PPM Lösung einführen: 3 Wege zum Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement

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+++ Welcher Einstieg zu einer schnell erfolgreichen PPM-Lösung passt zu Ihnen +++ Auf was Sie unbedingt achten sollten +++

von Johann Strasser

Haben Sie vor, ein IT-System für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) einzuführen? Dann sollten Sie diesen Artikel unbedingt lesen.

Am Anfang Ihrer Aufgabe steht erst einmal die Auswahl der passenden Prozesse und Methoden. Erst dann erfolgt der stufenweise Ausbau zum vollständigen PPM-System. 

Für welchen Weg Sie sich beim Aufbau Ihres PPM-Systems entscheiden sollte davon abhängen, welchen Schwerpunkt Sie setzen möchten: auf Termin-, Ressourcen- oder Portfolioplanung.

In diesem Artikel erhalten Sie eine Übersicht:

  • welcher Schwerpunkt wann der Richtige ist,
  • worauf Sie achten sollten,
  • was der Nutzen dieses Ansatzes ist und
  • was die nächsten Schritte sein könnten beim Erweitern Ihres PPM-Systems.

Nutzen Sie diesen Artikel als Checkliste. Somit vermeiden Sie unnötige Extra-Runden, die ärgerlich sind und Zeit kosten!

Jetzt aber zu den drei Varianten.

 

Variante 1: Start mit Schwerpunkt auf Terminplanung

Beim Fokus auf der Terminplanung kennen Sie die Struktur, haben die terminliche Übersicht und können aus dieser Sicht die Projekte gut steuern. Allerdings brauchen Sie länger, bis die Ressourcenplanung etabliert werden kann. Denn diese benötigt erst die Vollständigkeit aller terminlichen Planungen.

Dies ist der richtige Weg, wenn

  • Sie z.B. einzelne Projekte inhaltlich und terminlich steuern wollen
  • Sie eher Lieferungen und Leistungen von externen Projektbeteiligten koordinieren müssen, als den persönlichen Einsatz von eigenen Ressourcen
  • Sie eher Auftragsprojekte durchzuführen haben, als selbst initiierte Entwicklungsprojekte
  • Ihre Ressourcen relativ einfach zu beschaffen sind bzw. keinen wesentlichen Engpass
    darstellen (…)
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Bild 1: Meilensteindefinition zur Kontrolle des Leistungsstandes.

Darauf sollten Sie beim Einstieg über die Terminplanung achten

  • Sorgen Sie für eine geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen, um
    auch bei großen Projekten mit vielen Hundert Vorgängen die Übersicht zu behalten.
  • Ergänzen Sie Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc., um
    den Terminplan aussagefähig zu gestalten sowie Berichte filtern und sortieren zu können.
  • Definieren Sie sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten, um die
    Projekte zeitlich gut steuern zu können.
  • Sorgen Sie für die vollständige Verknüpfung der Vorgänge und nutzen Sie die automatische
    Berechnung der Terminkette geeigneter PM-Werkzeuge.
  • Speichern Sie Basispläne um Änderungen gegenüber dem letzten Status bzw. dem Ursprungsauftrag
    sichtbar zu machen.

Ihr Nutzen beim Einstieg über die Terminplanung

  • Sie haben eine klare Übersicht auf der Terminschiene.
  • Sie kennen den Status jedes Vorgangs und können Probleme früh erkennen. Das kann
    z.B. über ein WBS-Chart mit Ampeln erfolgen.
  • Sie wissen, wer wann was an wen zu liefern hat.
  • Aktuelle Verzögerungen auf der Terminschiene erkennen Sie rechtzeitig. Weitere Trends
    lassen sich aus einer Meilenstein-Trendanalyse ablesen. (kostenlose MTA für MS Project)
  • Sie haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche, weil Sie auch bei großen
    Terminplänen durch Filtern der Daten einfach auf die relevanten Bereiche fokussieren können.
  • etc.

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über die Terminplanung

  • Ergänzen von Kosten an Meilensteinen und Liefergegenständen.
  • Erfassen des Status der Vorgänge durch das Projektteam selbst statt über den Projektleiter.
  • Grobe Ressourcenplanung mit Skills auf Basis von Teams und externen Beteiligten.
  • Zeitrückmeldung durch die eingesetzten Ressourcen selbst.
  • Portfoliomanagement
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Lieferterminen,
    Materialbestellungen und Rechnungsinformationen.
  • etc.
Auch interessant:  KPIs für's PMO

Variante 2: Start mit Schwerpunkt auf Ressourcenplanung

Beim Fokus auf der Ressourcenplanung sollten Sie nicht den Umweg über die detaillierte Terminplanung durch die Projektleiter gehen. Sie kommen schneller zu einer verwertbaren Ressourcenübersicht, wenn die Teamleiter alle Aktivitäten und Projekte ihrer Mitarbeiter zumindest grob, aber dafür wirklich vollständig, planen.

Dies ist der richtige Weg, wenn

  • die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen projektbestimmend ist.
  • Sie eher die Auslastung Ihrer Ressourcen optimieren möchten, als der Termineinhaltung
    verpflichtet sind.
  • es für Sie wichtig ist, schneller eine komplette Ressourcenplanung zu haben, als eine detaillierte
    Terminplanung.

Darauf sollten Sie beim Einstieg über Ressourcenplanung achten

  • Erfassen Sie die Ressourcen aller Teams mit deren Kapazitäten idealerweise in einem zentralen
    Ressourcenpool.
  • Finden Sie mit Ihrem Betriebsrat eine Einigung über die Berechtigungen für den Zugriff
    auf Ressourcendaten und die Granularität der Planung. Dies ist normalerweise gegeben,
    wenn die Teamleiter ihre Planung selbst erstellen.
  • Gewinnen Sie die Teamleiter für Ihr Vorhaben und überzeugen Sie diese vom Nutzen der
    gesteigerten Transparenz.
  • Geben Sie den Teamleitern ein für sie geeignetes Werkzeug für Ressourcenmanagement
    an die Hand – das muss nicht zwangsläufig das System der Projektleiter sein, muss aber
    damit zusammenarbeiten können.
  • Teamleiter planen Abwesenheiten und alle Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in der Linie und in
    Projekten. Für Projekte reicht es hierbei aus, eine generelle Zusicherung zu planen, wobei
    die Detailplanung beim Projektleiter bleibt.
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Bild 2: Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Projektzugehörigkeit und Projektverfügbarkeit in einer Übersicht (TPG TeamManager App für SharePoint)

Ihr Nutzen beim Einstieg über die Ressourcenplanung

  • Sie haben eine klare Übersicht der Ressourcenauslastung in den Teams.
  • Sie kennen den Status jedes Teammitglieds und können Über- und Unterlasten früh erkennen.
  • Sie wissen, wer wann woran und wieviel arbeitet.
  • Sie identifizieren schnell die Personen, denen Sie noch Arbeit übertagen können.
  • Die Projekt- und Teamleiter haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche.
  • Der Teamleiter kann seinem Vorgesetzten die Auslastung seines Teams fundiert veranschaulichen.

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über die Ressourcenplanung

  • Ausweiten des Systems auf Unternehmensbereiche, bei denen Projektmanagement klassischerweise nicht vorkommt, Ressourcen aber trotzdem geplant werden müssen.
  • Aufbau eines abteilungsübergreifenden bzw. unternehmensweiten Berichtswesens über
    den Ressourceneinsatz.
  • Anbinden des Ressourcen-Systems an das Projekt-System, wenn der weitere Fokus auf
    Terminmanagement liegt.
  • Anbinden des Ressourcen-Systems an das Portfolio-System, wenn der weitere Fokus auf
    Portfoliomanagement liegt.
  • Anbinden einer Ist-Zeitenerfassung.
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Kostenstellen,
    Leistungsarten, Urlauben
  • etc.

Variante 3: Start mit Schwerpunkt auf Portfoliomanagement

Beim Einstieg über das Portfoliomanagement regeln Sie zuerst, welche Projekte tatsächlich begonnen werden sollen. Erst dann beschäftigen Sie sich mit der Optimierung der Durchführung.

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Dies ist der richtige Weg, wenn für Sie zuerst folgendes erreichen möchten: die gewünschten
Anforderungen aus der Unternehmensstrategie zusammenzuführen mit den tatsächlichen Möglichkeiten
Ergebnisse zu liefern.

Auch interessant: 7 Schritt zum optimalen Projektportfoliomanagement.

Darauf sollten Sie beim Einstieg über Portfoliomanagement achten:

  • Entwickeln Sie einen Prozess für die Projektinitiierung.
  • Definieren Sie Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss.
  • Definieren Sie strategische Treiber für die Priorisierung der Projekte im Portfolio.
  • Schaffen Sie eine vollständige Übersicht der laufenden Projekte zur Gegenüberstellung
    und Entscheidung über die neuen Projekte.
  • Prüfen Sie die Machbarkeit durch den Vergleich der Aufwands- und Kostenplanung mit
    den verfügbaren Kapazitäten und Budgets.
  • Planen Sie dafür besser vollständig und grob, als unvollständig und zu detailliert.
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Bild 3: Portfoliomanagement stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte mit Priorität die nötigen Ressourcen erhalten.

Ihr Nutzen beim Einstieg über Portfoliomanagement

  • Sie stellen sicher, an den richtigen Projekten zu arbeiten, anstatt unwichtige Projekte richtig
    durchzuführen.
  • Durch eine vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind Sie immer
    aktuell über das Portfolio informiert.
  • Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann.
  • Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend
    Ihrer Unternehmensstrategie reagieren.
  • etc.

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über Portfoliomanagement

  • Ausbau der Terminplanung
  • Ausbau des Ressourcenmanagements
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation mit Budgetinformationen

Bevor Sie beginnen: das sollten Sie noch beachten

Unabhängig von Ihrem gewählten Lösungsweg sollten Sie für den Erfolg Ihrer PPM-Lösung auf jeden Fall die folgenden drei Punkte beachten:

  • Steigen Sie möglichst einfach ein. Ihr PPM-System kann später nach Bedarf weiter detailliert werden. Alles sollte in überschaubaren Schritten erfolgen, um die Akzeptanz und Machbarkeit jederzeit sicher zu stellen. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre PPM-Einführung an enttäuschten Erwartungen, unpassenden Methoden und/oder ungenutzten Werkzeugen scheitert.

Gehen Sie in kleinen Schritten voran, wenn Sie eine IT-Lösung einführen – später können Sie noch immer ausbauen, was von den Nutzern bereits akzeptiert wurde.

  • Beachten Sie die Bedürfnisse aller beteiligten Stakeholder, die später mit dem System arbeiten. Nur dann ist die Akzeptanz gesichert und Ihr PPM-System wird in Zukunft das Erreichen Ihrer Unternehmensziele noch besser unterstützen.
  • Bauen Sie auf ein starkes PMO. Als verantwortliche zentrale Organisationseinheit hilft Ihnen das PMO, diesen Komplex aus anspruchsvollen Aufgaben, getakteten Prozessen und unterstützenden Werkzeugen zielgerichtet einzuführen und am Leben zu erhalten.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie 3 Wege zum Einführen einer PPM-Lösung kennengelernt. Je nach Ihren Schwerpunkten können Sie aus diesen Herangehensweisen wählen – dem Einstieg über:

  • Terminmanagement,
  • Ressourcenmanagement oder
  • Portfoliomanagement.

Sie wissen worauf Sie bei jedem Einstiegsweg achten sollten, welchen Nutzen er jeweils bringt und wie das anschließende Vorgehen zum weiteren Ausbau der Lösung aussehen könnte.

Egal welchen Weg Sie für Ihr Unternehmen wählen: beachten Sie auf jedem Fall, dass Sie möglichst einfach einsteigen, die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen und ein starkes PMO für die Umsetzung nutzen.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits gemacht? Schreiben Sie uns! Wir freuen uns auf Ihre Antwort unten im Kommentarfeld.

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