Office 365 / Microsoft Cloud Deutschland – für wen passt das Angebot?

0

+++ Datenschutz nach deutschem Recht +++ Unterschiede beim internationalen und deutschen Microsoft Office 365 Cloud-Angebot +++ Hinweise zum erfolgreichen Weg in die Cloud +++

Schütze ich meine Unternehmensdaten oder gehe ich in die Cloud? Die Antwort muss lauten: sowohl als auch. Denn zum einen ist die Cloud heutzutage für immer mehr Unternehmen unverzichtbar, zum anderen verfügen die Anbieter von Cloud-Diensten und Software-as-a-Service (SaaS) aber auch über leistungsfähige Sicherheitslösungen auf höchstem Niveau. Sicherheit und Cloud sind keine Gegensätze mehr.

Unterschiede gibt es allerdings, abhängig vom Standort der Datenzentren. Denn in der Europäischen Union (EU) und speziell in Deutschland sind die regulatorischen Anforderungen an den Datenschutz besonders hoch.

Microsoft hat darauf reagiert. Das Unternehmen bietet Ihnen seine Cloud-basierte Plattformen Microsoft Azure, Dynamics 365 und insbesondere Office 365 in zwei Varianten an:

  1. mit einer globalen Infrastruktur,
  2. mit ausschließlich deutschen Standorten und besonders strengen Zugriffsmaßnahmen.

Wollen Sie Office 365 für Ihre Geschäftsprozesse einsetzen, so stehen Sie also vor einer Entscheidung: Wähle ich die deutsche oder die internationale Cloud-Variante?

Welche Kriterien für Ihre Entscheidung ausschlaggebend sind, lesen Sie im folgenden Text. Zudem erfahren Sie am Ende, wie Sie Ihrem Unternehmen schnell und koordiniert den Weg in die Cloud eröffnen können.

Microsoft Online Angebote: Umfassende Service-Palette für die digitalisierte Welt

Die digitale Transformation verlangt Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen ein Höchstmaß an Agilität und Flexibilität ab. So ist zum Beispiel Arbeit völlig anders organisiert als früher. Kooperation über Ländergrenzen und regionale Zeitzonen hinweg, mobiler Zugriff auf Daten, Datenkongruenz unabhängig vom Standort und vom Endgerät sind dazu einige Stichworte.

Microsoft bietet mit Office 365 eine umfassende digitale Plattform für zentrale Geschäftsprozesse und moderne Zusammenarbeit. Sie enthält zahlreiche Möglichkeiten beispielsweise für das Management von Projekten verschiedenster Größenordnung oder für das Change-Management.

Die Umgebung lässt sich zudem an unterschiedliche Anforderungen und Unternehmensgrößen anpassen. Weltweit setzen laut Microsoft derzeit monatlich 100 Millionen kommerzieller User Office 365 ein (Stand 10/2017).

Mehr als zwei Drittel der Unternehmen gehen in die Cloud

Wie wichtig und unverzichtbar die Cloud ist, haben die meisten Unternehmen inzwischen erkannt. Im September 2017 hat eine Umfrage im TPG Webinar zur Microsoft Cloud Deutschland mit über 100 Teilnehmern ergeben, dass etwa zwei Drittel der Teilnehmer bereits mit Diensten in der Cloud arbeiten oder dies in den nächsten zwölf Monaten umsetzen wollen. Nur sechs Prozent wollen den Weg in die Cloud derzeit nicht gehen und 28% machten keine Angabe (siehe folgendes Bild).

Office 365 / Microsoft Cloud Deutschland 1

(Hinweis: Das Video des Webinars finden Sie weiter unten in diesem Artikel und können es dort vollständig ansehen.)

Eine andere Umfrage im selben Webinar zeigte auch, dass der Aspekt Datensicherheit gerade in Deutschland und Europa eine wichtige Rolle spielt. Als größte Herausforderungen bei der Planung und Realisierung von Cloud-Lösungen wurden genannt (Mehrfachnennungen waren möglich):

  1. Sicherheitsbedenken (78 %)
  2. Datenspeicherung in Deutschland oder international (51%)
  3. Bandbreite / Performance der Datenübertragung (35%)
  4. Migration von Altsystemen (29%)

Office 365 / Microsoft Cloud Deutschland 2

Deutschland als Datenstandort gewährleistet besonders hohe Standards für den Datenschutz. Sie sorgen für ein Maß an Sicherheit, das im internationalen Vergleich unübertroffen ist. Daher hat Microsoft mit seiner Microsoft Cloud Deutschland seit Anfang 2017 ein passendes Angebot für Unternehmen, denen der Sicherheitsaspekt besonders wichtig ist.

Office 365: Vielfalt und Flexibilität aus der Microsoft Cloud Deutschland und international

Die Vielfalt und Kombinationsmöglichkeiten unterschiedlicher Service-Elemente von Office 365 bietet Ihnen hohe Flexibilität. Haben Sie Abonnements zur Nutzung erworben, so können Sie mit verschiedenen Komponenten Ihre individuelle Software-Architektur im Unternehmen errichten.

Den Kernbereich machen in der Regel Office-Produkte wie Word, Excel oder PowerPoint aus, die als Office 365 ProPlus auf bis zu 5 Geräten pro Benutzer installiert werden können.

Hinzu kommen die E-Mail- und Kalenderfunktionen sowie einfache Aufgabenmanager, die in Exchange Online laufen. SharePoint Online und OneDrive for Business dienen dabei als zentrale Plattform zur Kollaboration und zur Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten.

Für komplexeres Projekt-, Work- und Ressourcenmanagement stellt Ihnen Office 365 Bausteine wie Project Online und Planner zur Verfügung. Mit Dynamics 365 können Sie ein nach Anforderungen und Unternehmensgröße skalierbares modernes ERP-System in der Cloud nutzen.

Zahlreiche weitere Komponenten stehen neben SharePoint für die Kollaboration bereit. Diese bringen den effizienten Austausch von Informationen und die interne Vernetzung von Mitarbeitern voran:

  • Skype for Business
  • Teams (löst Skype for Business zukünftig ab)
  • Delve
  • Yammer (nur in der internationalen Variante von Office 365 verfügbar)

Die Datenspeicherung im Unternehmen, Dokumentenprozesse und Bearbeitung zeitgleich mit mehreren Anwendern unterstützen auf unterschiedliche Weise

  • SharePoint Online und
  • OneDrive for Business.

Zudem haben Sie hiermit die Möglichkeit einer Offline-Synchronisierung auf die Geräte der Benutzer (z.B. für die Bearbeitung unterwegs ohne Internetverbindung).

Office 365 Deutschland Cloud-Angebot

Die Service-Landschaft von Office 365 bietet viele Kombinationsmöglichkeiten

Office 365: Cloud Datenspeicherung in Deutschland und international

Office 365 finden Sie mit Datenspeicherung in zwei Varianten:

  1. nur in Deutschland oder
  2. international an bestimmten verteilten Standorten in Europa und weltweit. Für Unternehmen aus Deutschland ist der Datenstandort in der Regel in Irland oder Holland.( Weitere Infos zu den Datenstandorten z.B. für Europäische Kunden)

Die globale Office-365-Infrastruktur verfügt über Datenzentren an mehr als 34 Standorten in 14 Regionen der Welt. Sie gehören zu einem der drei weltweit größten Netzwerke überhaupt.

Diese globale Infrastruktur bietet das für Unternehmen erforderliche Niveau an Sicherheit und Zuverlässigkeit. Sie entspricht allen internationalen Compliance-Standards wie ISO 27001, FISMA und den EU-Standard-Vertragsklauseln.

Office 365 Angebot und Datacenter international

Die globale Office-365-Infrastruktur gehört zu den drei weltweit größten Netzwerken.

Was zeichnet Office 365 in der Microsoft Cloud Deutschland aus?

Die Möglichkeiten des internationalen Cloud Angebotes bieten gerade international agierenden Unternehmen mit weltweit verteilter Belegschaft zahlreiche Vorteile.

Gleichwohl legen viele Unternehmen und Behörden Wert darauf, ihre Daten ausschließlich in Deutschland speichern zu lassen. Für diese hat Microsoft die beiden deutschen Standorte mit Rechenzentren in Frankfurt und Magdeburg eingerichtet.

Dieses deutsche Cloud-Angebot entspricht den besonders strengen Datenschutz- und Compliance-Richtlinien, die in Deutschland gelten, und sind für Kunden in Deutschland, der europäischen Union (EU) und den Ländern der europäischen Freihandelsassoziation (EFTA – Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz) verfügbar.

Jährliche ISO- und SOC-Zertifizierungen gewährleisten die Einhaltung der Standards ISO 27001/27002, 27017, 27018 und SOC 1 & 2. Darüber hinaus ist eine Informationsschrift in Arbeit, mit der Microsoft Sie als Mandanten bei der Einhaltung ihrer Compliance-Pflichten wie zum Beispiel dem IT-Grundschutz unterstützen wird.

Drei Merkmale charakterisieren Office 365 Deutschland:

  • Die Dienste werden ausschließlich aus den deutschen Rechenzentren bereitgestellt.
  • Alle Kundendaten sind in Deutschland gespeichert.
  • Ein unabhängiger deutscher Datentreuhänder überwacht den Zugang zu den Kundendaten. Der Treuhänder unterliegt dem deutschen Recht.

Die Rechenzentren in Frankfurt und Magdeburg sind durch physische Barrieren und umfassende technische ebenso wie organisatorische Schutzvorrichtungen gegen Naturgewalten und gegen den unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Der Datenabgleich zwischen den beiden Standorten sorgt für die erforderliche Redundanz, um die Geschäftsabläufe der Office-365-Deutschland-Mandanten sicherzustellen. Im Fall des Falles gewährleistet sie auch die Wiederherstellung der Daten (dies gilt natürlich auch für die internationale Cloud).

Derzeitige Einschränkungen bei der Microsoft Clous Deutschland

Ein Großteil der Services von Office 365 werden in der rein deutschen Variante angeboten. Gleichwohl gibt es eine Reihe von Komponenten, die in Office 365 Deutschland nicht enthalten sind oder erst zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen werden. Sie können derzeit (Stand 10/2017) nur mit der internationalen Alternative umgesetzt werden. Dazu zählen beispielsweise die folgenden:

  • Advanced Security Management
  • Bookings
  • Cloud PBX
  • Delve Profile
  • EMS
  • Information Rights Management
  • Microsoft Teams
  • MyAnalytics
  • Outlook für iOS/Android
  • Planner
  • PSTN Calling
  • PSTN Conferencing
  • Service Health API
  • Skype Meeting Broadcast
  • StaffHub
  • Sway.

Kurz vor der Einführung in Office 365 Deutschland stehen (Stand 10/2017):

  • Usage Reports im Admin-Center
  • Guest Links und External Sharing
  •  Import Service

Nur Yammer ist ausschließlich im internationalen Office 365 Dienstangebot verfügbar und ist nicht für Office 365 Deutschland geplant.



Sehen Sie hier das Webinar, das als Grundlage für diesen Artikel diente.

 

Entscheidungshilfe: Wann sollten Sie die Deutsche Microsoft Cloud nutzen?

Wie können Sie nun unternehmensstrategisch beurteilen, ob die Verfügbarkeit dieser Services oder das Datensicherheitsniveau den Ausschlag für die Wahl der Office-365-Lösung geben sollten?

Die Antwort darauf ergibt sich aus einer weiteren Frage. Sie lautet: Wo befinden sich

  1. die Mitarbeiter
  2. die Geschäftspartner
  3. die Kundendaten

Wenn Sie diese Frage klären, dann verschaffen Sie sich ein klares Bild darüber, welche der beiden Cloud-Varianten zu Ihrem Unternehmen passt. Folgend helfen wir Ihnen bei der Beantwortung.

Kriterium 1: die Mitarbeiter

Die geographische Verteilung der Mitarbeiter-Standorte ist deswegen ein wichtiger Faktor, weil sich die Konnektivität zur Cloud sowie der lokale Support unterscheiden. Wer ausschließlich über Standorte in Europa verfügt, kann mit der Office 365 Deutschland Lösung ein eigenständiges, in sich geschlossenes Microsoft-Netzwerk zwischen den deutschen Rechenzentren nutzen.

Der technische Support aus Deutschland steht an sieben Tagen in der Woche und jeweils rund um die Uhr zur Verfügung, allerdings nur in den Sprachen Deutsch und Englisch.

Die internationale Office 365 Lösung hingegen nutzt das globale Netzwerk mit seiner hochgradig verteilten Infrastruktur und den über mehrere Regionen verteilten Datenzentren. Global verteilt sind auch die Experten für den Support. Sie stehen 24/7 bereit und bieten Unterstützung in insgesamt 17 Sprachen.

Kriterium 2: die Geschäftspartner

Ebenso wichtig ist die Frage der internen und externen Geschäftspartner. Wo befinden sie sich und wie eng ist die Zusammenarbeit?

Der Grund: Durch den isolierten Charakter der Microsoft Cloud Deutschland können sich Einschränkungen in der Nutzung über Systemgrenzen hinweg ergeben. Es kommt darauf an, wie Ihre digitale Infrastruktur als Office 365 Kunde mit der Ihrer Geschäftspartner zusammenspielt. Denkbar sind vier Fälle:

  • Fall 1: Cloud und on-premise parallel: Cloud- und on-premise basierte Komponenten existieren in Ihrem Unternehmen sowie bei Ihrem Geschäftspartner nebeneinander (hybrid)
  • Fall 2: Geschäftspartner on-premise: Sie arbeiten in der Cloud, aber Ihr Geschäftspartner verfügt nur über eine on-premise-Lösung
  • Fall 3: Office 365 Deutschland: Sowohl Sie als auch Ihr Geschäftspartner nutzen die Office 365 Deutschland Cloud
  • Fall 4: Office 365 Deutschland & global: Eine der beiden Seiten – Sie oder Ihr Geschäftspartner – verwenden Office 365 Deutschland, die andere die globale Variante.

In allen vier Szenarien können Sie die allermeisten Möglichkeiten von Office 365 Deutschland nutzen. Es gibt jedoch Ausnahmen:

  • Noch nicht möglich sind die Freigabe und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten auf SharePoint oder OneDrive for Business zwischen Partnern, die einerseits die internationale, andererseits die deutsche Variante von Office 365 nutzen (im Fall 4 oben).
  • Die Azure-Rechteverwaltung und die Office 365 Nachrichten-Verschlüsselung (Freigabe von rechtegeschützten E-Mails und Dokumenten an Benutzer außerhalb des Mandanten) stehen bislang in keinem der vier oben genannten Fälle zur Verfügung.

Kriterium 3: die Kundendaten

Ihre Daten zu schützen, hat für Sie als Unternehmer oder auch als Mitarbeiter in Behörden herausragende Bedeutung. Mindestens ebenso wichtig, nicht zuletzt wegen einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen, ist der Schutz der Daten Ihrer Kunden.

Office 365 Deutschland bietet gegenüber dem globalen Office 365 und dessen bereits sehr hohem Sicherheitsniveau eine zusätzliche Kontrollebene: die Zugangskontrolle über einen deutschen Datentreuhänder. Dabei handelten es sich um einen externen Dienstleister der T-Systems International GmbH.

Office 365 / Microsoft Cloud Deutschland Sicherheitskonzept

Der Datentreuhänder kontrolliert den Zugang zu sämtlichen Kundendaten.

Was genau ist die Aufgabe des deutschen Datentreuhänders?

Der Datentreuhänder agiert als Torwächter, der mit Hilfe der Role Based Access Control (RBAC) den Zugang zu den Kundendaten komplett kontrolliert, autorisiert und protokolliert. Microsoft-Mitarbeiter können sich nicht auf Server mit Kundendaten einloggen und haben keine administrativen Top-Level-Rechte, um sich selbst Zugang zu Kundendaten zu gewähren. Das betrifft sämtliche Kundendaten von E-Mails bis hin zu kompletten Datenbankeninhalten.

Auch Service und Support von Microsoft müssen den Weg über die Kontrollinstanz gehen. Software-Tools zur Überwachung des Service ermöglichen keinen Zugriff auf Kundendaten, und das Aufspielen von Software-Updates muss vom deutschen Datentreuhänder genehmigt werden.

Im Zentrum des Zugriffs auf Kundendaten steht bei Office 365 Deutschland das Customer Lockbox-System (was optional auch für die internationale Cloud verfügbar ist und der Kunde quasi die Stelle des Datentreuhänders einnimmt). Dort fragt der Microsoft-Techniker an. Das System übermittelt die Anfrage den Datentreuhänder, der wiederum dann den genau definierten Zugang gewährt. Diese Zugangsgenehmigung geschieht mit den niedrigsten benötigten Rechten, just in time und nur für den begrenzten Zeitraum, den der Techniker für seine Arbeit benötigt. Der Zugriff erfolgt zudem immer unter Aufsicht des Datentreuhänders. Als besonderes Sicherheitsmerkmal ist es möglich, vor der Freigabe durch den Datentreuhänder noch eine Rückfrage beim Kunden zu schalten.

Ihre Entscheidungskriterien für Office 365 Deutschland oder international

Die Entscheidung Ihres Unternehmens wird dann eher zugunsten von Office 365 international ausfallen, wenn

  • Ihre Mitarbeiter über unterschiedliche Standorte auch außerhalb Europas verteilt sind und
  • strategisch wichtige Geschäftspartner über reine on-premise- oder hybride Lösungen verfügen beziehungsweise ihrerseits bereits Mandanten von Office 365 in der internationalen Cloud sind.

Umgekehrt ist Office 365 Deutschland dort im Vorteil, wo der Schutz Ihrer Kundendaten nach den strengen deutschen Richtlinien absoluten Vorrang hat.

Office 365 / Microsoft Cloud Deutschland Entscheidungsmatrix

Die drei wesentlichen Kriterien für Ihre Entscheidung: Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kundendaten

Neben diesen drei Aspekten gibt es weitere Faktoren, deren Bedeutung für Ihr Unternehmen Sie prüfen sollten, bevor eine Entscheidung fällt. Dazu zählen:

  • Kosten: Office 365 Deutschland wird zu einem um etwa 25% höheren Preis angeboten als Office 365 global. Besondere Konditionen gelten für den öffentlichen Sektor und den Bildungsbereich.
  • Migration: Es besteht keine Möglichkeit für eine automatische Migration zwischen den Rechenzentren in den internationalen Regionen und der Microsoft Cloud Deutschland. Eine Migration ist aufgrund der Isolation der Microsoft Cloud Deutschland ein rein manuelles Projekt, wo die Aufwände sorgfältig abgewogen werden sollten.
  • Authentifizierung: Office 365 Deutschland unterstützt ausschließlich die sichersten Authentifizierungsprotokolle von Microsoft. Unterstützte Clients sind Office 2016 und Office 2013 mit moderner Authentifizierung sowie Office 365 Pro Plus.
  • Yammer: Das Social-Media-Netzwerk für Mitarbeiter in Unternehmen wird auch künftig nicht in der Microsoft Cloud Deutschland angeboten.
  • Verfügbarkeit: Einige Funktionen von Office 365 werden zunächst international eingeführt und erst zu einem späteren Zeitpunkt in der deutschen Cloud zur Verfügung stehen (siehe oben).

So kommen Sie erfolgreich in die Microsoft Cloud

Ihr Weg in die Microsoft Cloud, ob in die deutsche oder internationale, ist eine Reise. Diese will gut vorbereitet sein. Ein umfassender Plan und die richtige Ausrüstung sind nötig. Ein erfahrener Lotse hilft Ihnen, den optimalen Kurs anzulegen und Untiefen sicher zu umschiffen.

Das Onboarding Programm von Microsoft in die Cloud heißt Microsoft FastTrack, das als Bestandteil von Office 365 bei einer gewissen Anzahl an Seats Unterstützung bei der Einführung bereitstellt. Es hilft Ihnen beispielsweise bei

  • der Aktivierung einer Reihe von Diensten,
  • ermöglicht die E-Mail-Migration von Exchange, Notes, Gmail und GroupWise und
  • erlaubt die Datenmigration von Datenverzeichnissen, SharePoint und Google Drive.

Aber warum nutzen Sie nicht gleich eine zentrale Lösung in der Office 365 Produktfamilie für die Einführung – das Projektmanagement? Project Online berücksichtigt alle Facetten:

  • rollenbasiertes Einzelprojektmanagement
  • Ressourcenverwaltung und Kapazitätsplanung
  • Portfoliomanagement
  • Komponenten der Kollaboration (z.B. Teamkollaboration und Teamkommunikation).
Office 365 / Microsoft Cloud Deutschland Project Online

Project Online ist der Enabler beim Weg in die Office 365 Welt

TPG The Project Group hat mit TPG QuickStart eine maßgeschneiderte Project Online-Lösung entwickelt, die in wenigen Schritten zur gewünschten Service-Konstellation von Office 365 führt.

Mit TGP QuickStart wird zunächst ein vorkonfiguriertes Basissystem für Ihr Projektmanagement installiert. Dann werden die Administratoren und Anwender geschult und für die Nutzung des Systems fit gemacht. Damit haben Sie eine zentrale Plattform mit folgenden Basisfunktionen:

  • Zeit- & Vorgangsverwaltung
  • Kollaboration und Aufgabenverwaltung
  • Problem- und Risikomanagement
  • Berichtswesen
  • Einzel- und Multiprojektmanagement
  • Ressourcen- und Kapazitätsplanung
  • Kostenmanagement
  •  Forecast-Funktion

Diese Basis lässt sich je nach Ihren Anforderungen beliebig erweitern. So können anschließend weitere Office 365 Services angedockt werden. Gleiches gilt aber auch für ganz andere Systeme wie Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP).

Nicht zuletzt erlaubt Ihnen TPG QuickStart die fortdauernde Nutzung der bereits bestehenden Infrastruktur in Ihrem Unternehmen, die dann mit der Office 365 Cloud in einer Hybridlösung kombiniert wird.

Zusammenfassung: Machen Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen zu einer Erfolgsgeschichte

Disruptiv: Mit diesem Wort werden die Folgen der digitalen Transformation für Unternehmen und ihre Geschäftsprozesse häufig bezeichnet. In der digitalisierten Wirtschaft bleibt nichts, wie es ist.

Die Zusammenarbeit und das Management von Dokumenten und Projekten über die Grenzen von Raum und Zeitzonen, Endgeräten und Systemen hinweg ist zunehmend Alltag. Möglich wird dies nur durch die Cloud.

In diesem Artikel haben Sie erfahren, was Ihnen Microsoft Office 365 für eine umfassende Service-Landschaft bietet. Ihre Elemente sind kombinierbar und skalierbar nach den unterschiedlichsten Unternehmensbedürfnissen.

Es gibt zwei Optionen zu Datenspeicherung im Rahmen von Office 365 als internationales Cloud Angebot und Office 365 Deutschland.

Abhängig von Ihren strategischen Interessen und Schwerpunkten können Sie damit entweder der Datensicherheit mit Datenspeicherung in Deutschland den Vorrang geben oder sich für grenzenlose Flexibilität und Service-Vielfalt entscheiden.

Die Einführung von Office 365 schließlich erfordert professionelle Unterstützung. Mit Project Online stellt Office 365 selbst ein eigenes, hervorragendes Instrument für das Projekt- und Changemanagement zur Verfügung. Es ist optimal für die effiziente Einführung von Office 365 geeignet und sichert vernetzte Klarheit im digitalisierten Geschäftsalltag.

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie die Digitalisierung auch für Ihr Unternehmen zu einer Erfolgsgeschichte werden kann: Sprechen Sie uns an. TGP zeigt Ihnen gern im Rahmen einer persönlichen Präsentation Ihre Reise in die Cloud.

 

Ergänzung: Weitere Basisinformationen über Office 365

Wenn Sie mehr über die unterschiedlichen Funktionalitäten von Office 365 erfahren möchten, dann erhalten Sie hier weitere Informationen:

  • Microsoft Trustcenter (u.a. mit Information über die Microsoft Cloud Produkte zu Standorten, Datensicherheit, Datenschutz, Compliance und Datenschutz-Grundverordnung mit der Microsoft Cloud)
  • Office 365 Tour mit verschiedenen Szenarien
Share.

Kommentar abschicken