ich mehr Ressourcen im gemeinsamen Pool hinzufüge, sollten sich die Dauer bei allen dieser Ressource verwendeten Vorgänge reduzieren, da ja nun mehr zur Verfügung steht. Ist das irgendwie möglich?

    Danke und beste Grüße
    Marcel

    • Tina Ciotola am

      Lieber Marcel,

      wenn Sie wollen, dass sich die Dauer eines Vorgangs anpasst, wenn Sie Ressourcen hinzufügen, so müssen Sie die Vorgangsart auf “Feste Arbeit” einstellen. Vorgänge der Art “Feste Arbeit” sind immer leistungsgesteuert. Das bedeutet, dass das bestehende Arbeistvolumen eines Vorgangs automatisch auf die Ressourcen verteilt wird. Die Dauer des Vorgangs wird dann entsprechend reduziert. Im Zusammenhang mit den Planungsoptionen von MS Project habe ich das Verhalten der verschiedenen Vorgangsarten beschrieben. (http://www.theprojectgroup.com/blog/planungsoptionen-in-ms-project/)

      Mit freundlichen Grüßen, Martin Gösse

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