Lessons Learned im Projektmanagement – so geht’s richtig

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+++ Wie Sie die Lessons Learned Methode richtig anwenden +++ Beispiele und Vorlagen zum richtigen Vorgehen +++

von Sonja Bannick (Gastautorin)

Jedes Projekt liefert wertvolle Erfahrungen. Positive wie Negative.

Die gute Nachricht ist: Sie können aus beidem Erkenntnisse ziehen und davon profitieren! Denn jede Erfahrung kann für weitere Projekte nützlich sein – und damit wesentlich zu künftigen Erfolgen beitragen.

Nur wie können Sie dieses Wissen bewusst aufgreifen, kanalisieren und weitergeben, so dass Sie einen wirklichen Mehrwert davon haben?

Eine bekannte Methode ist Lessons Learned. Diese unterstützt Projektleiter und PMO dabei, aus vergangenen Projektsituationen Erkenntnisse abzuleiten.

Für neue Projekte bedeutet das:

  • Fehler zu vermeiden
  • Risiken zu verringern
  • Chancen zu nutzen
  • Projekt-Qualität zu steigern.

Lessons Learned können unterschiedlich durchgeführt werden. In diesem Artikel lernen Sie ein Vorgehen kennen.

Lessons Learned ist mittlerweile fester Bestandteil im Projektportfoliomanagement. Richtig ein- und umgesetzt kann diese Methode ein Teil Ihrer Erfolgsstrategie sein!

Wie wird die Lessons Learned Methode heutzutage eingesetzt?

Es gibt viele Arten und Formen zur Durchführung von Lessons Learned. Welche Arten kennen Sie?

Aus meinen Erfahrungen wird Lessons Learned oft nur am Ende eines Projektes mit einer simplen Umfrage im Projektteam abgehandelt.

Die klassischen zwei Fragen sind:

  • Was war gut?
  • Was war schlecht?

Die Antworten wiederum sind meistens entsprechend oberflächlich, da sich die Teilnehmer

  • entweder nicht trauen etwas Relevantes zu sagen,
  • sich gar nicht erst darauf vorbereiten (konnten), oder
  • wissen, dass Ihre Aussage keine Nachhaltigkeit erhält.

Das Ergebnis ist daher oftmals:

Es wird das gesagt, was gehört werden möchte. Und zwar: “Alles gut verlaufen.”

Lessons Learned kann natürlich viel mehr. Aber es braucht dafür Raum im Projekt. Denn sonst fehlt die Zeit, um Lessons Learned bewusst anzuwenden und somit Mehrwert zu generieren.

Extra Download: So geht Lessons Learned im Projektmanagement (PDF)

Beispiel einer möglichen Vorgehensweise

Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Arten und Formen von Lessons Learned. Eine mögliche Vorgehensweise zeige ich folgend auf. Es ist eine Methodik, die die gesamte Projektstrecke begleitet – von Beginn bis zum Projektende.

Die Durchführung umfasst 4 Phasen:

  1. Teaminformation und -findung
  2. Sammelphase
  3. Workshop-Vorbereitung
  4. Workshop
Lessons Learned im Projektmanagement 1

Bild 1: Die 4 Phasen der Lessons Learned Methode

Phase 1: Teaminformation und Teamfindung

Informieren Sie Ihr Projektteam bereits zu Beginn des Projektes, dass die Lessons Learned Methode durchgeführt wird. Dies schafft Transparenz und Verständnis.

Wichtig dabei ist, dass Sie die Art und Weise darstellen bzw. erklären, wie sich das Vorgehen bei Lessons Learned gestaltet.

Diese Ansprache kann zudem dafür genutzt werden, dass Sie Ihr Team für die Methode begeistern und motivieren, sowie ggf. Missverständnisse und die Erwartungshaltung klären.

Folgend wird – je nach Teamgrösse und Struktur – entschieden, wer als “aktiv beteiligt” gilt. Das kann von Ihnen oder auch gerne gemeinsam mit dem Team geschehen.

Setzen Sie Ihr Team aus unterschiedlichen Projektbereichen zusammen, um so möglichst unterschiedliche Blickwinkel einzufangen.

“Aktiv beteiligt” sind die Personen, die Lessons Learned mit gestalten und einen aktiven Part übernehmen. Dies können Einzelpersonen aus den unterschiedlichen Projektbereichen, aber auch das gesamte Team sein. Je nach Situation und Größe des Projektteams.

Tipp: Beachten Sie, dass die Personenanzahl nicht zu hoch wird, da diese später auch Teilnehmer des Workshops sind. Ich habe bislang gute Erfahrungen mit einem drei bis 10-köpfigen Lessons Learned Team gemacht.

Phase 2: Erkenntnisse sammeln

Während des gesamten Projektes besteht die sogenannte Sammelphase. In diesem Zeitraum ist jeder aktiv Beteiligte dazu angehalten, Erkenntnisse, Erlebtes, Wahrnehmungen etc. – positive wie auch negative – festzuhalten.

Es ist die Ansammlung der Informationen, die in dem folgenden Lessons Learned Workshop Relevanz haben können.

Für den Rückblick Gold wert: das Log-Buch. Hier können alle Teilnehmer ihre Erfahrungen notieren und im bevorstehenden Workshop abrufen.

Um die Informationssammlung einfacher zu gestalten, ist ein sogenanntes Log-Buch hilfreich. Dort können Sie und Ihr Team die Begebenheiten aus dem Projekt notieren. Dies muss nicht detailliert erfolgen, sollte dennoch die Situation kurz widerspiegeln.

Tipp: Das Log-Buch kann eine einfache Excel-Tabelle sein. Sinnvoll ist es, dass jeder aktiv Beteilige das gleiche Log-Buch hat, um eine Vereinheitlichung zu schaffen. Das Log-Buch kann auch symbolisch als kleines Geschenk von Ihnen an die aktiv Beteiligten übergeben werden. Das hat bislang immer viel positive Stimmung erwirkt 😉

Lessons Learned im Projektmanagement 2

Bild 2: Lessons Learned Vorlage – Log-Buch zum Sammeln der Erkenntnisse während des Projektes

Phase 3: Workshop-Vorbereitung

Der Workshop ist das Kernstück dieser Lessons Learned Methode. Er benötigt daher eine gute Vorbereitung.

Neben dem Organisatorischen wie Workshop-Materialien, Raumreservierung etc. ist zentral der Inhalt und Ablauf vorzubereiten.

Eine wichtige Frage ist zu klären:

Welche Themen sollen in dem Workshop behandelt werden, um den höchsten Nutzen und die größte Relevanz zu erhalten?

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Hier ist es ratsam, dass Sie eine Vorauswahl von Themen treffen, die Schlüsselerlebnisse im Projekt waren. Genau das sind dann die Themen, die im Workshop gezielt behandelt werden.

Die Basis zur Themenfindung: Führen Sie Gespräche mit Ihren Teilnehmern und filtern Sie so Schlüsselerlebnisse heraus!

Um eine Auswahl der richtigen und wichtigen Themen zu bekommen, können Sie mit den aktiv Beteiligten Gespräche führen. Hier kommt das Log-Buch wieder zum Einsatz als Hilfestellung. Denn jetzt hat jeder aktiv Beteiligte – wenn das Log-Buch gut geführt ist – ein Sammelsurium an Themen zur Auswahl.

Aus diesen Gesprächen filtern Sie dann schlussendlich die brisantesten und am häufigsten genannten Begebenheiten heraus.

Wichtig hierbei ist, ein gutes Gemisch zwischen positiven und negativen Aspekten zu erhalten, denn Lessons Learned umschließt beide Bereiche.

Achten Sie bei der Zusammenstellung der Themen auf einen gesunden “Mix” aus Positivem und Negativem. So bleiben die Beteiligten motiviert.

Phase 4: Lessons Learned Workshop

Alle vorgelagerten Phasen haben auf den Workshop hin abgezielt. Der Workshop ist der Höhepunkt des Lessons Learned.

Hier arbeiten Sie und ihr Team aktiv mit den Erfahrungen, leiten Erkenntnisse ab und ziehen daraus Ihre Handlungsempfehlungen.

Lassen Sie uns zuvor einen Blick auf den Teilnehmerkreis und die Agenda richten.

An dem Workshop sollten teilnehmen:

  • alle “aktiv beteiligen” Personen
  • der Projektleiter
  • Stakeholder (optional, aber das schafft Transparenz und Vertrauen)
  • Moderator (optional aber sinnvoll)

Der Moderator sollte projektfremd und nicht aus Ihrer Gruppe der “aktiven Beteiligten” kommen. Das bedeutet, er sollte nicht aus dem Projekt kommen, das aktuell besprochen wird. Somit ist er neutral und kann den Workshop unvoreingenommen leiten.

Achten Sie darauf, dass der Moderator Ihres Workshops nicht aus einem der Projekte kommt, die besprochen werden.

Die Agenda führt durch den Workshop und gestaltet ihn entsprechend, wie im folgenden Beispiel:

  1. Begrüßung + Projektvorstellung
  2. Vorstellungsrunde + Erwartungen
  3. Einleitung
  4. Reglement
  5. Emotionen
  6. Themendarstellung
  7. Themenanalyse und Empfehlungen
  8. Resultat
  9. Weiteres Vorgehen + Transfer
  10. Feedback-Runde

1. Begrüßung + Projektvorstellung

Der Moderator eröffnet den Workshop und begrüßt die Teilnehmer. Die Agenda wird vorgestellt.
Einleitend geht der Moderator kurz auf das Projekt ein, z.B. mittels einer Milestone-Planung.

2. Vorstellungsrunde + Erwartungen

Jeder Teilnehmer stellt sich kurz vor und gibt an, in welchem Bereich oder in welcher Funktion er im Projekt mitgewirkt hat. Zudem teilt jeder Teilnehmer seine Erwartung an den Lessons Learned Workshop mit.

Hilfreich ist es, wenn der Moderator diese Erwartung kurz auf einem Flip-Chart festhält, sodass in der Feedback-Runde darauf eingegangen werden kann.

3. Einleitung

Der Moderator kann jetzt kurz die Vorgehensweise erläutern. So hat jeder Teilnehmer den gleichen Kenntnisstand und Missverständnisse werden ausgeräumt.

Sie können beispielsweise folgende Fragen beantworten:

  • Warum wird Lessons Learned durchgeführt?
  • Wer ist der Initiator?
  • Welche Vorarbeit wurde geleistet?
  • Was steht im Fokus?
  • Was ist das Ziel des Workshops?

Tipp: Sie können die Fragen auch direkt an das Plenum stellen und einen Austausch zwischen den Teilnehmern ermöglichen. Dies lockert die Atmosphäre auf, da erfahrungsgemäß die Teilnehmer zu Beginn sehr angespannt sind.

4. Reglement

Gerade in einem Lessons Learned Workshop rate ich gerne, ein Reglement einzuführen.

Der Grund:

Die Themen sind oft emotional belegt. Ein Reglement unterstützt die Teilnehmer und fungiert als Leitbild. Der Moderator kann dieses Reglement kurz vorstellen und auf die einzelnen Punkte eingehen.

Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel für ein Workshop-Reglement.

Lessons Learned im Projektmanagement 3

Bild 3: Beispielhafte Liste eines Workshop-Reglements

5. Emotionen

Nach den ersten beiden einleitenden Positionen beginnt jetzt der operative Teil des Workshops.

Nutzen Sie Emotionen als Einstieg. Zum Beispiel kann der Moderator die Teilnehmer auffordern, ihre Emotionen zu dem Gesamtprojekt darzustellen. Diese können gut sichtbar zentral visualisiert werden.

Die Frage könnte z.B. lauten: Wie fühle ich mich, wenn ich an das gesamte Projekt denke?

Dies schafft im Gesamten einen guten Überblick über das Projekt bzw. dessen Stimmung.

Tipp: Nutzen Sie ‘Smiley-Karten’, um die Emotionen einzufangen. Alternativ eignet sich eine Zahlen-Skala: 1 für ‘ganz schlecht’ und 10 für ‘total begeistert’. Für die Smiley-Karten nehmen Sie einfach Post-It’s oder Moderationskarten, auf die die Teilnehmer mit bunten Stiften Ihre Emotion aufzeichnen.

Lessons Learned im Projektmanagement 4

Bild 4: Einfache Smiley-Karten sind hilfreich, wenn Emotionen im Mittelpunkt stehen

6. Themendarstellung

Jetzt erfolgt die Themendarstellung, die Sie oder das Team in der Vorbereitungs-Phase mittels der Gespräche herausgearbeitet haben. Diese einzelnen Themen werden jetzt für alle sichtbar skizziert und kurz erläutert.

Hier ist es wichtig, dass das Plenum mit der aktuellen Themenauswahl einverstanden ist. Je nach Situation können jetzt daran Änderungen vorgenommen werden.

Tipp: Ich halte diesen Punkt immer sehr offen. So kann das Team gemeinsam den Workshop gestalten und die Themen in der Gruppe zusammenstellen.

7. Themenanalyse + Empfehlung

Die Themenanalyse ist das Zentrum des Workshops. Es gilt jetzt, die einzelnen Themen zu betrachten und Handlungsempfehlungen heraus zu arbeiten.

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Um die Teilnehmer zu unterstützen, nutze ich gerne die folgenden Leitfragen:

  1. Ursache: Wie ist es zu dieser Situation gekommen? Was war ausschlaggebend?
  2. Auswirkung: Was war die Folge, das Ergebnis, die Konsequenz?
  3. Handlungsempfehlung: Was war gelungen, was hätte optimiert werden können?

Die zentralen Fragen im Workshop: Wie kam es dazu, was war die Folge und was lief gut?

Dieser Part ist ein klassischer Gruppenarbeitsbereich, der in kleinen Einzelgruppen oder in der Gesamtgruppe über den Moderator abgewickelt werden kann.

Bitte beachten Sie, dass Handlungsempfehlungen nicht nur aus negativen Situationen entstehen.

Es gibt auch erfolgreiche Ereignisse/Begebenheiten in einem Projekt, die zukünftig weiter empfohlen werden dürfen.

Achtung: Es gibt keine Musterlösung!

Da jedes Projekt, jeder Projektverlauf, jedes Projektteam einzigartig ist, sind auch entsprechend die Handlungsempfehlungen individuell.

Denn Handlungsempfehlungen, die für das eine Unternehmen nützlich sind, werden vielleicht schon in einem anderen Unternehmen auf eine andere Art und Weise praktiziert, oder sind für ein weiteres Unternehmen aufgrund der Organisationsstruktur gar nicht umsetzbar.

Aber das ist auch grade das Schöne an Lessons Learned: aus Workshop und Teamarbeit ergeben sich oft Aspekte und Möglichkeiten, die nicht aus dem Lehrbuch kommen.

Seien Sie hier gerne kreativ! Wichtig ist nur, dass das Resultat umsetzbar bleibt.

Zum Beispiel:

  • Ein kurzes, tägliches Stand-up Meeting mit dem Projektteam während der Projektphase, das den Informationsfluss optimiert.
  • Eine andere Bezeichnung oder Struktur der Projektordner in der Datenablage, um den Suchvorgang von Dokumenten/Informationen zu erleichtern.
  • Eine bessere Ausformulierung der Anforderungen und Priorisierung. Hilfreich sind hier eigens gestaltete Templates auf Basis der MoSCoW-Regel (Must/Should/Could/Won’t have). Sie machen die Erwartungshaltung der Stakeholder greifbarer.

 

8. Resultat

Jetzt liegt der Fokus auf den Ergebnissen der Themendarstellung. Sie werden jetzt im Plenum konstruktiv besprochen, klar formuliert und anschließend dokumentiert.

Ziel ist es, dass jede Handlungsempfehlung

  • für jeden Teilnehmer schlüssig, sinnvoll und einsatzfähig ist und somit
  • vom gesamten Team “abgenommen” ist.

Arbeiten Sie die einzelnen Themen so nach und nach ab. Damit liegt zu jedem Punkt eine Handlungsempfehlung vor, die für zukünftige Projekte genutzt werden kann.

9. Weiteres Vorgehen + Transfer

Sind die Handlungsempfehlungen finalisiert, ist jetzt das weitere Vorgehen abzustimmen. Das könnte z.B. sein, ein Folgemeeting aufzusetzen, um noch Punkte zu besprechen, die neu aufgekommen sind.

Außerdem können weitere Themen wie “Kommunikation” und “Informationsweitergabe” angegangen werden, z.B:

  • Wie können jetzt die Handlungsempfehlungen in die nächsten Projekte weiter getragen werden?
  • Wo und wie können sie abgelegt werden, sodass auch andere Abteilungen oder Projektteams diese nutzen können?

Tipp: Schenken Sie diesem Workshop-Abschnitt hohe Aufmerksamkeit! Denn hier ist abzustimmen, wie die erarbeiteten Informationen jetzt in die anderen Abteilungen und Köpfe transferiert werden – ganz wesentlich für das PMO.

10. Feedback-Runde

Die Feedback-Runde ist der Abschluss des Lessons Learned Workshop. Sie haben es fast geschafft!
Jeder Teilnehmer kann jetzt den Workshop “revue passieren” lassen und sein Feedback dazu abgeben.

Ebenso kann der Moderator auf die zu Beginn aufgezeichneten Erwartungen der Teilnehmer rückblickend eingehen.

Es erfolgt der Abschluss mit Danksagung an die Teilnehmer und die Auflösung des Workshops.

Zusammenfassung – Lessons Learned im Projektmanagement

Lessons Learned ist eine gute Methode, um aus Erfahrungen bewusst und nachhaltig Wissen zu generieren.

Prinzipiell geht es um die aktive Auseinandersetzung mit den jeweiligen Lessons Learned Themen oder auch Schlüsselmomente (“Aha-Effekte”) zu erschaffen. Denn dies führt zu einer besseren Verankerung im Kopf und unterstützt den Lerneffekt.

In diesem Artikel habe ich Ihnen die wichtigsten Aspekte beim Umsetzen einer beispielhaften Lessons Learned Methode aufgezeigt. Diese umfasst die 4 Phasen:

  1. Teaminformation und -findung (Kommunikation + Zusammenstellen des Teams)
  2. Sammelphase (Themensammlung während des Projektes)
  3. Workshop-Vorbereitung
  4. Workshop

Außerdem haben Sie erfahren, dass Lessons Learned immer individuell auf das jeweilige Projekt angepasst werden muss. Es gibt also kein Patentrezept. Alle im Artikel aufgeführten Beispiele sind deshalb nur als Anregung zu sehen, nicht als Vorgabe.

Ihr Vorteil? Nutzen Sie diesen Lessons Learned Leitfaden, um Optimierungspotenziale in Ihren Projekten zu erkennen und umzusetzen!

Aus meiner Erfahrung hat es sich bis jetzt immer gelohnt. Haben Sie ähnliche Erfahrungen gemacht?

Sonja Bannick, Projekt-Expertin und Bloggerin

Sonja Bannick, Projekt-Expertin und Bloggerin

Über die Autorin: Sonja Bannick hat in ihren 20 Jahren Berufserfahrung verschiedene Funktionen durchlaufen und konnte bislang u.a. als Unternehmensgründerin, Head of Operations, Senior Business Consultant und auch als Geschäftsführerin in unterschiedlichen Branchen Erfahrungen sammeln.

Ihr Kerngebiet umfasst die ganzheitliche Unternehmensberatung (Strategie – Mensch – Organisation – Technik), das Führen von Teams und Abteilungen und dessen Weiterentwicklung. Hierbei hat das Projektmanagement immer wieder eine zentrale Rolle eingenommen.

Seit 2011 führt sie ihren eigenen Blog on-operations in ihrer Freizeit, in dem sie dort Themen aus ihrem Business-Umfeld aufgreift und ihre Sichtweise beschreibt.

Haben Sie Fragen? Wir beantworten diese gerne und freuen uns auf ihren Kommentar unten.

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8 Kommentare

  1. Frédéric Jordan am

    Ein sehr interessanter Artikel. LL werden leider viel zu selten sauber aufnotiert und für spätere Projekte genutzt. Ein Artikel, der ausgebaut werden sollte. D.h. die einzelnen Bereiche in separaten Artikeln vertiefen.

  2. Danke & ja, dem stimme ich definitiv zu. LL birgt enorm viel Potenzial und braucht mehr Aufmerksamkeit.

    Ich freue mich über den Hinweis bzgl. einer Artikel-Serie; hatte mich dem Thema schon einmal vertiefter gewidmet: http://bit.ly/1kkr2fS

    Viele Grüsse
    Sonja Bannick

  3. Hallo Frau Bannick,

    vielen Dank für die gute Darstellung. Ich habe heute auf dieser Basis mit leichten Abwandlungen ein Mid-Project LL durchgeführt, da es sehr viele Reibungen im dem Projekt gab. Das hat gut funktioniert.

    Da es sich um ein Kunden-Projekt handelt, habe ich für das Emotional Controlling eine 4-Feld-Matrix mit den Dimensionen “Wie fühle ich mich im Projekt” und “Wie zufrieden glaube ich, ist der Kunde mit dem (bisherigen) Projektergebnis/-verlauf”) und Punkten zum Kleben gemacht.

    In anderen Workshops habe ich die Teilnehmer solche Matrizen oder Maps auch schon körperlich auf dem Boden “stellen lassen”, das ist auch nicht schlecht zur Aktivierung, heute fehlte aber der Platz und die Zeit dazu.

    Schönen Gruß
    R. Rausch

    • Sonja Bannick am

      Hallo R. Rausch,

      ich freue mich sehr über Ihren Kommentar.
      Ihre 4-Feld-Matrix finde ich sehr gut. Vor allem die mit der ‘körperlichen Aktion’ ist eine gute Idee, die sicherlich ihre Wirkung hat. Werde diese gerne einmal ausprobieren…

      Genau diese Möglichkeit der Variantenvielfalt finde ich immer wieder spannend an LL – daher Danke für Ihren Input 🙂

      Schöne Grüsse
      Sonja Bannick

  4. Pingback: Wissenstransfer - Darstellung mit Methoden-Landkarte - Management - Knowledge - Culture

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