Phase 1: Workshop

Phase 2: Implementierung

Phase 3: Pilot

Phase 4: Rollout

Phase 5: Betrieb

Phase 1: Workshop – die klare Feststellung des Bedarf

Wichtig sind die richtigen Teilnehmer

Als Teilnehmer einzuladen sind die Vertreter aller beteiligten Rollen der Projektmanagementlösung. Dazu gehören z.B. PMO-Leiter, Projektleiter, IT-Leiter, Projektmitarbeiter, Administratoren.

Gemeinsames Erfassen des Bedarfs

Für den Workshop bereitet TPG einen EPM Prototyp vor. Dazu werden vorab Informationen über Ihr Unternehmen sowie einige Stammdaten benötigt (z.B. Organisationsstruktur und Ressourcen). Ebenso brauchen wir Angaben über Zugriffsrechte auf Projekte und Ressourcen, Attribute des Projektportfolios und gewünschte Auswertungen.

Während des Workshops erfassen wir alle Anforderungen detailliert und bringen die Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand.

Machbarkeit sofort nachweisbar

Ihre Wünsche und Prozesse werden in dem vorbereiteten EPM Prototyp umgesetzt. Dies erfolgt soweit wie möglich mit Fallbeispielen. Gemeinsam wird der Lebenszyklus eines Projekts unter dem Aspekt aller beteiligten Gruppen durchlaufen. Die Übernahme bestehender Daten in das System wird definiert. So erkennen Sie die Machbarkeit Ihrer Anforderungen.

Als Grundlagen für die Pilotphase klären wir gemeinsam Fragen zu Projekt- und Ressourcenstrukturen, zu technischen Systemvoraussetzungen, Zuständigkeiten und Schulungen sowie den Zeitplan für das weitere Vorgehen.

Das Pilotteam wird bestimmt. Dessen Größe hängt von der Komplexität des Projektes ab, sollte aber überschaubar sein. Wir empfehlen ca. 5 bis 8 Personen.

Ergebnis - vollständige Klarheit

Sie sind über den notwendigen Umfang Ihrer Projektmanagementlösung informiert. Ein EPM Prototyp liegt vor, gefüllt mit Ihren Daten und angepasst an Ihre Prozesse. Die Roadmap ist abgesteckt. Die Basis für ein maßgeschneidertes Angebot zur Implementierung liegt vor.

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Phase 2: Implementierung – Der Aufbau Ihrer PM-Lösung

Ausgangssituation:
Als Ergebnis des Workshops liegen die Anforderungen unterschiedlicher Nutzergruppen vor. Schnittstellen von und zu externen Systemen sind definiert, die Systemvoraussetzungen dokumentiert und erfüllt.

Vorgehen:
Gemeinsam mit Ihren technischen Spezialisten installieren wir die EPM Lösung und integrieren diese in Ihre IT Umgebung. Der Datenbestand aus dem Workshop wird in das Pilotsystem übertragen. Wir programmieren evtl. notwendige Erweiterungen für die Gesamtlösung und binden diese schrittweise ein. Am Schluss steht die Schulung des Pilotteams.

Ergebnis:
Die technische Implementierung der Lösung ist erfolgt. Das System hat den erforderlichen Funktionsumfang für den Übergang in den Pilotbetrieb.

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Phase 3: Pilotbetrieb – der Test auf Herz und Nieren

Ausgangssituation:
Die Pilotanwender verfügen über die angepasste Lösung in der eigenen Umgebung, erweitert um spezielle Funktionen und Schnittstellen.

Vorgehen:
Das Projektteam besteht aus Ihrem Projektleiter sowie den Experten von The Project Group. Es steuert das Pilotteam und kontrolliert den Fortschritt. Die Mitglieder des Pilotteams testen die Lösung unter realen Bedingungen im Rahmen klar definierter Szenarien und Testabläufe. Sie dokumentieren die Ergebnisse, die bei Bedarf zu Veränderungen des Pilotsystems führen. Ein gemeinsamer Jourfixe beider Teams ist entscheidend für den Erfolg dieser Phase. Wir empfehlen diesen im Abstand von 1 bis 2 Wochen.

Ergebnis:
Die vollständig konfigurierte Lösung für den Produktiveinsatz steht zur Verfügung. Pilot- und Projektteam können die inhaltliche und technische Freigabe erteilen.

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Phase 4: Rollout – die optimale Lösung im Produktivbetrieb
 

Ausgangssituation:
Die EPM Lösung ist für den Rollout freigegeben.

Vorgehen:
Alle bisher genutzten Tools werden durch die neue, unternehmensweite Lösung ersetzt. Unsere Experten überführen Ihre bestehenden Projekte und Dokumente in die Produktivumgebung. Begleitend sorgt Ihre IT für die Bereitstellung der Lösung an allen Arbeitsplätzen.

Parallel zum Rollout führen wir rollenbezogene Trainings der Nutzer mit aktuellen, firmenspezifischen Daten und Strukturen durch, die sich am jeweiligen Arbeitsprozess orientieren. Die Anwender erfahren dabei, wie die Lösung ihre spezifischen Aufgaben erleichtert. Je nach Umfang Ihrer EPM Lösung ist es hilfreich bzw. erforderlich, die Trainingsunterlagen vorher firmenspezifisch anzupassen.

Ergebnis:
Das Ziel ist erreicht! Ihre professionelle Projektmanagementlösung steht nun im Unternehmen zur Verfügung. Sie wird durch individuell geschulte Mitarbeiter in allen Bereichen eingesetzt.

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Phase 5: Betrieb – sicherer Einsatz, kompetente Begleitung

Ausgangssituation:
Die EPM Lösung ist vollständig integriert und verbreitet.

Vorgehen:
Ihre individuelle Projektmanagementlösung ist eine Investition in Personen, Produkte und Prozesse. Sie wird über viele Jahre genutzt und ist Teil des täglichen Arbeitsablaufs. The Project Group unterstützt Sie durch regelmäßige Pflege, Coaching der Mitarbeiter sowie schnellen Support.

Bei Bedarf sind Anpassungen an neue Systemumgebungen und Anforderungen möglich. Die gewonnenen Daten und Erkenntnisse ermöglichen die fortlaufende Verbesserung Ihrer Produktivität.

Ergebnis:
Sie genießen die aktive Begleitung über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Lösung.

Sicherheit und Zuverlässigkeit für die Zukunft

Die innovative Produktpalette an Add-Ins zu Microsoft Project und unser international anerkanntes Know-how auf höchstem Niveau sichern Ihnen als Kunde alle unsere Leistungen langfristig. Sie haben immer einen kompetenten Ansprechpartner. Für Sie bedeutet das noch mehr Zuverlässigkeit, auch in Zukunft.

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Hier finden Sie Downloads zu Microsoft Project EPM und die TPG 5-Phasen Methode als PDF