Wenn Sie Argumente sammeln wollen zur Einführung eines Projektmanagement-Office (PMO), tun Sie sich vermutlich leicht: Einsparungen durch eine effizientere und erfolgreichere Projektabwicklung. Komplizierter wird es aber, wenn Sie beweisen müssen, dass sich ein PMO auch wirklich für das Unternehmen lohnt. Wie erstellen Sie Kennzahlen im Projektmanagement in Form von PMO KPIs (Key Performance Indicator)? Wie messen Sie den PMO-Nutzen, wie seine Akzeptanz?
In diesem Artikel finden Sie Anregungen, wie Sie beim Erstellen von PMO-Kennzahlen bzw. von KPIs im Projektmanagement vorgehen und auf was Sie achten sollten:
- PMOs müssen nachweisbaren Nutzen stiften
- PMO KPIs – wie weisen Sie den Nutzen nach?
- Das sollten Sie bei Messungen von PMO KPIs beachten
- So führen Sie Kennzahlen im Projektmanagement ein
- Zusammenfassung: Kennzahlen Projektmanagement & PMO KPIs
Los geht’s!
PMOs müssen nachweisbaren Nutzen stiften
Oft wird der PMO-Anteil am Unternehmenserfolg weder gemessen noch ausreichend kommuniziert. Das kann zu der Wahrnehmung führen, dass Projektmanagement-Offices keinen oder einen nicht bemerkten Nutzen bringen.
Um uns ein Bild vom Allgemeinzustand des PMO zu machen, führten wir im Jahr 2020 in Deutschland, Österreich und Schweiz eine ausführliche PMO-Umfrage durch. Wir befragten 588 Personen von 450 verschiedenen Unternehmen, von denen 73 % bereits ein PMO hatten.
Wir baten sie, ihre Zufriedenheit mit dem PMO einzustufen. Nur 5% der Teilnehmenden war sehr zufrieden. Die Mehrheit von 63 % war zufrieden mit dem PMO, aber sah einen geringen Verbesserungsbedarf. Die übrigen 32 % waren unzufrieden und wünschten sich erhebliche Verbesserungen.
In unserer Studie teilten wir die Befragten in drei Gruppen nach Leistungsstufen, d.h. in Low-Performer, High-Performer und Top-Performer. Auf Basis ihrer Antworten auf Fragen zur Einhaltung der Endtermine und des Budgetrahmens sowie zur Lieferung der geforderten Qualität teilten wir die Firmen den einzelnen Gruppen zu.
Bei den Top-Perfomern war der Anteil der „sehr zufriedenen“ Teilnehmenden sehr viel höher. Sie waren dreimal so zufrieden wie High-Performer und siebenmal so zufrieden wie Low-Performer.
Eine weitere wichtige Erkenntnis der Studie war, dass der positive Einfluss des PMO auf das Projektmanagement mit der Länge des PMO-Bestehens größer wird. PMOs, die es schon über fünf Jahre gab, hatten vor allem die Top-Performer.
„Die Zufriedenheit mit dem PMO steht im direkten Zusammenhang mit der Leistungsfähigkeit bei der Projektabwicklung, der Dauer der PMO-Existenz und der Anzahl der PMO-Mitarbeitenden.“ (Quelle: PMO Studie 2020, S. 21)
Lässt sich dieses Empfinden, ein äußerst nützliches PMO zu haben, durch PMO KPIs wirklich messen und der Nutzen nachweisen? Dieser Artikel zeigt, wie Sie den Nutzen Ihres PMO und Projektmanagements mit KPIs untersuchen können.
Die Ergebnisse sollten es Ihnen ermöglichen, die richtigen Verbesserungen umzusetzen und dadurch die Lebenszeit und Leistung Ihres PMO zu erhöhen.
PMO KPIs – wie weisen Sie den Nutzen nach?
Ein Key Performance Indicator (KPI) ist eine Kennzahl, die sich auf den Erfolg bzw. die Leistung, z.B. einer organisatorischen Einheit wie eines Projektmanagement-Office bezieht.
Zum Nachweis des Nutzens Ihres PMO sollten Sie ein Set an Kennzahlen definieren (PMO KPIs) und mit Ihren Stakeholdern abstimmen. So erhöhen Sie für Ihr PMO die Wahrscheinlichkeit eines langfristigen Bestehens.
Im Folgenden finden Sie verschiedene qualitative und quantitative Themen zur Messung des Mehrwertes, die Sie als Basis für Ihr Bewertungsverfahren verwenden können. Im Wesentlichen lassen sich drei Bereiche für das Projektmanagement-Office unterscheiden:
- seine Arbeiten
- seine Akzeptanz
- die Ergebnisse, die es beeinflusst
1) Die Arbeiten des PMO
Die folgende Grafik zeigt, wie Sie quantitative Messungen zur Arbeit und dem Reifegrad des PMO durchführen könnten. Die Beispiele lassen sich alle messen und die Entwicklung und der Erfolg somit nachweisen.
Bereiche für die messbaren Größen, aus denen sich PMO KPIs abbilden lassen, sind:
- Vollständigkeit von Listen und Berichten etc. (Projekte und Berichte lückenlos verfügbar?)
- Aktualität von Daten und Berichte etc. (Alle Projekte innerhalb des Zeitfensters aktualisiert?)
- Ausbildungsstand der Mitarbeitenden (alle geplanten Trainings durchgeführt?)
- Support durch das PMO (kein Ticket länger offen als vereinbart?)
- Akzeptanz des PMO bei den Stakeholdern (Gutes Ergebnis der Umfrage?)
- Festlegung und Dokumentation der Methodik (Dokumentation vollständig und verfügbar?)
Als Beispiel sei hier die Liste aktiver Projekte genannt: In Ihrem Unternehmen laufen 100 aktive Projekte, in der Projektliste sind aber nur 80 aufgeführt. Bei einigen sind nicht alle Werte für Ampeln, Kosten, etc. gesetzt. Zudem ist bei mehr als der Hälfte der letzte Statusbericht älter als 4 Wochen.
Hier haben Sie einen messbaren Verbesserungsbedarf.
Die meisten Themen können mit Abfragen aus dem aktuellen Datenbestand beurteilt werden.
2) Die Akzeptanz des PMO
Die Akzeptanz, wie die Arbeit des PMO tatsächlich gesehen wird, können Sie nur mit der wiederholten Befragung der Stakeholder ermitteln.
Hier könnten folgende Fragen gestellt werden:
- Sind Sie mit dem Service des PMO generell zufrieden?
- Nutzen Sie den angebotenen Services des PMO gerne?
- Ist die Antwortzeit des PMO angemessen?
- Bringt das PMO eine Zeitersparnis für Sie?
- Bringt das PMO eine Arbeitserleichterung für Sie?
- Sind Sie über die Prioritäten im Portfolio informiert?
- Fühlen Sie sich bei Ressourcenkonflikten vom PMO unterstützt?
- Sind die vorgegebenen PM-Methoden für Sie nützlich?
- Ist die PM-Dokumentation ausreichend?
- Sind die angebotenen PMO Seminare und Coachings hilfreich?
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3) Vom PMO beeinflusste Ergebnisse
Ist das Projectmanagement-Office in seiner Arbeit erfolgreich, so hat es auch einen Anteil am Unternehmenserfolg. Diesen Umstand können Sie allerdings nicht so einfach messen wie die oben dargestellten Themen. Hier geht es um die Bewertung der Auswirkungen, die oft nur indirekt spürbar sind.
Beispielsweise wäre die Erhöhung des Projektdurchsatzes ein wünschenswertes Ziel. Hierbei ist es einfach für Sie, die Anzahl der erfolgreich durchgeführten Projekte in einem Portfolio z. B. pro Jahr zu messen.
Allerdings hat diese Zahl aufgrund der Unterschiede zwischen den Projekten (Komplexität, Laufzeit, Aufwand, Kosten, …) nur eine bedingt verwertbare Aussage. Beachten Sie dies unbedingt!
In der oben erwähnten PMO Studie wurde zwischen den quantitativen und qualitativen Messungen des PMO-Nutzens unterschieden.
Für die quantitative Nutzenmessung stellten wir die Frage „Welche der folgenden projektbezogenen Daten ermitteln Sie zum Nachweis des quantitativen Nutzens Ihres PMO?“
Fragen, die Sie in diesem Zusammenhang stellen könnten, wären:
- Was ist die Anzahl der Projekte mit Status grün/gelb/rot?
- Wie sehr weichen die Projektkosten vom Projektbudget ab?
- Wie groß sind die Abweichungen der Endtermine von den Terminen im entsprechenden Basisplan?
- Bei wie vielen Projekten ist die Dokumentation korrekt?
- Wie war der Projekterfolg aus Projektgewinn/Projektumsatz?
- Wie hoch ist die Zahl der nicht abgerechneten Stunden bei Kundenprojekten?
- Was wäre der Strategiebeitrag aus Projektabschlüssen?
- Wie hoch war die Summe der Strafzahlungen bei Kundenaufträgen?
Quantitative Messungen des PMO-Nutzens sind bei Firmen weiter verbreitet, da die Nutzenmessung hier einfacher ist als beim qualitativen Nachweis.
Dennoch sind qualitative Messungen wertvoll. Als Teil der PMO Studie wollten wir von den Teilnehmenden wissen, ob sie ihre Stakeholder regelmäßig zu diesem Zweck befragten.
Für die Umfrage bei den Stakeholdern, schlugen wir Fragen zu verschiedenen Themen vor. Zum Beispiel:
- Wie beurteilen Sie die Qualität der Informationen, die vom PMO zur Verfügung gestellt werden?
- Bietet das PMO hilfreiche Unterstützung in Projekten?
- Wie würden Sie Ihre generelle Zufriedenheit mit dem PMO einordnen?
- Ist die Nutzung der Toolumgebung anwenderfreundlich?
- Wie ist Ihr Eindruck von der Datenqualität in den Berichten?
- Wie empfinden Sie die allgemeine Erreichbarkeit des PMO in Problemfällen?
- Sind Sie mit dem Angebot des PMO bei Ausbildung und Personalentwicklung zufrieden?
Diese PMO Studie der GPM von 2013/2014 befasst sich mit der Betrachtung des PMO Erfolges. Sie gibt fünf Bereiche an, die Sie zur Bestimmung des Erfolgs eines PMO messen können:
- Wie gut wird der definierte Projektmanagementprozess eingehalten?
- Wie gut ist der Zielerreichungsgrad der Projekte im Projektportfolio?
- Wie gut ist die Steuerbarkeit des Projektportfolios?
- Wie ist die Machbarkeit des geplanten Projektportfolios?
- Wie gut ist der Reifegrad der Projekte im geplanten Projektportfolio?
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Das sollten Sie bei Messungen von PMO KPIs beachten
Beachten Sie, dass die wesentliche Voraussetzung für das Messen von Verbesserungen die Erfassung des Anfangszustandes ist. Halten Sie diesen unbedingt fest, um später vergleichen zu können.
Mit regelmäßigen Messungen können Sie darauf aufbauend die Veränderungen dokumentieren und die Entwicklungen entsprechen darstellen. Das ist außerdem eine wichtige Basis zur Ableitung eines Reifegrades.
Umfragen und Messungen können Sie entweder durch das PMO selbst durchführen lassen oder über externe PMO Beratung. Mit externer Unterstützung steigern Sie die Akzeptanz der Umfrageergebnisse innerhalb des Unternehmens, weil dadurch keine Eigenbewertung erfolgt.
So führen Sie Kennzahlen im Projektmanagement ein
Um den Erfolg in Ihrem PMO bzw. Projektmanagement mit KPIs messen zu können, gehen Sie vor wie folgt:
Wählen sie aus der Liste oben die Kennzahlen aus, die Sie für Ihren Bedarf als relevant ansehen.
Anschließend sollten Sie diese Auswahl mit Ihren Stakeholdern abstimmen. Hierzu ist auch festzulegen, wie häufig Sie über die aktuellen Werte dieser Kennzahlen berichten.
Im Laufe der Zeit wird sich entsprechend dem Reifegrad und Ihren Zielen das Aufgabenfeld des PMO auch ändern. Stellen Sie sich also darauf ein, dass die Festlegung des Bewertungsverfahrens keine einmalige Angelegenheit ist.
Oftmals lässt sich durch Festlegen der zu bewertenden Themen im Umkehrschluss auch das Aufgabengebiet besser definieren.
Stellen Sie allen Mitarbeitenden die Ergebnisse der Bewertung bzw. Umfragen – am besten im PMO-Portal – zur Verfügung. Machen Sie kein Geheimnis daraus.
Steuern Sie gegen, falls sich eine Entwicklung in die falsche Richtung abzeichnet.
Dokumentieren Sie die geplanten bzw. erfolgten Maßnahmen, sodass das PMO offensichtlich lebendig gestaltet wird.
Ihr Projektumfeld ist sicherlich dynamisch, das PMO darf hier nicht hinterherhinken. Sorgen Sie für die Bekanntheit des Nutzens, indem Sie darüber regelmäßig aktiv berichten.
Feiern Sie Projekterfolge und holen Sie sich positive Aussagen von Projektleiter:innen und anderen Stakeholdern, wie Sie vom PMO profitiert haben.
Zusammenfassung – Kennzahlen Projektmanagement & PMO KPIs
In diesem Artikel haben Sie erfahren, dass sich der PMO-Nutzen mit Kennzahlen nicht durch eine einzige Methode allein bestimmen lässt. Vielmehr sind hierfür die individuellen PMO-Aufgaben in Ihrem Unternehmen mit zu berücksichtigen.
Dafür haben wir Anregungen aufgelistet, wie Sie den Mehrwert Ihres PMO individuell messen können und was Sie dabei beachten sollten. Messen lassen sich dabei,
- die Arbeit,
- die Akzeptanz sowie
- die Ergebnisse, die das PMO beeinflusst.
Daraus sollten Sie dann Bewertungsverfahren passend zu Ihrer Umgebung zusammenzustellen.
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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.
Über den AutorJohann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Über den AutorAchim Schmidt-Sibeth
Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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