Internes IT-Projektmanagement – 4 Tipps für mehr Erfolg bei internen IT- und Software-Projekten

Wenn Sie als IT-Leiter:in oder Projektleiter:in tätig sind, wissen Sie: Im Vergleich zu Projekten anderer Unternehmensbereiche hat internes IT-Projektmanagement zum Umsetzen von IT- und Software-Projekten diverse Besonderheiten. Eine der wichtigsten Rahmenbedingungen für IT-Abteilungen ist, dass der Betrieb jederzeit aufrechterhalten werden muss.

Dieser Artikel beginnt mit den Besonderheiten interner IT-Projekte. Dann erfahren Sie einige wichtige Tipps zum internen IT-Projektmanagement. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Die Besonderheiten bei internem IT-Projektmanagement
• Tipp 1: IT-Projektportfolio-Management
• Tipp 2: Integrierte Kostenverrechnung
• Tipp 3: Umfassende Teamplanung
• Tipp 4: Arbeitsplanung für Einzelpersonen
• Zusammenfassung und Empfehlung für IT-Projektmanagement

Legen wir los!

Die Besonderheiten bei internem IT-Projektmanagement

Was interne IT-Projekte von „allgemeinen Projekten“ unterscheidet ist, dass Veränderung der IT-Umgebung in der Regel überwiegend mit denselben Mitarbeitenden zusätzlich zu deren täglichen Betriebsaufgaben durchzuführen sind. Sie müssen also in IT-Projektportfolio „reingezwängt“ werden.

Weitere Besonderheiten für die IT-Teamleitenden und ihre Teams sind:

• Das IT-Umfeld zeichnet sich durch hohe Dynamik und sehr kurz getaktete Prozesse aus.
• Es werden in sehr kurzer Zeit immer wieder neue Qualifikationen erforderlich.
• Es sind in der Regel viele eher kleine und wenige große Projekte im Portfolio.
• Die Unterscheidung von Linientätigkeiten und Projekten wird oft nicht klar vollzogen.
• IT-Aufgaben werden sehr häufig mit agilen Methoden gesteuert, was die Projektdurchführung massiv beeinflusst.
• IT ist kein Selbstzweck, die IT-Kosten sind daher weitestgehend auf die nutznießenden Abteilungen zu verrechnen.
• IT-Mitarbeitende nutzen meist schon ein aufgabenorientiertes Planungstool bzw. ein Ticketsystem, das zwecks Effizienz mit dem Projektmanagement-Tool integriert werden muss.

Bevor wir nun auf ausgewählte Lösungen hierfür eingehen, wollen wir Ihnen noch zwei wichtige Tipps für internes IT-Projektmanagement geben.

1) Setzen Sie klare Kriterien für Projekte

Im IT-Bereich ist oft noch die Einstellung vertreten, dass viele auch größere Aufgaben mal „eben so nebenher“ erledigt werden können. Das birgt die große Gefahr, nicht oder nicht rechtzeitig fertig zu werden.

Sie sollten daher jedes Mal entscheiden, ob es sich hier um eine Linientätigkeit handelt oder vielleicht doch um ein Projekt, mit allen damit verbundenen Prozessen.

Unser Tipp: Setzen Sie eine Projektwürdigkeitsanalyse ein, um genau festzulegen, wann ein IT-Vorhaben als Projekt abgewickelt werden soll und welche Arten von Projekten es gibt. Damit steigern Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit, denn die Aufgaben werden nicht „mal eben so nebenher“ mitgemacht. Projekte haben Vorteile: Das Ziel und der Zeitplan sind klarer im Fokus und Sie bekommen eher die benötigten Ressourcen sowie nötige Entscheidungen.

2) Arbeiten Sie alle im selben Takt

Agiles Arbeiten ist in der IT sehr beliebt. Dieses Vorgehen unterscheidet sich von einer normalen Projektplanung mit Vorgängen unterschiedlicher Länge. Hier ist die Ressourcenplanung durch die unterschiedliche Dauer der Vorgänge kompliziert. Daher empfehlen wir Ihnen, die folgende Anregung zu testen.

Unser Tipp: Versuchen Sie, die Vorgänge aus Projekten in Ihrem IT-Umfeld so in Arbeitspakete zu unterteilen, dass diese in einem festen Takt durchgeführt werden können. Wenn Sie dazu pro Takt eine konstante Ressourcenzuordnung sicherstellen, wird es möglich, dass Teammitglieder immer nur im Takt gleichzeitig zwischen Projekten und Tätigkeiten wechseln. Der Koordinationsaufwand in der Ressourcenplanung ist damit deutlich reduziert.

4 Lösungsansätze für mehr Erfolg bei IT-Projekten

Im Folgenden stellen wir Ihnen Lösungsansätze für vier ausgewählte Bereiche vor, die für IT-Verantwortliche besonders wichtig sind. Diese sind:

1. das IT-Projektportfoliomanagement
2. die interne Kostenverrechnung
3. die vollständige Teamplanung und
4. die persönliche Aufgabenplanung.

Tipp 1: IT-Projektportfoliomanagement

Portfoliomanagement ist im IT-Umfeld besonders wichtig. Nicht selten sollen hier viele Hundert Projekte in einem Jahr erledigt werden. Das geht nur über eine klare Strategie und entsprechende Priorisierung der Projekte.

Nutzen: Die wichtigsten Punkte, die für Projektportfoliomanagement im IT-Umfeld sprechen, sind:

• Prioritäten: Sie stellen sicher, dass Sie primär an den richtigen und wichtigen Projekten arbeiten.
• Vollständige Übersicht: Sie sind immer über alle geplanten und laufenden Projekte im Portfolio informiert.
• Freie Kapazitäten: Sie erkennen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann.
• Strategische Voraussicht: Sie erkennen frühzeitig, welche nötigen Fähigkeiten / Skills im Unternehmen noch nicht oder nicht ausreichend zur Verfügung stehen und daher aufgebaut werden müssen.
• Frühwarnsystem: Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren.

Ziel: Stellen Sie als Ergebnis sicher, dass Sie eine priorisierte Projektliste erhalten und dass die meisten Ressourcen an den wichtigsten Projekten arbeiten. Hierfür gibt es verschiedene Ansätze und Werkzeuge. Lesen Sie dazu auch „7 Schritte zum optimalen Projektportfoliomanagement“.

Ein Lösungsansatz: Eine Lösung für das Eintakten neuer Projekte in ein Portfolio aus Ressourcensicht ist in der folgenden Grafik dargestellt. Mit dieser Lösung auf Basis von Microsoft Technologie lässt sich jedes Projekt als ein Balken auf der Zeitachse verschieben.

Die Ressourcenhistogramme je Abteilung zeigen dann die Auslastung und ob das Projekt zu dieser Zeit aus Ressourcensicht durchführbar ist, ob es verschoben werden sollte oder ob Kapazitäten anzupassen sind. Auch Szenarien lassen sich hiermit bestens planen und vergleichen.

Tipp 2: Integrierte Kostenverrechnung

Die tatsächlichen Kosten für IT-Dienstleistungen sollten Sie genau erfassen und weitestgehend auf die Kostenstellen der nutznießenden Abteilungen verrechnen. Viele kleinere Unternehmen wissen oft nicht genau, was interne IT-Dienstleistungen wirklich kosten. Bei größeren Firmen ist das meist anders.

Nutzen: Die Integration von Projektmanagement- und ERP-System kann hier gute Arbeit leisten. Sie hat folgenden Nutzen:

• Strukturabgleich zwischen PM-System und ERP-System
• Unterstützung der Planung und Überwachung des IT-Budgets
• Verrechnung von Leistungen zwischen den Kostenstellen
• Keine doppelten Dateneingaben
• Zeitgerechte Bereitstellung der Daten und damit bessere Steuerungsfähigkeit der IT-Projekt
• Hohe Datenqualität

Ziel: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre wichtigsten Systeme integrieren und damit Prozesse so weit wie möglich automatisieren.

Lösungsansatz: Wichtige Anwendungsfälle einer Integration von PPM- mit ERP- und weiteren Systemen im IT-Umfeld könnten sein:

• Anlegen ausgewählter Projekte im ERP-System (z.B. SAP), z.B. aus einer SharePoint-Liste, und die daraus resultierende Erzeugung einer Projektstruktur im PPM-System (z.B. Microsoft Project) anhand einer dem Projekttyp entsprechenden Vorlage
• Übertragen der Projektstruktur aus dem PPM- in das ERP-System
• Übertragen der Planung von Arbeit und Kosten aus dem PPM- in das ERP-System
• Übertragen von Ist-Arbeit nach Kostenstellen und Leistungsarten aus dem PPM- in das ERP-System für interne Weiterverrechnung
• Übertragen der Ist-Kosten aus dem ERP- in das PPM-System für die Rückmeldung an die Projektleitung

Unser Tipp: Nutzen Sie kurz getaktete Prozesse zum Erfassen des Aufwands für die IT-Dienstleistungen. Stellen Sie sicher, dass dieser Aufwand auf die richtigen Kostenstellen verrechnet wird. Die Anzahl der Projekte beeinflusst die Datenqualität sehr. Daher ist ab einer gewissen Größe zum Beherrschen der Menge die Koordinationsfunktion eines PMO wichtig für den Projekterfolg.

Tipp 3: Vollständige Teamplanung

Gerade in der IT ist es eine große Herausforderung, die vielen Linientätigkeiten für den Betrieb und die zusätzlichen Projekte mit derselben Mannschaft zu bewältigen. Das geht nur mit Hilfe einer vollständigen Gesamtauslastung des Teams. PPM-Tools sind für die Planung des Betriebs nicht geeignet und mit Excel ist das nur sehr begrenzt möglich.

Nutzen: Die Vorteile vollständiger Teamplanung sind:

• Klare Übersicht der Ressourcenauslastung in den Teams
• Projekt- und Teamleitende haben eine Grundlage zur Koordination
• Teamleitende können Vorgesetzten die Auslastung des Teams erklären, wie etwa den Status für jedes Teammitglied: Wer arbeitet wann, woran und wieviel, wer kann noch Aufgaben übernehmen und wer muss Aufgaben abgeben?

Ziel: Stellen Sie Ihren Teamleitenden ein passendes Werkzeug zur Verfügung, das ihnen durch vollständige Planung die nötige Sicherheit in der Entscheidung gibt, wenn Sie Projektleitenden Ressourcen aus ihrem Team zusichern. Das folgend zum Download angebotene Dokument bietet genauere Informationen zum Thema.

Lösungsansatz: Damit Sie in der Matrix-Organisation eine vollständige Planung erreichen, sollten Sie diese Punkte beachten:

• Vollständig ist die Planung nur dann, wenn Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projekteinsätze für jedes Teammitglied erfasst werden.
• Nur Teamleitende sind in der Lage, eine vollständige Planung ihrer Teammitglieder zu erstellen. Projektleitende haben diesen Einblick nicht.
• Die Projektverfügbarkeit ergibt sich ausgehend von der Kapazität, verringert um die Abwesenheiten und Linientätigkeiten.
• Projektleitende und Teamleitende brauchen jeweils ihren eigenen Planungsstand. Dieser sollte sich vom Anderen je nach Berechtigung einsehen, aber nicht verändern lassen. So können beide Rollen technisch unabhängig voneinander arbeiten.
• Setzen Sie sich für ein zentrales, datenbankgestütztes Tool zur Ressourcenplanung ein. Damit können Projekt- wie auch Teamleitende sehr effizient arbeiten.

Tipp 4: Persönliche Aufgabenplanung

Haben Sie schon einmal überlegt, ob Sie nicht die Mitarbeitenden schon in der Planung eines IT-Projekts mit einbeziehen sollten? Schließlich sind sie es ja, die die Arbeitspakete umsetzen. Projektleitende sind oft nicht in der Lage, die Zeiten richtig zu schätzen, und kennen die Aufgaben der IT-Spezialisten nicht im Detail.

Nutzen: Die persönliche Aufgabenplanung durch die Mitarbeitenden hat folgenden Nutzen:

• Die Projektleitung plant die Projektstruktur mit Arbeitspakten, das ausführende Team plant die Aufgaben in den Arbeitspaketen in einem für sie geeigneten Tool.
• Daraus ergibt sich keine grobe Schätzung, sondern eine realistische Planung für das Projekt.
• Die Projektleitung hat schließlich weniger Zeilen im Terminplan, die Details stehen in den Aufgabenlisten der Arbeitspakete.

Ziel: Die Mitarbeitenden arbeiten im Rahmen der IT-Projekte mit verschiedenen Tools. Ziel für die persönliche Aufgabenplanung muss es nun sein, diese Systeme zusammenzufassen. Jeder sollte möglichst nur mit EINEM Tool arbeiten. Dies lässt sich durch die Integration des Workmanagement-Tools der Mitarbeitenden (z.B. Jira) mit dem PPM-Tool der Projektleitung (z.B. Microsoft Project und SharePoint) erreichen. Lesen Sie dazu auch diesen Artikel über die Integration PPM mit Jira.

Lösungsansatz: Mögliche Anwendungsfälle für die Integration von Microsoft Project und Jira im Rahmen der Aufgabenplanung sind:

• Synchronisation von Strukturen aus Microsoft Project zu Jira
• Eingeben von Issues und deren Schätzungen in Jira
• Import von Standard-Issues aus SharePoint in Jira
• Synchronisation des Fortschritts aus Jira in Microsoft Project

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Zusammenfassung und Empfehlung für IT-Projektmanagement

IT-Projekte unterscheiden sich von Projekten in anderen Unternehmensbereichen durch diverse Besonderheiten. Einige haben Sie in diesem Artikel kennengelernt.

Zudem kennen Sie jetzt Lösungsansätze, mit denen Sie die Bereiche des Projektportfoliomanagements im internen IT-Umfeld, der internen Kostenverrechnung, der vollständigen Teamplanung und der persönlichen Aufgabenplanung meistern können. Wenn Sie mehr zu den Lösungsansätzen lesen und sehen möchten, dann besuchen Sie unser Download-Center zu „The PPM Paradise“. Und laden Sie sich auf jeden Fall das folgend verlinkte eBook zu „The PPM Paradise“ herunter.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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