Lessons Learned im Projektmanagement – so geht’s richtig

Wie wird die Lessons Learned Methode eingesetzt?

Es gibt viele Arten und Formen zur Durchführung von Lessons Learned.

Aus meinen Erfahrungen wird Lessons Learned oft nur am Ende eines Projektes mit einer simplen Umfrage im Projektteam abgehandelt.

Die klassischen zwei Fragen sind:

• Was war gut?
• Was war schlecht?

Die Antworten wiederum sind meistens entsprechend oberflächlich, da sich die Teilnehmenden

• entweder nicht trauen etwas Relevantes zu sagen,
• sich gar nicht erst darauf vorbereiten (konnten), oder
• wissen, dass ihre Aussage keine Nachhaltigkeit erhält.

Als Ergebnis wird daher oftmals nur das gesagt, was gehört werden möchte. Und zwar: “Alles gut verlaufen.”

Lessons Learned kann natürlich viel mehr. Aber es braucht dafür Raum im Projekt. Denn sonst fehlt die Zeit, um Lessons Learned bewusst anzuwenden und somit Mehrwert zu generieren.

Beispiel einer möglichen Vorgehensweise

Wie bereits erwähnt gibt es verschiedene Arten und Formen von Lessons Learned. Eine mögliche Vorgehensweise lernen Sie folgend kennen. Es ist eine Methodik, die die gesamte Projektstrecke begleitet – von Beginn bis zum Projektende.

Die Durchführung umfasst 4 Phasen:

1. Teaminformation und -findung
2. Sammelphase
3. Workshop-Vorbereitung
4. Workshop

Phase 1: Teaminformation und Teamfindung

Informieren Sie Ihr Projektteam bereits zu Beginn des Projektes, dass die Lessons Learned Methode durchgeführt wird. Dies schafft Transparenz und Verständnis.

Wichtig dabei ist, dass Sie die Art und Weise darstellen bzw. erklären, wie sich das Vorgehen bei Lessons Learned gestaltet.

Diese Ansprache kann zudem dafür genutzt werden, dass Sie Ihr Team für die Methode begeistern und motivieren sowie ggf. Missverständnisse und die Erwartungshaltung klären.

Folgend wird – je nach Teamgrösse und Struktur – entschieden, wer als „aktiv beteiligt“ gilt. Das kann von Ihnen oder auch gerne gemeinsam mit dem Team geschehen.

Setzen Sie Ihr Team aus unterschiedlichen Projektbereichen zusammen, um so möglichst unterschiedliche Blickwinkel einzufangen.

„Aktiv beteiligt“ sind die Personen, die Lessons Learned mit gestalten und einen aktiven Part übernehmen. Dies können Einzelpersonen aus den unterschiedlichen Projektbereichen, aber auch das gesamte Team sein. Je nach Situation und Größe des Projektteams.

Unser Tipp: Beachten Sie, dass die Personenanzahl nicht zu hoch wird, da diese später auch Teilnehmende des Workshops sind. Wir haben bislang gute Erfahrungen mit einem drei bis 10-köpfigen Lessons Learned Team gemacht.

Phase 2: Erkenntnisse sammeln

Während des gesamten Projektes besteht die sogenannte Sammelphase. In diesem Zeitraum ist jede:r aktiv Beteiligte dazu angehalten, Erkenntnisse, Erlebtes, Wahrnehmungen etc. – positive wie auch negative – festzuhalten.

Es ist die Ansammlung der Informationen, die in dem folgenden Lessons Learned Workshop Relevanz haben können.

Um die Informationssammlung einfacher zu gestalten, ist ein sogenanntes Log-Buch hilfreich. Dort können Sie und Ihr Team die Begebenheiten aus dem Projekt notieren. Dies muss nicht detailliert erfolgen, sollte dennoch die Situation kurz widerspiegeln.

Unser Tipp: Das Log-Buch kann eine einfache Excel-Tabelle sein. Sinnvoll ist es, dass jede:r aktiv Beteilige das gleiche Log-Buch hat, um eine Vereinheitlichung zu schaffen. Das Log-Buch kann auch symbolisch als kleines Geschenk von Ihnen an die aktiv Beteiligten übergeben werden. Das hat bislang immer viel positive Stimmung erzeugt 😉

Phase 3: Workshop-Vorbereitung

Der Workshop ist das Kernstück dieser Lessons Learned Methode. Er benötigt daher eine gute Vorbereitung.

Neben dem Organisatorischen wie Workshop-Materialien, Raumreservierung etc. ist zentral der Inhalt und Ablauf vorzubereiten.

Eine wichtige Frage ist zu klären:

Welche Themen sollen in dem Workshop behandelt werden, um den höchsten Nutzen und die größte Relevanz zu erhalten?

Hier ist es ratsam, dass Sie eine Vorauswahl von Themen treffen, die Schlüsselerlebnisse im Projekt waren. Genau das sind dann die Themen, die im Workshop gezielt behandelt werden.

Die Basis zur Themenfindung: Führen Sie Gespräche mit Ihren Teilnehmenden und filtern Sie so Schlüsselerlebnisse heraus!

Um eine Auswahl der richtigen und wichtigen Themen zu bekommen, können Sie mit den aktiv Beteiligten Gespräche führen. Hier kommt das Log-Buch wieder zum Einsatz als Hilfestellung. Denn jetzt hat jede:r aktiv Beteiligte – wenn das Log-Buch gut geführt ist – ein Sammelsurium an Themen zur Auswahl.

Aus diesen Gesprächen filtern Sie dann schlussendlich die brisantesten und am häufigsten genannten Begebenheiten heraus.

Wichtig hierbei ist, ein gutes Gemisch zwischen positiven und negativen Aspekten zu erhalten, denn Lessons Learned umschließt beide Bereiche.

Achten Sie bei der Zusammenstellung der Themen auf einen gesunden „Mix“ aus Positivem und Negativem. So bleiben die Beteiligten motiviert.

Phase 4: Lessons Learned Workshop

Alle vorgelagerten Phasen haben auf den Lessons Learned Workshop hin abgezielt. Der Workshop ist der Höhepunkt der Methode.

Hier arbeiten Sie und ihr Team aktiv mit den Erfahrungen, leiten Erkenntnisse ab und ziehen daraus Ihre Handlungsempfehlungen.

Lassen Sie uns zuvor einen Blick auf den Kreis der Teilnehmenden und die Agenda richten.

An dem Workshop sollten teilnehmen:

• alle „aktiv beteiligen“ Personen
• der/die Projektleiter:in
• die Stakeholder (optional, aber das schafft Transparenz und Vertrauen)
• ein:e Moderator:in (optional aber sinnvoll)

Die Moderation sollte projektfremd und nicht aus Ihrer Gruppe der „aktiven Beteiligten“ kommen. Das bedeutet, er/sie sollte nicht aus dem Projekt kommen, das aktuell besprochen wird. Somit ist er/sie neutral und kann den Workshop unvoreingenommen leiten.

Achten Sie darauf, dass der/die Moderator:in Ihres Workshops nicht aus einem der Projekte kommt, die besprochen werden.

Die Agenda führt durch den Workshop und gestaltet ihn entsprechend, wie im folgenden Beispiel:

1. Begrüßung + Projektvorstellung
2. Vorstellungsrunde + Erwartungen
3. Einleitung
4. Reglement
5. Emotionen
6. Themendarstellung
7. Themenanalyse und Empfehlungen
8. Resultat
9. Weiteres Vorgehen + Transfer
10. Feedback-Runde

1. Begrüßung + Projektvorstellung

Die Moderation eröffnet den Workshop und begrüßt die Teilnehmenden. Die Agenda wird vorgestellt.
Einleitend geht die Moderation kurz auf das Projekt ein, z.B. mittels einer Milestone-Planung.

2. Vorstellungsrunde + Erwartungen

Alle Teilnehmenden stellt sich kurz vor und geben an, in welchem Bereich oder in welcher Funktion er/sie im Projekt mitgewirkt haben. Zudem teilt jede:r Teilnehmer:in die eigenen Erwartung an den Lessons Learned Workshop mit.

Hilfreich ist es, wenn die Moderation diese Erwartung kurz auf einem Flip-Chart festhält, sodass in der Feedback-Runde darauf eingegangen werden kann.

3. Einleitung

Die Moderation kann jetzt kurz die Vorgehensweise erläutern. So hat die gesamte Runde der Teilnehmenden den gleichen Kenntnisstand und Missverständnisse werden ausgeräumt.

Sie können beispielsweise folgende Fragen beantworten:

• Warum wird Lessons Learned durchgeführt?
• Wer ist der/die Initiator:in?
• Welche Vorarbeit wurde geleistet?
• Was steht im Fokus?
• Was ist das Ziel des Workshops?

Unser Tipp: Sie können die Fragen auch direkt an das Plenum stellen und so einen Austausch zwischen den Teilnehmenden ermöglichen. Dies lockert die Atmosphäre auf, da erfahrungsgemäß zu Beginn alle sehr angespannt sind.

4. Reglement

Gerade in einem Lessons Learned Workshop raten wir gerne, ein Reglement einzuführen.

Der Grund:

Die Themen sind oft emotional belegt. Ein Reglement unterstützt die Teilnehmenden und fungiert als Leitbild. Die Moderation kann dieses Reglement kurz vorstellen und auf die einzelnen Punkte eingehen.

Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel für ein Workshop-Reglement.

5. Emotionen

Nach den ersten beiden einleitenden Positionen beginnt jetzt der operative Teil des Workshops.

Nutzen Sie Emotionen als Einstieg. Zum Beispiel kann die Moderation die Teilnehmenden auffordern, ihre Emotionen zu dem Gesamtprojekt darzustellen. Diese können gut sichtbar zentral visualisiert werden.

Die Frage könnte z.B. lauten: Wie fühle ich mich, wenn ich an das gesamte Projekt denke?

Dies schafft im Gesamten einen guten Überblick über das Projekt bzw. dessen Stimmung.

Unser Tipp: Nutzen Sie „Smiley-Karten“, um die Emotionen einzufangen. Alternativ eignet sich eine Zahlen-Skala: 1 für „ganz schlecht“ und 10 für „total begeistert“. Für die Smiley-Karten nehmen Sie einfach Post-It’s oder Moderationskarten, auf die die Teilnehmenden mit bunten Stiften Ihre Emotion aufzeichnen.

6. Themendarstellung

Jetzt erfolgt die Themendarstellung, die Sie oder das Team in der Vorbereitungs-Phase mittels der Gespräche herausgearbeitet haben. Diese einzelnen Themen werden jetzt für alle sichtbar skizziert und kurz erläutert.

Hier ist es wichtig, dass das Plenum mit der aktuellen Themenauswahl einverstanden ist. Je nach Situation können jetzt daran Änderungen vorgenommen werden.

Unser Tipp: Halten Sie diesen Punkt immer sehr offen. So kann das Team gemeinsam den Workshop gestalten und die Themen in der Gruppe zusammenstellen.

7. Themenanalyse + Empfehlung

Die Themenanalyse ist das Zentrum des Workshops. Es gilt jetzt, die einzelnen Themen zu betrachten und Handlungsempfehlungen herauszuarbeiten.

Um die Teilnehmenden zu unterstützen, können Sie die folgenden Leitfragen nutzen:

1. Ursache: Wie ist es zu dieser Situation gekommen? Was war ausschlaggebend?
2. Auswirkung: Was war die Folge, das Ergebnis, die Konsequenz?
3. Handlungsempfehlung: Was war gelungen, was hätte optimiert werden können?

Die zentralen Fragen im Workshop: Wie kam es dazu, was war die Folge und was lief gut?

Dieser Part ist ein klassischer Gruppenarbeitsbereich, der in kleinen Einzelgruppen oder in der Gesamtgruppe über die Workshop-Moderation abgewickelt werden kann.

Bitte beachten Sie, dass Handlungsempfehlungen nicht nur aus negativen Situationen entstehen. Es gibt auch erfolgreiche Ereignisse/Begebenheiten in einem Projekt, die zukünftig weiter empfohlen werden dürfen.

Achtung: Es gibt keine Musterlösung!

Da jedes Projekt, jeder Projektverlauf, jedes Projektteam einzigartig ist, sind auch entsprechend die Handlungsempfehlungen individuell.

Denn Handlungsempfehlungen, die für das eine Unternehmen nützlich sind, werden vielleicht in einem anderen Unternehmen auf eine andere Art und Weise praktiziert, oder sind für ein weiteres Unternehmen aufgrund der Organisationsstruktur gar nicht umsetzbar.

Aber das ist auch grade das Schöne an Lessons Learned: aus Workshop und Teamarbeit ergeben sich oft Aspekte und Möglichkeiten, die nicht aus dem Lehrbuch kommen.

Seien Sie hier gerne kreativ! Wichtig ist nur, dass das Resultat umsetzbar bleibt.

Zum Beispiel:

• Ein kurzes, tägliches Stand-up Meeting mit dem Projektteam während der Projektphase, das den Informationsfluss optimiert.
• Eine andere Bezeichnung oder Struktur der Projektordner in der Datenablage, um den Suchvorgang von Dokumenten/Informationen zu erleichtern.
• Eine bessere Ausformulierung der Anforderungen und Priorisierung. Hilfreich sind hier eigens gestaltete Templates auf Basis der MoSCoW-Regel (Must/Should/Could/Won’t have). Sie machen die Erwartungshaltung der Stakeholder greifbarer.

 

8. Resultat

Jetzt liegt der Fokus auf den Ergebnissen der Themendarstellung. Sie werden jetzt im Plenum konstruktiv besprochen, klar formuliert und anschließend dokumentiert.

Ziel ist es, dass jede Handlungsempfehlung

• für jede:n Teilnehmer:in schlüssig, sinnvoll und einsatzfähig ist und somit
• vom gesamten Team „abgenommen“ ist.

Arbeiten Sie die einzelnen Themen so nach und nach ab. Damit liegt zu jedem Punkt eine Handlungsempfehlung vor, die für zukünftige Projekte genutzt werden kann.

9. Weiteres Vorgehen + Transfer

Sind die Handlungsempfehlungen finalisiert, ist jetzt das weitere Vorgehen abzustimmen. Das könnte z.B. sein, ein Folgemeeting aufzusetzen, um noch Punkte zu besprechen, die neu aufgekommen sind.

Außerdem können weitere Themen wie „Kommunikation“ und „Informationsweitergabe“ angegangen werden, z.B:

• Wie können jetzt die Handlungsempfehlungen in die nächsten Projekte weiter getragen werden?
• Wo und wie können sie abgelegt werden, sodass auch andere Abteilungen oder Projektteams diese nutzen können?

Unser Tipp: Schenken Sie diesem Workshop-Abschnitt hohe Aufmerksamkeit! Denn hier ist abzustimmen, wie die erarbeiteten Informationen jetzt in die anderen Abteilungen und Köpfe transferiert werden – ganz wesentlich für das PMO.

10. Feedback-Runde

Die Feedback-Runde ist der Abschluss des Lessons Learned Workshop. Sie haben es fast geschafft!
Jede:r Teilnehmer:in kann jetzt den Workshop „revue passieren“ lassen und sein/ihr Feedback dazu abgeben.

Ebenso kann die Moderation auf die zu Beginn aufgezeichneten Erwartungen der Teilnehmenden rückblickend eingehen.

Es erfolgt der Abschluss mit Danksagung an die Teilnehmenden und die Auflösung des Workshops.

Zusammenfassung – Lessons Learned im Projektmanagement

Lessons Learned ist eine gute Methode, um aus Erfahrungen bewusst und nachhaltig Wissen zu generieren.

Prinzipiell geht es um die aktive Auseinandersetzung mit den jeweiligen Lessons Learned Themen oder auch Schlüsselmomente („Aha-Effekte“) zu erschaffen. Denn dies führt zu einer besseren Verankerung im Kopf und unterstützt den Lerneffekt.

In diesem Artikel haben Sie die wichtigsten Aspekte beim Umsetzen einer beispielhaften Lessons Learned Methode kennengelernt. Diese umfasst die 4 Phasen:

1. Teaminformation und -findung (Kommunikation + Zusammenstellen des Teams)
2. Sammelphase (Themensammlung während des Projektes)
3. Workshop-Vorbereitung
4. Workshop

Außerdem haben Sie erfahren, dass Lessons Learned immer individuell auf das jeweilige Projekt angepasst werden muss. Es gibt also kein Patentrezept. Alle im Artikel aufgeführten Beispiele sind deshalb nur als Anregung zu sehen, nicht als Vorgabe.

Ihr Vorteil? Nutzen Sie diesen Lessons Learned Leitfaden, um Optimierungspotenziale in Ihren Projekten zu erkennen und umzusetzen!

Aus unserer Erfahrung hat es sich bis jetzt immer gelohnt. Haben Sie ähnliche Erfahrungen gemacht?

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für ein höheres Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über die Autorin: Sonja Bannick hat in ihren 20 Jahren Berufserfahrung verschiedene Funktionen durchlaufen und konnte bislang u.a. als Unternehmensgründerin, Head of Operations, Senior Business Consultant und auch als Geschäftsführerin in unterschiedlichen Branchen Erfahrungen sammeln.

Ihr Kerngebiet umfasst die ganzheitliche Unternehmensberatung (Strategie – Mensch – Organisation – Technik), das Führen von Teams und Abteilungen und dessen Weiterentwicklung. Hierbei hat das Projektmanagement immer wieder eine zentrale Rolle eingenommen.

Seit 2011 führt sie ihren eigenen Blog on-operations in ihrer Freizeit, in dem sie dort Themen aus ihrem Business-Umfeld aufgreift und ihre Sichtweise beschreibt.