MS Project benutzerdefinierte Felder mit oder ohne Nachschlagetabelle

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+++ So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder und Ansichten in Microsoft Project – Benutzerdefinierte Ansichten Teil 2 +++

von Kathryn Dixon

Sie brauchen eine zusätzliche Spalte in Ihrem Projekt, um z.B. den Verantwortlichen je Vorgang zuzuweisen. Die Personen oder Gruppen sind aber keine Ressourcen und werden keine Arbeit zurückmelden.

In diesem Tipp der Serie zu benutzerdefinierten Feldern und Ansichten in Microsoft Project erfahren Sie, wie Sie zu diesem Zweck ein benutzerdefiniertes Textfeld ohne vorgegebene Inhalte erstellen.

Als zweite Variante zeigt der Tipp, wie Sie das Feld mit einer sogenannten Nachschlagetabelle bzw. Auswahlliste realisieren.

Hinweis: Die folgende Beschreibung gilt für Microsoft Project 2016, 2013 und 2010. Felder und Nachschlagetabellen können auch in Project 2007 analog Variante 2 erstellt werden. Das notwendige Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder finden Sie im Menü Extras/Anpassen/Felder.

Variante 1: Benutzerdefiniertes Textfeld ohne vorgegebene Inhalte anlegen

Ab Microsoft Project 2010 gibt es standardmäßig die Spalte Neue Spalte hinzufügen. Diese befindet sich beispielsweise ganz rechts in der Tabelle Eingabe in der Ansicht Gantt-Diagramm.

Hinweis: Wenn die Spalte Neue Spalte hinzufügen in einer Tabelle nicht sichtbar ist, z.B. weil sie versehentlich oder absichtlich ausblendet wurde, können Sie die Spalte wie hier beschrieben wieder einblenden.

Klicken Sie auf Neue Spalte hinzufügen oder blenden Sie eine Spalte mit der rechten Maustaste ein und tippen Sie ganz einfach den Feldname „Verantwortlich“ ein. Bestätigen Sie mit der Eingabetaste.

Benutzerdefinierte Ansichten

Bild 1: “Verantwortlich” in neue Spalte hinzufügen

Sie haben nun eine neue Spalte der Feldart Text hinzugefügt.

Auch wenn Sie die Spalte ausblenden, bleiben die Spalte und die darin enthaltenen Informationen in Ihrem Projekt bestehen.

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Diese Spalte kann nun auch in andere Ansichten eingeblendet werden.

Benutzerdefinierte Spalte ist verfügbar

Bild 2: Neue Spalte ist verfügbar

Jetzt geben Sie die Verantwortlichen je Vorgang ein. In unserem Fallbeispiel sind es TPG, Kunde und Lieferant.

Füllen benutzerdefinierte Spalte

Bild 3: Eingeben der Verantwortlichen je Vorgang

Profitipp: Sie können auf ähnliche Art und Weise Spalten mit anderen Datentypen erstellen (siehe Bild 4.). Am sichersten wählen Sie vorher den Datentyp aus dem Kontextmenü des Spaltentitels mit der rechten Maustaste aus.

Datentyp für Spalten auswählen

Bild 4: Datentyp für Spalten auswählen

Falls notwendig können die Einstellungen einer vorhandenen Spalte angepasst werden. Wählen Sie dazu Feldeinstellungen im Kontextmenü mit der rechten Maustaste aus.

Vorhandene Spalte anpassen

Bild 5: Einstellungen einer vorhandenen Spalte anpassen

Variante 2: MS Project Nachschlagetabelle / Auswahlliste für Felder anlegen

In dieser Variante soll der Name des Verantwortlichen immer gleich geschrieben werden. So kann das Feld beispielsweise als Wert für Filter oder Hervorhebungen benutzt werden.

Zu diesem Zweck werden wir gleich während der Erstellung des Textfelds eine Nachschlagetabelle definieren, die bei der Texteingabe zur Auswahl steht.

Hinweis: Sie können eine Nachschlagetabelle auch nach dem Erstellen eines Felds hinzufügen. Sie wird aber ggf. vorhandene Inhalte der Spalte überschreiben.

Wählen Sie Benutzerdefinierte Felder im Kontextmenü eines beliebigen Spaltenamen mit der rechten Maustaste aus, z.B. in der Tabelle Eingabe. Oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder im Menüband Projekt.

Tipp6-6_benutzerdefiniertefelder (11)

Bild 6: Zwei Möglichkeiten Benutzerdefinierte Felder auszuwählen

Es öffnet sich das Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder.

Wählen Sie ein Feld Vorgang mit Typ Text aus.

Selektieren Sie ein noch nicht belegtes Textfeld z.B. Text1.

Klicken Sie auf Umbenennen und benennen Sie das Feld in „Verantwortlich“ um.

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Dann mit OK bestätigen.

Ein benutzerdefiniertes Feld einrichten

Bild 7: Ein benutzerdefiniertes Feld einrichten

Sie haben nun eine neue Spalte der Feldart Text definiert.

Als nächster Schritt werden wir die Nachschlagetabelle erstellen.

Selektieren Sie Suchen im Bereich Benutzereigenschaften.

MS Project Nachschlagetabelle erstellen

Bild 8: Eine Nachschlagetabelle erstellen

Geben Sie die gewünschten Werte sowie ggf. eine Beschreibung ein.

Profitipp: Sie können beispielsweise einen Wert als Standard vorgeben oder die Reihenfolge der Anzeige nachträglich sortieren. Außerdem ist es möglich, die Eingabe von zusätzlichen Werten zuzulassen.

Werte für Nachschlagetabelle

Bild 9: Gewünschten Werte für Nachschlagetabelle eingeben

Klicken Sie auf Schließen und anschließend auf OK in dem Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder, um die Erstellung des Textfelds mit Nachschlagetabelle abzuschließen.

Sie können nun die Spalte „Verantwortlich“ in die Tabelle einblenden und den gewünschten Verantwortlichen je Vorgang auswählen.

Wert aus Nachschlagetabelle auswählen

Bild 10: Verantwortlichen je Vorgang aus der Liste auswählen

Zusammenfassung

In diesem Tipp haben Sie erfahren, wie Sie eine zusätzliche Spalte in Ihrem Projekt anlegen. Variante 1 war, dafür ein benutzerdefiniertes Textfeld ohne vorgegebene Inhalte zu erstellen. In der Variante 2 haben Sie gelernt, wie Sie das mit einer sogenannten Nachschlagetabelle bzw. Auswahlliste in Microsoft Project realisieren.

 

Haben Sie noch Fragen zu benutzerdefinierten Feldern in Microsoft Project? Dann stellen Sie diese in der Kommentarfunktion unten. Wir beantworten Sie Ihnen gerne.

Wie Sie Microsoft Project professionell auf Ihren Bedarf anpassen, das lernen Sie im TPG Seminar MS Project vertiefen.

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14 Kommentare

    • Tina Ciotola am

      Hallo Sascha, wenn eine Verbindung zur PWA besteht, dann über „Resource -> Add Resources -> Build Team from Enterprise -> Add -> Ok“ und die Ressourcen in der Spalte „Resource Names“ auswählen.

      Wenn lokal gearbeitet wird, die Ressourcen erst in der Ansicht „Resource Sheet“ eintragen und dann in einer der Planungsansichten in der Spalte „Resource Names“ auswählen. Ich hoffe das hilft?

  1. Hallo,
    ich denke Sascha und ich suchen das gleiche. Eine Spalte, die aufgebaut ist wie die Ressourcenspalte (Mehrfachauswahl zum Ankreuzen), die jedoch andere Punkte beinhaltet als die erste, jedoch aus einer gemeinsamen Liste stammen.
    Als Beispiel:
    in meiner Ressourcentabelle stehen die verantwortlichen Abteilungen. Jetzt benötige ich eine weitere Tabelle in der ich (unabhängig von den Abteilungen) Gefahren auflisten und den jeweiligen Vorgängen zuordnen kann.
    Also quasi wie hier auf der Seite beschrieben, nur zum Ankreuzen und mit Mehrfachauswahl.

  2. Kathryn Dixon am

    Hallo Jan,
    leider ist es meines Wissens nicht möglich, so eine Mehrfachauswahl in Microsoft Project Client einzurichten. Es gibt eventuell einen Workaround, aber er ist vermutlich nicht das, was Sie suchen. In der Project Server oder Project Online Version ist es aber möglich.
    Siehe hierzu folgende Informationen von Microsoft.
    https://social.technet.microsoft.com/Forums/azure/en-US/a1cae511-49d3-4d33-88af-4205ed683df8/custom-field-with-drop-list-allowing-to-sellect-multiple-choice-as-in-resource-names?forum=projectonline
    https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/ee767692(v=office.14).aspx

  3. Hallo,

    ich versuche gerade Ansicht: Projektzuordnungen zu bearbeiten. Unter “Verfügbare Felder” finde ich meine benutzerdefinierte Felder nicht. Bzw. nicht alle. Die, die ich in der Ansicht brauche sind hier nicht zu sehen.
    Hätten Sie eine Erklärung dafür?

    Danke im Voraus
    Alex

  4. Tina Ciotola am

    Hallo Alex, das kann mehrere Gründe haben – zum einen kann das an der unterschiedlichen Bezeichnung der Felder liegen (werden dann anders im Alphabet abgelegt).

    Oder hast du möglicherweise ressourcenbezogene Felder erstellt? Diese sind nur in Ressourcenansichten sichtbar. Analog dazu sind in Vorgangsansichten sind nur Vorgangsbezogene Felder sichtbar. Siehe hierzu auch: http://www.theprojectgroup.com/blog/ansichten-uebertragen-organisator/ Bild 4.

    Ich hoffe die Antwort hat dir weitergeholfen!

    Mit besten Grüßen
    Tina Ciotola

  5. Hallo Tina Ciotola,

    Vielen Dank für Ihre Antwort.

    Hier beschreibe ich etwas genauer, wo und was ich versuche in WEB APP einzustellen:

    In WEB APP: PWA Einstellungen => Aussehen und Verhalten => Ansichten verwalten => Ressourcenzuordnungen => Zusammenfassung.

    Im Bereich Tabelle und Felder: Felder => „Verfügbare Felder“

    Und genau da („Verfügbare Felder“) sind sämtliche Felder zu finden, die den „Angezeigten Feldern“ hinzugefügt werden können. Nur meine benutzerdefinierten Felder sind da nicht verfügbar.

    Gruß
    Alex

    • Tina Ciotola am

      Hallo Alex, vermutlich beziehen sich die benutzerdefinierten Felder auf verschiedene Entitäten (Projekt, Vorgang, Ressource)? Wenn Sie Informationen von einem Ressourcenfeld oder Vorgangsfeld in einer Zuweisungsansicht haben möchten, müssen Sie bei den Feldern die Option “Rolldown to Assignment rows” aktivieren.

  6. Hallo Tina Ciotola,

    vielen Dank für Ihre Hilfe.

    Die Entität (Vorgang) passt, die Option ” Rolldown to Assignment rows”ist aktiviert. Daran liegt es also nicht.

    Mittlerweiler habe ich rausgefunden, dass es an dem gewählten Attribut “Formel” liegt. Sobald ich das Attribut “Formel” ausschalte, bekomme ich mein Feld unter “Verfügbare Felder” zu sehen. Wenn ich es wieder aktiviere – verschwindet es.
    Die Formel brauche ich aber, sonst macht mein benutzerdefiniertes Feld keinen Sinn in meinem Fall ((

    Gruß
    Alex

  7. Hallo,

    soweit ich verstanden habe, sind die benutzerdefinierten Texte vorgangsbezogen. Ich möchte gerne projektbezogene Texte definieren, z.B. Kundenname, Name des Unterlieferanten, etc.
    Ich möchte diese Texte bei der bedingten Formatierung der Balken nutzen.

    Gruß
    Marvin

    • Martin Gösse am

      Lieber Marvin,

      in Bezug auf Projekt- und Vorgangsfelder ist folgendes zu beachten: Projektfelder gibt es nur im „Project Server“. Hier ist es möglich, Informationen der verschiedensten Art nur für das Projekt (als Datenbank-Objekt) zu hinterlegen.

      In Project selbst – also ohne Project Server – gibt es keine Unterscheidung zwischen Vorgangs- und Projektfeldern. Wenn Sie z.B. mit Formeln arbeiten und/oder Indikatoren, definieren Sie diese als Vorgangsfeld. Anschließend können Sie dann festlegen, wie sich Sammelvorgänge und der Projektsammelvorgang verhalten sollen (übernimmt Formel des Vorgangs).

      In Ihrem Fall würde ich wie folgt vorgehen:

      1. Definieren Sie bspw. das Feld Text1 (Vorgangsfeld) mit einer Nachschlagetabelle. Die Einträge in der Nachschlagtabelle können bspw. sein TPG, Kunde, Lieferant. (vgl. http://www.theprojectgroup.com/blog/ms-project-felder-nachschlagetabelle/ )
      2. Hinterlegen Sie jetzt Formeln für die Attribute 1, 2 und 3. Die Formeln für die Felder wären: Attribut 1 IIf(Text1=”TPG”;”Yes”;”No”), Attribut2 IIf(Text1=”Kunde”;”Yes”;”No”) und Attribut3 IIf(Text1=”Lieferant”;”Yes”;”No”).
      Dann definieren Sie 3 neue Balken, die auf die jeweiligen Attribute referenzieren.
      Meine Kollegin, Frau Kathryn Dixon, hat das Vorgehen in einem anderen Zusammenhang beschrieben. (vgl. http://www.theprojectgroup.com/blog/ms-project-fortschritt-anzeigen/ )

      3. Zu guter Letzt: Blenden Sie die Spalte Text 1 ein und ordnen Sie den Vorgängen die gewünschten Werte zu. Die Farben der Balken werden dann automatisch entsprechend Ihrer Festlegungen geändert.

      Viele Grüße, Martin Gösse

  8. Hallo Martin,

    vielen Dank für die Infos. Ich habe es ähnlich realisiert, wie Sie es beschrieben haben.
    Ich wollte zusätzlich einen “Projekttext” haben indem ich z.B. den Kundennamen hinterlegen kann.
    Ich habe eine Spalte (Benutzertext mit Nachschlagetabelle, mit einer festen Liste), in der ich die Zuständigkeit auswählen kann (Kunde, Firma). Ich habe dieses Feld auch zur Balkenbeschriftung genutzt. An den Balken steht nun aber der Text “Kunde” und nicht der Kundenname. Die Farbe des Balkens wird von Attributen beeinflusst. In den Attributen frage ich die Zuständigkeit für den jeweiligen Vorgang ab.
    Da ich mir eine allgemeine Vorlage erstellen wollte, in der ich an einer Stelle den Kunden vorgebe und alles andere allgemein halte, suchte ich eine entsprechende Möglichkeit.

    Gruß
    Marvin

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