PMO Standards – aktueller Stand, machen sie Sinn und eine Empfehlung

Für die Leitung von Projekten, Programmen und Portfolios gibt es mittlerweile verschiedene Standards. Diese erleichtern den Verantwortlichen die tägliche Arbeit mit zahlreichen Stakeholdern und vielen dynamischen Einflussfaktoren. Aber wie sieht es aber mit dem Thema PMO Standards aus? Gibt es auch für diese Ebene verwertbare Standards?

In diesem Artikel stellen wir verschiedene Fragen zu Standards jenseits des Einzelprojektmanagements. Das Ergebnis lautet, dass PMO Standards keinen wirklichen Sinn machen. Aber lesen Sie selbst – diese Kapitel warten auf Sie:

• Allgemeines zu Standards
• Welche Projektmanagement-Standards gibt es?
• Wo steht das PMO in der Organisation?
• Welche relevanten PMO Standards gibt es?
• Wann werden Standards von PMOs angewendet?
• Wer orientiert sich an welchen Standards im PMO?
• Zusammenfassung und Empfehlung

Allgemeines zu Standards

Definition Standard: Ein Standard ist eine vergleichsweise einheitliche oder vereinheitlichte, weithin anerkannte und meist angewandte (oder zumindest angestrebte) Art und Weise, etwas herzustellen oder durchzuführen, die sich gegenüber anderen Arten und Weisen durchgesetzt hat. (Quelle: Wikipedia)

Standards definieren sinnvolle Herangehensweisen etwas durchzuführen. Sie stecken hinter vielen Lebensbereichen. Ein Standard sollte universal anwendbar sein und zugleich prägnant genug, damit jeder sofort versteht, wie er einzuhalten ist.

Ein klassisches Beispiel ist die Definition eines Projektes: Fast jede Projektorganisation kämpft mit der Definition, was ein Projekt ist und was nicht. Hier gilt es, innerhalb der Organisation klare Entscheidungskriterien zu finden, zu erproben und im Zeitablauf an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.

Was umfassen Standards?

Was ist der Nutzen von Standards?

• Sicherheit: Standards helfen Personen zu entscheiden, ob sie eine Tätigkeit richtig ausführen. Das schafft Sicherheit und führt in die Richtung einheitlicher und vergleichbarer Ergebnisse.
• Vergleichbarkeit: Durch Standards wird eine Vergleichbarkeit von Tätigkeiten überhaupt erst möglich.
• Qualitätssicherung: Was nicht standardisiert ist, lässt sich nicht messen. Was sich nicht messen lässt, lässt sich nicht steuern. Das gilt auch für die Sicherstellung von Qualität.
• Schnittstellen: Projekte sind immer mehr vernetzt. Daher benötigen sie eine einheitliche Basis für die Zusammenarbeit. Schnittstellen zwischen Abteilungen und auch Unternehmen müssen daher definiert werden.
• Produktivität: Standardisierte Arbeitsweisen verkürzen die Einarbeitungszeiten von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Ein Beispiel hierfür ist eine einheitliche Struktur der Dateiablage, durch die Suchzeiten geringer ausfallen.

Welche Projektmanagement-Standards gibt es?

Klassische Projektmanagement-Standards

Es gibt in Deutschland verschiedene Standards im klassischen Projektmanagement. Die bekanntesten sind jedoch vorwiegend ausgelegt auf die Bereiche des Einzelprojektmanagements. Diese sind:

• Die International Project Management Association (IPMA) mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), ihrer Landesvertretung in Deutschland.
• Das amerikanische Project Management Institut (PMI) mit seinem PMBOK Guide
• Das britische AXELOS mit dem Standard Prince2 für Einzelprojektmanagement

Daneben gibt es aber auch viele weitere Standards. Diese legen sich auf spezielle Zielrichtungen fest: entweder als Vereinfachung bekannter Standards, oder ausgehend von einer völlig anderen Philosophie.

Im Bereich des agilen Projektmanagements gibt es ebenfalls Standards. Ein essenzielles Referenzdokument, das als Scrum-Standard gilt, ist der „Scrum Guide“ von Ken Schwaber und Jeff Sutherland. Dieser Leitfaden steht kostenfrei in zahlreichen Sprachen auf der Website www.scrumguides.org zur Verfügung. Im „2020 Scrum Guide“ werden die grundlegenden Begriffe, Rollen und Aufgaben umfassend erläutert.

Agile Projektmanagement-Standards

Zudem bieten einige Organisationen agile Projektmanagement-Zertifizierungen an, die ebenfalls in die Richtung von Standards gehen. Dazu zählen beispielsweise:

• PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)
• Certified Scrum Master (CSM)
• Professional Scrum Master I (PSM I)
• Certified Scrum Practitioner (CSP)
• Scaled Agile Framework (SAFe)
• PRINCE2 Agile Practitioner
• Zertifikat „hybrid+“ der GPM

Wo steht das PMO in der Organisation?

Ein zentrales PMO steuert normalerweise die gesamte PM-Systematik der Organisation. Je nach Organisation ist es sehr unterschiedlich, was ihm zugeordnet ist. Aber im Prinzip geht es um die in der folgenden Grafik dargestellten Einordnung der Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche. Sie stellt die begriffliche Definition in den Standards dar, die sich mehr und mehr durchsetzt:

• Das Projektportfoliomanagement hat ein Portfolio-Office
• Das Programmmanagement hat ein Programm-Office
• Das Projektmanagement hat ein Projekt-Office
• Das PMO ist der Counterpart des Multiprojektmanagements

Welche relevanten PMO Standards gibt es?

Die folgende Liste gibt nur einen sehr groben Überblick der am häufigsten eingesetzten Standards:

Einen Standard, der wirklich auf das Thema PMO ausgerichtet ist, gibt es derzeit nur von dem britischen Herausgeber AXELOS. Dies ist ein Joint Venture der britischen Regierung mit der Privatwirtschaft, das seit Anfang 2014 existiert.

Dessen Standard P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) wurde in im Bereich Rollen und Stakeholder Management stark ausgebaut. Als proklamierter Nutzen von P3O wird genannt:

• Fundierte Entscheidungsfindung des Senior Managements in Bezug auf Faktoren wie Strategie, Priorisierung, Risikomanagement und Optimierung der Ressourcen, um die Geschäftsziele erfolgreich zu erreichen (Portfoliomanagement)
• Identifizierung und Realisierung von Geschäftsergebnissen und -vorteilen durch Programme
• Erfolgreiche Lieferung von Projektergebnissen, die innerhalb von Zeit-, Kosten- und Qualitätsvorgaben Vorteile bringen.

Die tabellarische Übersicht oben zeigt auch, dass der Begriff Multiprojektmanagement nur im deutschsprachigen Raum gebräuchlich ist. Im angelsächsischen wird eher Projektportfolio- oder Programmmanagement dafür verwendet, bislang schärfer definierte Begriffe.

Deutsche Normenreihe Multiprojektmanagement (DIN 69909)

In Deutschland gibt es mit der DIN 69909 eine Normenreihe zum Multiprojektmanagement. Diese besteht aus 4 Teilen:

• Im ersten Abschnitt (DIN 69909-01) werden grundlegende Begriffe des Multiprojektmanagements erklärt. Es werden die Ziele, der Modellcharakter und die Eigenschaften des Multiprojektmanagements sowie die Erwartungen an dieses Konzept beschrieben.
• Im zweiten Abschnitt (DIN 69909-02) steht die Betrachtung der Prozesse im Multiprojektmanagement im Fokus. Hierbei werden der Aufbau des Prozessmodells und die Interaktionen mit den Prozessen gemäß DIN 69901-02 detailliert erläutert.
• Im dritten Abschnitt (DIN 69909-03) werden die verschiedenen Methoden des Multiprojektmanagements behandelt. Dazu gehören die Analyse von Abhängigkeiten zwischen Projekten, das Management von Nutzen, die Handhabung von Synergien im Multiprojektmanagement sowie das Risiko- und Ressourcenmanagement.
• Im vierten Abschnitt (DIN 69909-04) werden die unterschiedlichen Rollen im Multiprojektmanagement definiert. Hierzu zählen Rollen wie Sponsor, Experte, Realisierungsverantwortlicher und (MPM-)Prozessverantwortlicher. Zusätzlich gibt es klare Definitionen für Gremien im Multiprojektmanagement. Eine systematische Darstellung der Rollen in Bezug auf Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKV) rundet diesen Abschnitt ab.

Wann werden Standards von PMOs angewendet?

Standards werden von Unternehmen oft aus unterschiedlichen Gründen ausgewählt. Meist wird dabei nicht auf der „grünen Wiese“ begonnen, sondern die Standards sollten sich gut in ein bestehendes Umfeld integrieren lassen.

Gründe für die Auswahl von Standards können sein:

• Rechtlicher oder branchenspezifischer Bedarf
• Philosophie-Frage
• in der „Standard Familie“ bleiben
• erwarteter Nutzen

Wird ein Standard schon benutzt, so wird diese „Familie“ oft weiterverwendet. Dadurch können einheitliche Begriffsdefinitionen und Prozessmodelle weiter genutzt werden.

In der Praxis werden oft aber die passenden Themen aus verschiedenen bestehenden Standards nach Bedarf „zusammengebaut“.

Unser Tipp: Das Ausrichten des eigenen PM an Projektmanagement Standards ist nur sinnvoll, wenn Sie sich davon einen substanziellen Nutzen versprechen. Ansonsten sollten Sie lieber selbst einen Weg des gemeinsamen Umgangs definieren.

• Legen Sie fest, was Sie von bestehenden Projektmanagement-Standards erwarten und welche Details davon eingehalten werden müssen.
• Klären Sie, ob z.B. alle oder nur einige passende Prozesse greifen und wie weit das Rollenmodell angewendet werden soll.
• Mehr Übernahme bestehender Standards heißt dabei aber nicht, dass es besser ist!

Wer orientiert sich an welchen Standards im PMO?

Es gibt drei Strömungsrichtungen bei der Auswahl von Standards in Unternehmen und PMO:

• International tätige Organisationen neigen zu den PMBOK-Standards des PMI, weil diese weltweit und am stärksten verbreitet sind.
• IT-Organisationen legen den Schwerpunkt häufig auf die britischen AXELOS Standards, da dort ITIL oft einen dominierenden Einfluss hat und die „Standard-Familie“ weiter genutzt werden soll.
• Organisationen, die großen Wert auf die Kompetenz ihrer Projektleiterinnen und Projektleiter legen, verwenden oft die Standards von GPM/IPMA. Diese stellt die aufwändigste, aber auch die wirksamste Ausbildung dar.

Zusammenfassung und Empfehlung

P3O ist bislang der einzige Standard, der Relevanz für das PMO hat. Jedoch ist die Nachfrage nach Schulungen in PMO-Standards wie P3O eher gering. Woran liegt das?

Es besteht die Vermutung, dass viele Organisationen noch nicht weit genug entwickelt sind. Sie haben erst in den letzten Jahren Projektmanagement eingeführt. Multiprojektmanagement mit den entsprechenden Aufgaben für das PMO ist oftmals noch nicht ausreichend implementiert.

Zudem sind die Aufgaben und Ziele von PMOs in verschiedenen Unternehmen nicht einheitlich definiert. Die vielen unterschiedlichen Einsatzbereiche von PMOs lassen eine allgemeingültige Standardisierung nicht zu. Es beginnt schon mit der Frage, welche Aufgaben ein PMO hat. Hierfür lassen sich keine – für alle Unternehmen allgemeingültige – Empfehlungen aussprechen.

Wir sehen es daher als sinnvoller an, dass Sie sich im Unternehmen mit Standards unterhalb der PMO-Ebene beschäftigen. Nehmen Sie sich z.B. die Aufgaben im Projektportfoliomanagement und Programmmanagement vor. Unserer Ansicht nach wird beim PMO noch länger die individuelle Definition von Aufgaben und deren Durchführung vorherrschen. Allgemeingültigen PMO-Standards sind so schnell nicht zu erwarten.

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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