Kalkulations-Optionen in MS Project (kritische Vorgänge)

4

+++ Reine Einstellungssache – Die Optionen in MS Project. Teil 3: Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich +++

Wer die vielfältigen Optionseinstellungen von MS Project kennt und einzusetzen weiß, ist klar im Vorteil. Denn richtig angewendet, unterstützt das Tool Projektleiter bei den unterschiedlichsten Planungs- und Steuerungsaufgaben auf sehr effiziente Art und Weise.

Aber klar: Mit der Vielfalt steigt auch die Herausforderung in der Handhabung. Und damit mögliche Reaktionen des Tools, die der Anwender nicht erwartet hat.

In meiner Blogserie „Reine Einstellungssache – Die Optionen in MS Project“ gebe ich deshalb meine Erfahrungen und Tipps in Bezug auf einige zentrale Optionseinstellungen an Sie weiter.

In diesem Blogbeitrag möchte ich auf die Option “Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich” eingehen.

Mit Hilfe dieser Option können Sie festlegen, welche Vorgänge in MS Project als kritisch angezeigt werden. Ich möchte Ihnen zeigen, auf was Sie achten müssen, wenn Sie den Standardvorgabewert von 0 Tagen ändern.

Beginnen möchte ich mit einem kurzen Überblick über den kritischen Pfad und die Pufferzeiten.

Lesen Sie auch Teil 4 der MS Project Serie: Basisplan-Optionen in MS Project

Bedeutung des kritischen Pfads

Der kritische Pfad ist ein wichtiges Steuerungsinstrument der Projektterminplanung. Auf dem kritischen Pfad liegen alle Projektvorgänge, deren Pufferzeit kleiner oder gleich 0 ist.

Das bedeutet, dass alle zeitlichen Veränderungen dieser Vorgänge (eine Erhöhung oder der Verringerung der Dauer, Termineinschränkungen), sich direkt (negativ oder positiv) auf das Projektende auswirken.

Wenn Sie die kritischen Vorgänge Ihres Projektplans kennen, so können Sie das Projektende direkt beeinflussen, indem Sie Maßnahmen einleiten, die die Dauer dieser Vorgänge beeinflussen.

Pufferzeiten

Die Pufferzeiten werden ermittelt, indem eine Vorwärts- und eine Rückwärtsrechnung unter Beachtung der Vorgangsdauern, der Vorgangsverknüpfungen und Termineinschränkungen durchgeführt werden.

  • Ausgehend vom Projektstart werden bei der Vorwärtsrechnung die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte der Vorgänge berechnet.
  • Ausgehend vom Projektende werden bei der Rückwärtsrechnung die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte der Vorgänge berechnet.
Auch interessant:  7 wichtige Erfolgsfaktoren für Multiprojektmanagement

Die Differenz zwischen den frühesten und spätesten Terminen eines Vorgangs wird als Pufferzeit bezeichnet. Dabei unterscheidet man zwei Pufferzeiten:

  1. Gesamte Pufferzeit
  2. Freie Pufferzeit

Gesamte Pufferzeit

Die gesamte Pufferzeit bezieht sich auf das Projektende.

Ist die gesamte Pufferzeit eines Vorgangs gleich 0, so bedeutet das, dass sich zeitliche Veränderungen bei diesem Vorgang direkt auf das Projektende auswirken. Eine negative Gesamtpufferzeit ist ein Indikator dafür, dass es in dem vorliegenden Projektplan Terminkonflikte gibt, die zu analysieren und zu lösen sind.

Weisen Vorgänge eine gesamte Pufferzeit größer 0 aus, so können sich diese Vorgänge im Rahmen ihrer Gesamtpufferzeit verspäten, ohne dass dies Auswirkungen auf das Projektende hat.

Freie Pufferzeit

Die freie Pufferzeit bezieht sich auf die direkten Nachfolger eines Vorgangs.

Ist die freie Pufferzeit eines Vorgangs gleich 0, so wirkt sich jede zeitliche Veränderung bei diesem Vorgang unmittelbar auf dessen direkte Nachfolger aus.

Ist die freie Pufferzeit größer Null, so können sich die Vorgänge im Rahmen ihrer freien Pufferzeit verspäten, ohne dass sich dies auf den Beginn der direkten Nachfolger auswirkt.

Lassen Sie uns jetzt im Detail anschauen, wie in MS Project kritische Vorgänge in einem Projektplan ermittelt werden.

Kalkulationsoptionen in MS Project: Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich

Klicken Sie auf den Reiter Datei. Wählen Sie dort Optionen aus. Die Project-Optionen werden angezeigt. Gehen Sie auf den Eintrag Erweitert.

Unter Berechnungsoptionen für dieses Projekt finden Sie die Option Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich. Der Standardvorgabewert ist 0 Tage.

kalkulationsoptionen-in-ms-project

Bild 1: Option “Vorgänge sind kritisch, falls Puffer kleiner oder gleich”

Wie Sie MS Project wirklich professionell beherrschen: Trainings und Seminare zu Microsoft Project

Kritische Vorgänge und Pufferzeiten in MS Project anzeigen

Zur Anzeige des kritischen Pfads im Gantt-Chart gehen Sie auf den Reiter Format. Dort finden Sie die Optionen Kritische Vorgänge und Pufferzeit, die Sie aktivieren.

Auch interessant:  Mehrere Zeitachsen parallel anlegen - MS Project Tipp

Der Vorgang Task 1 (Zeile 2) wird als roter Balken dargestellt, da er auf dem kritischen Pfad liegt (Pufferzeit gleich 0). Der Vorgang Task 2 (Zeile 3) wird als blauer Balken dargestellt, da er nicht kritisch ist (Pufferzeit größer 0). Die Pufferzeit dieses Vorgangs wird als horizontaler Strich angezeigt.

Fügen Sie die Spalten gesamte und freie Pufferzeit in der Tabelle Eingabe hinzu.

Haben Sie den Vorgabewert auf 0 Tage gesetzt, so stimmen die von MS Project als kritisch angezeigten Vorgänge mit dem kritischen Pfad überein.

kalkulationsoptionen-in-ms-project

Bild 2: Kritischer Vorgänge mit Standardvorgabewert 0 Tage

Was passiert, wenn der Standardvorgabewert geändert wird?

Ändern Sie den Vorgabewert von 0 Tagen auf bspw. 5 Tage, so werden im Gantt-Chart Vorgänge als kritisch angezeigt, wenn deren Pufferzeit kleiner oder gleich 5 Tage ist.

Der Vorgang Task 2 (Zeile 3) wird als roter Balken dargestellt, da er jetzt für MS Project als kritisch gilt.

kalkulationsoptionen-in-ms-project

Bild 3: Kritische Vorgänge mit dem Vorgabewert 5 Tage

Wichtig: Die im Projektplan als kritisch angezeigten Vorgänge entsprechen jetzt nicht mehr dem kritischen Pfad.

Hier besteht also die Gefahr, dass kritische Vorgänge mit Vorgängen auf dem kritischen Pfad verwechselt werden.

Meine Empfehlung: Wenn Sie in ihrem Projektplan die Definition von kritisch ändern, so sollten Sie sich zusätzlich die Pufferzeiten anzeigen lassen, um die Verwechslungsgefahr zu reduzieren.

Zusammenfassung

Anhand der beschriebenen Beispiele haben Sie gelernt, dass:

  • MS Project Ihnen die Möglichkeit bietet, selbst zu definieren, welche Vorgänge als kritisch angezeigt werden.
  • Belassen Sie den Vorgabewert bei 0 Tagen, so entsprechen die kritischen Vorgänge in Ihrem Projektplan dem kritischen Pfad.
  • Wenn Sie einen Vorgabewert größer 0 Tage wählen, so stimmen die als kritisch angezeigten Vorgänge in Ihrem Projektplan nicht mit dem kritischen Pfad überein. Lassen Sie sich in diesem Fall zusätzlich die Pufferzeiten anzeigen.

War der Tipp hilfreich für Sie? Wie sind Ihre Erfahrungen mit kritischen Pfaden bzw. Vorgängen? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld!

Share.

4 Kommentare

  1. Evelyn Bleckmann am

    Hochschule Osnabrück

    MS Project 2016

    Der Vorgabewert für kritische Vorgänge steht auf 0.
    Die Vorgänge und Meilensteine (Dauer = 0 Tage) werden mit einer EA-Verbindung sequentiell verknüpft.

    Auf meinem Rechner werden demzufolge alle Vorgänge als auf dem kritischen Pfad liegend angezeigt (rot).

    In unseren Pool-Rechnern sind seit der Installation von Project 2016 alle zunächst kritischen Vorgänge unkritisch (blau), sobald ich Meilensteine (Dauer = 0 Tage) einfüge. Es wird auch ein Puffer angezeigt.

    Ich habe alle Einstellungen mehrfach überprüft und finde für diese eigentlich sehr simple Vorgangsdarstellung keine Erklärung. Was habe ich übersehen? Können Sie mir bei der Lösung des Problems helfen? Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.

    Mit den besten Grüßen
    Evelyn Bleckmann
    (ehemalige Seminarteilnehmerin)

    • Martin Gösse am

      Liebe Frau Bleckmann,
      vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich habe versucht, die von Ihnen beschriebene Situation nachzustellen. Das ist mir gelungen, wenn ich einen Meilenstein mit einer Vorgangseinschränkung einfüge.
      Wenn Sie bspw. einen Meilenstein in eine Vorgangskette einfügen, der laut automatischer Berechnung am 30.10.17 endet, Sie diesem Meilenstein aber ein Enddatum 01.11.17 mitgegeben (Vorgangseinschränkung: Ende nicht früher als 01.11.17) – dann haben Sie natürlich auch einen positiven Puffer. Vorgangseinschränkungen setzt Project automatisch, wenn Sie die Felder Start oder Ende editieren oder wenn Sie bspw. mit Copy & Paste Datumswerte kopieren.
      Vorgänge, die eine Vorgangseinschränkung haben, werden durch ein Kalendersymbol in der Indikatoren-Spalte gekennzeichnet. Gehen Sie bitte wie folgt vor: Blenden Sie in der Tabelle folgende Spalten ein: Einschränkungsart und Einschränkungstermin. Wählen Sie alle Vorgänge aus, bei denen eine Einschränkungsdatum vorliegt. Wenn das Einschränkungsdatum für den Terminplan nicht relevant ist, so stellen Sie in der Spalte Einschränkungsart auf „So früh wie möglich“ zurück.
      Viele Grüße Martin Gösse

      • Evelyn Bleckmann am

        Vielen Dank für die schnelle Antwort. Die Einstellungen hatte ich bereits geprüft. Alle Vorgänge werden “So früh wie möglich” automatisch geplant, so dass es auch keinen Einschränkungstermin gibt. Gern würde ich Ihnen unsere Datei auch zukommen lassen.

  2. Martin Gösse am

    Liebe Frau Bleckmann,

    das Darstellungsproblem in Bezug auf die kritischen Vorgänge auf den Pool-Rechnern kann vielfältige Ursachen haben (bspw. eine unbeabsichtigte Änderung der Standardansichten, eine Hinterlegung von Attributen, mit deren Hilfe die Balkenfarben automatisch gesetzt werden usw.) Leider ist es uns nicht möglich Ihre mpp-Detail zu analysieren, da wir mit unserem TPG Blog keinen Helpdesk bzw. First Level Support betreiben können. Ich bitte Sie hierfür um Ihr Verständnis.

    Aber vielleicht habe ich noch einen Tipp, der Ihnen helfen könnte. Wenn auf Ihrem Rechner alles korrekt angezeigt wird, aber nicht auf den Pool-Rechnern, so kann dies eventuell daran liegen, dass die Global.mpt auf den Pool-Rechnern korrupt ist. In diesem Fall müssen Sie die Global.mpt auf den Pool-Rechnern löschen. Wenn Sie danach Project neu starten, so wird eine neue Global.mpt (Originalzustand) erzeugt. Aber Achtung: Wenn Sie die bestehende Global.mpt löschen, so gehen alle individuellen Einstellungen (Ansichten, Filter usw.) verloren.

    Viele Grüße Martin Gösse

Kommentar abschicken